Hvordan man oprykker og kondenser QuickBooks-filer - dummies

Arkiveringsprocessen i QuickBooks 2015 er ret ligetil. Når du renser op og arkiverer dit system, skal du kondensere filer. For at kondensere QuickBooks firmafilen skal du følge disse trin:

1Vælg filen File → Utilities → Condense Data-kommandoen.

QuickBooks viser den første Condense Data dialogboks.

2Vælg funktionen Transaktioner inden en bestemt dato-knap.

Denne valgmulighed fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: Opret en arkivkopi af QuickBooks-datafilen og skinnede ned i arbejdsfilen, så den ikke er så stor. QuickBooks reducerer størrelsen af ​​arbejdsversionen af ​​virksomhedens datafil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, hvis du vælger i trin 3 for at fjerne transaktioner.

3Visificer fjerntransaktionerne før dato.

For at angive den dato, inden hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i datafeltet. Hvis du vil kondensere filen ved at fjerne transaktioner den 31. december 2012, skal du f.eks. Indtaste 1/1/2013 i datafeltet. Bemærk dog, at du ikke behøver at føle dig tvungen til at fjerne en masse lukkede transaktioner.

Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks firmafil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks firmafil, der er 25 MB, 50 MB eller endda 100 MB (megabyte).

Selv om du typisk kondenserer en QuickBooks-fil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, opretter Condense-kommandoen også filer uden transaktioner og filer med kun et bestemt dataområde af transaktioner. For at oprette en fil, der indeholder lister og præferencer, men ingen transaktioner, skal du klikke på knappen Alle transaktioner. Af den måde kan du bruge indstillingen Alle transaktioner til at opbygge en næsten tom fil, du kan genbruge (f.eks. Til træning).

For at oprette en QuickBooks-fil, der indeholder et bestemt antal transaktioner, skal du klikke på knappen Transaktioner uden for rækkevidde og derefter indtaste de datoer, der booker området ved hjælp af boksen Før og Efter.

4 Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvilke transaktioner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser den anden Condense Data dialogboks.

5Vælg, hvordan transaktioner skal opsummeres.

Hvis du vil opsummere historiske transaktioner, bruger QuickBooks en anden Condense Data dialogboks for at spørge, hvordan den ville opsummere historiske data: med en enkelt oversigt over journalposter, med månedlige summariske journalposter eller slet ingen oversigt.

Vælg den radioknap, der svarer til den ønskede opsummeringsmetode. (Normalt vil du sandsynligvis bruge den anden mulighed, der er angivet - at have QuickBooks oprette månedlige summariske journalposter - så du stadig kan generere meningsfulde månedlige rapporter.

6Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvordan QuickBooks skal opsummere transaktioner.

QuickBooks viser den tredje kondensdata-dialogboks.

7Vælg, hvordan lagertransaktioner skal kondenseres, og klik på Næste.

Hvis din QuickBooks-fil indeholder lagertransaktioner, anbefaler QuickBooks, at du fjerner gamle lagertransaktioner. Når QuickBooks viser den tredje kondensdata-dialogboks, kan du fortælle QuickBooks at gøre netop dette ved at vælge opsætningsknappen Summarize Inventory Transactions. (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaktioner, skal du vælge knappen Hold opbevaringstransaktioner detaljer.)

Når du klikker på Næste, fortsætter du til den fjerde kondensdata-dialogboks (ikke vist), som spørger, hvilke transaktioner der skal betragtes som lukket.

8Vælg hvilke transaktioner der skal fjernes, og klik på Næste.

QuickBooks beder om lidt mere information om præcis hvad der udgør en lukket eller gammel transaktion, der skal fjernes. Du markerer afkrydsningsfelter for at angive, om transaktioner før fjerningsdatoen skal fjernes, selvom de ikke er fjernet, markeret for at være trykt, markeret som at blive sendt, og så videre.

Når du klikker på Næste, går du videre til den femte kondensdata-dialogboks.

9Vælg en listeoprydning, der skal forekomme, og klik på Næste.

Brug den femte kondensdatadialogboks til at fortælle QuickBooks, at det udover at fjerne gamle lukkede transaktioner skal rydde op på nogle af listerne. Du kan markere afkrydsningsfelter i dialogboksen Kondensdata, der fortæller QuickBooks at fjerne ubrugte konti, ubrugte kunder, ubrugte leverandører og så videre.

Ved at rydde op i din liste gennem fjernelse af ubrugte listeposter, reducerer du ikke kun firmafilens størrelse, men gør det også lettere for folk at arbejde med listen.

Når du klikker på Næste, viser QuickBooks den sjette side i dialogboksen Condense Data.

10Kontrollér din kondensering og arkivering.

Når du beskriver, hvordan du vil have QuickBooks til at arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den sjette Condense Data dialogboks. Dialogboksen fortæller dig, at arkivprocessen begynder med QuickBooks at lave en kopi af datafilen, og at kondensoperationen kan tage flere minutter eller endog flere timer at fuldføre.

11Klik på Start kondens.

QuickBooks starter processen med at kondensere datafilen.

12Bag opdatafilen, når du bliver bedt om det.

I starten af ​​kondensprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks firmafilen. Sikkerhedskopiering af QuickBooks-firmafilen som en del af en kondensoperation fungerer på samme måde som sikkerhedskopiering af QuickBooks-selskabsfilen til enhver tid.

Når du har sikkerhedskopieret QuickBooks-firmafilen, gemmer QuickBooks en arkivkopi af firmafilen og renser derefter arbejdsversionen af ​​firmafilen ved hjælp af dine instruktioner. Oprydningsprocessen kan kun tage et par minutter, eller det kan tage flere timer, hvis din fil er meget stor.