Sådan rydder du op til firmafiler i QuickBooks 2011 - dummies

Når du rydder op til QuickBooks-firmafilen, gemmer QuickBooks en arkivkopi af filen. Processen gør også datafilen mindre ved at fjerne og opsummere mange gamle detaljerede transaktioner ved hjælp af store monsterjournaler.

Følg disse trin for at arkivere QuickBooks-firmaets fil:

1Vælg fil → Hjælpeprogrammer → Opret firmaoplysninger.

Dialogboksen Clean Up Company Data vises.

2Vælg fjerntransaktionerne fra en bestemt dato-knap.

Denne indstilling fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: Opret en arkivkopi af QuickBooks datafil og skinnede ned på størrelsen af ​​arbejdsfilen, så den ikke er så stor.

3 Angiv Fjern afslutte transaktioner på eller før dato og klik på Næste.

For at angive den dato, inden for hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i den angivne datakasse. Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks firmafil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks firmafil, der er 25, 50 eller endda 100 MB. (Hvis du er interesseret, tryk Ctrl + 1 for at vise et vindue, der viser, hvor stor din QuickBooks-datafil er.)

4Vælg eventuelle yderligere kriterier, som du vil have QuickBooks til at søge om at fjerne transaktioner, og klik på Næste.

Du kan have transaktioner, der aldrig vil blive ryddet eller aldrig blive udskrevet eller sendt, for eksempel. For at angive, at nogle af disse gamle transaktioner også skal fjernes, skal du markere afkrydsningsfeltet, der svarer til fjernelseskriteriet. Hvis du vil fjerne gamle fakturaer og skøn, der stadig er markeret som sendt, skal du markere afkrydsningsfeltet Fjern fakturaer og estimater markeret 'For at blive sendt'.

5Vælg en anden listeoprydning, der skal forekomme, og klik på Næste.

Dette er din mulighed for at slippe af med oplysninger, som du ikke bruger længere, eller at du er sikker på, at du ikke behøver igen.

6Kontrollér din oprydning og arkivering.

Hvis du har lavet en fejl, skal du klikke på knappen Tilbage for at ændre dine tidligere valg.

7Klik på Start oprydning.

I starten af ​​oprydningsprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks firmafilen.

8Bag opdatafilen, når du bliver bedt om det.

Sikkerhedskopiering af QuickBooks-firmaets fil som en del af en oprydning fungerer på samme måde som sikkerhedskopiering af QuickBooks-firmaets fil på et hvilket som helst tidspunkt.