Hvordan man katalogiserer eksisterende udtrækfiler - dummier

Når du begynder at overveje, hvad du skal gøre om uddragsfiler og andre typer af slags datalagringsmiljøer, der findes i din organisation, skal du finde dem - som du måske har svært ved at overveje disse miljøers hjemmelavede natur.

Her er et tip: Følg rapporterne. Gennem gruppearbejdssessioner og individuelle møder bestemmer og katalogiserer de rapporter, som medarbejdere bruger i hele organisationen, at du arbejder med at opbygge et datalager. Nogle af disse rapporter kommer sandsynligvis direkte fra produktionsapplikationerne og deres respektive databaser og filer.

For øjeblikket er du ikke bekymret for disse produktionsapplikationsrapporter. (Hold styr på dem, fordi du kan bruge dem som et glimrende udgangspunkt for "hvilke data har vi brug for?" Analyse, som bestemmer, hvad du vil lægge i datalageret.) Andre rapporter stammer fra data udtaget fra en eller flere applikationer og gemt et sted. Disse rapporter er dem, der skal koncentrere sig om nu.

Brug det sæt af rapporter som dit udgangspunkt, ved først at bestemme, hvem der bruger dem, og hvem der er ansvarlig for at generere dem. Du skal vide, hvem der bruger de genererede rapporter, fordi du måske finder ud af, at ingen bruger dem mere. Bare ved at vurdere oversigten over rapporter og deres nuværende udnyttelse er du halvvejs færdig med at eliminere denne ikke-virkelig-brug-det-funktionalitet fra dit datalagringsmiljø (og håndtere dets kompleksitet).

Når du har forstået rapportbrugsmønstrene, skal du lære de personer, der er ansvarlige for at generere rapporterne, at kende. De er dem der sandsynligvis kan fortælle dig, hvor de får dataene, hvilke processer de bruger til at forberede og indlæse disse data, før de kører rapporterne, og hvilke problemer og problemer de har med data tilgængelighed og integritet.

Nogle gange kender ingen enkeltpersoner hele ende-til-ende-sekvensen af ​​trin, der bruges til at udtrække data, forberede og organisere disse data og køre rapporterne - især når disse processer krydser organisationsgrænser. (IT-organisationen håndterer f.eks. Den oprindelige udtrækning af data og en del rudimentær kvalitetssikring, og forretningsorganisationen håndterer fusionsprocesserne og kører rapporterne.)

I disse situationer får alle disse mennesker i samme rum for at diskutere og blive enige om, hvordan tingene fungerer. Du kan undgå at bruge en masse tid på at spille "sagde han, sagde hun" med folk, der ærligt nok forværrer du sandsynligvis med dine konstante spørgsmål og anmodninger om møder.

Til sidst får du et komplet billede af, hvem der bruger hvilke data, hvem der er ansvarlig for at stille disse data til rådighed, og hvad der foregår bag kulisserne for at få det til at ske.

Glem ikke, hvorfor en del af billedet - for hvilke forretningsformål uddrages filer. Du skal alligevel finde ud af disse oplysninger som led i din kravanalyse. Mens du tjekker, hvad der sker i dag, stiller du spørgsmål, mens du har brugernes opmærksomhed, f.eks.:

• Hvorfor har du brug for oplysningerne i rapporten?

• Hvilke beslutninger hjælper denne rapport med at gøre?

• Når du analyserer dataene på rapporten, hvem kommunikerer du dine resultater til?

Din spørgeskema skal følge en traditionel forståelse af, hvad rapportens krav er. At få en fast forståelse af disse spørgsmål på dette analysepunkt vil spare tid på lang sigt.