Sådan kondenserer du QuickBooks 2012 Data File - dummies

kommandoen QuickBooks 2012 Condense opretter en permanent kopi, kaldet en arkivkopi, i QuickBooks datafilen. En arkivkopi af virksomhedsfilen udgør et øjebliksbillede af virksomhedsfilen, som det eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruge arkivkopien af ​​datafilen til at vise, hvad firmafilen lignede på et bestemt tidspunkt

Når du har forstået, hvad arkivering handler om, er det ret ligetil. For at kondensere QuickBooks firmafilen skal du følge disse trin:

1. Vælg kommandoen Filer → Hjælpeprogrammer → Kondensdata.

   QuickBooks viser den første kondensedata-dialogboks, som vist i illustrationen nedenfor.

   

2. Vælg transaktionerne inden en bestemt dato-knap.

   Denne mulighed fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: Opret en arkivkopi af QuickBooks-datafilen og skinnede ned på størrelsen af ​​arbejdsfilen, så den ikke er så stor. QuickBooks reducerer størrelsen af ​​arbejdsversionen af ​​virksomhedens datafil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, hvis du vælger i trin 3 for at fjerne transaktioner.

3. Angiv fjerntransaktionerne før dato.

   For at angive datoen for hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i den angivne datakasse. Hvis du vil kondensere filen ved at fjerne transaktioner den 31. december 2009, skal du f.eks. Indtaste 12/31/2009 i datafeltet.

   Bemærk dog, at du ikke behøver at føle dig tvungen til at fjerne en masse lukkede transaktioner. Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks firmafil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks firmafil, der er 25, 50 eller endda 100 MB (megabyte) i størrelse.

   Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvilke transaktioner QuickBooks skal fjerne. QuickBooks viser den anden Condense Data dialogboks, som vist i den følgende illustration.

   

4. Angiv, hvordan og hvis QuickBooks skal opsummere de transaktioner, den vil fjerne.

   Brug den anden Condense Data dialogboks til at angive, hvordan QuickBooks skal opsummere de transaktioner, den vil fjerne. Du kan have QuickBooks opsummeret transaktioner med en enkelt journalindgang eller en månedlig journalpost - et valg du laver ved at lave den relevante valgknapp.

   Eller du kan vælge knappen Ikke lav en opsummering for at angive, at du ikke vil have QuickBooks til at oprette en summarisk journalpost for at erstatte transaktioner, som den fjerner.Klik på Næste, når du er færdig. QuickBooks viser den tredje kondensdata-dialogboks (ikke vist), som spørger, hvordan lagertransaktioner skal kondenseres.

5. Angiv, hvordan lagertransaktioner skal være kondenseret.

   Hvis din QuickBooks-fil indeholder lagertransaktioner, anbefaler QuickBooks, at du fjerner gamle lagertransaktioner. Når QuickBooks viser den tredje kondensdata-dialogboks, kan du fortælle QuickBooks at gøre netop dette ved at vælge indstillingen Fjern lagerfortegnelser. Klik på Næste for at fortsætte til den fjerde kondensdata-dialogboks (ikke vist), som spørger, hvilke transaktioner der skal betragtes som lukkede.

6. Angiv hvilke transaktioner der skal betragtes som lukket.

   Når du klikker på Næste for at flytte forbi dialogboksen Condense Data, der spørger om lagertransaktioner, beder QuickBooks om lidt mere information om, hvad der præcist udgør en "lukket" eller "gammel" transaktion, der skal fjernes.

   Du markerer afkrydsningsfelter for at angive, om transaktioner inden udløbsdatoen skal fjernes, selvom de er fjernet, markeret for at være trykt, markeret som at blive sendt, og så videre. Og så klikker du på Næste for at gå videre til den femte kondensdata-dialogboks.

   

7. Angiv en listeoprydning, der skal forekomme.

   Brug den fjerde kondensdata-dialogboks til at fortælle QuickBooks, og det bør også rydde op på nogle af listerne. Du kan markere afkrydsningsfelter i dialogboksen Kondensdata, Ved at rydde op i din liste gennem fjernelse af ubrugte listeposter, reducerer du ikke kun firmafilens størrelse, det gør det også lettere for folk at arbejde med listen.

8. Klik på Næste.

   QuickBooks viser den femte side af dialogboksen Condense Data, som vist i den følgende illustration.

   

9. Bekræft din kondenserende og arkiveringsfunktion.

   Når du beskriver, hvordan du vil have QuickBooks til at arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den femte Condense Data dialogboks. Denne dialogboks beder dig om at bekræfte din beslutning om at arkivere og kondensere datafilen. Brug denne dialogboks til at bekræfte, at du vil arkivere og kondensere dataene.

10. Klik på Start kondens.

    QuickBooks starter processen med at kondensere datafilen.

11. Sikkerhedskopier datafilen, når du bliver bedt om det.

    I starten af ​​kondensprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks firmafilen. Sikkerhedskopiering af QuickBooks-firmafilen som en del af en kondensoperation fungerer på samme måde som sikkerhedskopiering af QuickBooks-selskabsfilen til enhver tid.

    Når du har sikkerhedskopieret QuickBooks-firmafilen, gemmer QuickBooks en arkivkopi af firmafilen og renser derefter arbejdsversionen af ​​firmafilen ved hjælp af dine instruktioner. Igen, som nævnt i de tidligere trin, kan oprydningsprocessen kun tage et par minutter, eller det kan tage flere timer, hvis din fil er meget stor.