Hvordan du kondenserer din QuickBooks 2014 Data File - dummies

Kommandoen QuickBooks Condense opretter en permanent kopi af QuickBooks datafil. (Denne kopi hedder en arkivkopi af filen.) En arkivkopi af firmafilen udgør et øjebliksbillede af virksomhedsfilen, som det eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruge arkivkopien af ​​datafilen til at vise, hvad firmafilen lignede på et bestemt tidspunkt.

Når du har forstået, hvad arkivering handler om, er processen ret ligetil. For at kondensere QuickBooks firmafilen skal du følge disse trin:

1Vælg filen File → Utilities → Condense Data-kommandoen.

QuickBooks viser den første Condense Data dialogboks.

2Vælg knappen Transaktioner inden en bestemt dato-knap.

Denne indstilling fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: Opret en arkivkopi af QuickBooks-datafilen og skinnede ned i arbejdsfilen, så den ikke er så stor. QuickBooks reducerer størrelsen af ​​arbejdsversionen af ​​virksomhedens datafil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, hvis du vælger i trin 3 for at fjerne transaktioner.

3 Angiv Fjerntransaktionerne før dato.

For at angive den dato, inden for hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i datafeltet. Hvis du vil kondensere filen ved at fjerne transaktioner den 31. december 2010, skal du f.eks. Indtaste 1/1/2011 i datafeltet.

Bemærk dog, at du ikke behøver at føle dig tvungen til at fjerne en masse lukkede transaktioner. Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks firmafil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks firmafil, der er 25 MB, 50 MB eller endda 100 MB (megabyte).

Selv om du typisk kondenserer en QuickBooks-fil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, opretter kommandoen Condense også filer uden transaktioner. For at oprette en fil, der indeholder lister og præferencer, men ingen transaktioner, skal du klikke på knappen Alle transaktioner. Af den måde kan du bruge indstillingen Alle transaktioner til at opbygge en næsten tom fil, du kan genbruge (f.eks. Til træning).

4 Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvilke transaktioner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser den anden Condense Data dialogboks.

5Vælg, hvordan lagertransaktioner skal kondenseres, og klik på Næste.

Hvis din QuickBooks-fil indeholder lagertransaktioner, anbefaler QuickBooks, at du fjerner gamle lagertransaktioner.Når QuickBooks viser den anden kondensdata-dialogboks, kan du fortælle QuickBooks at gøre netop dette ved at vælge opsætningsknappen Summarize Inventory Transactions. (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaktioner, skal du vælge knappen Hold lagerregnskabstransaktioner.)

Når du klikker på Næste, fortsætter du til den tredje kondensdata-dialogboks (ikke vist), som spørger, hvilke transaktioner der bør overvejes lukket.

6Vælg hvilke transaktioner der skal fjernes, og klik på Næste.

QuickBooks beder om lidt mere information om præcis hvad der udgør en lukket eller gammel transaktion, der skal fjernes. Du markerer afkrydsningsfelter for at angive, om transaktioner før fjerningsdatoen skal fjernes, selvom de ikke er fjernet, markeret for at være trykt, markeret som at blive sendt, og så videre.

Når du klikker på Næste, går du videre til den fjerde kondensdata-dialogboks.

7Vælg en listeoprydning, der skal forekomme, og klik på Næste.

Brug den fjerde kondensdata-dialogboks til at fortælle QuickBooks, at det udover at fjerne gamle lukkede transaktioner skal rydde op nogle af listerne. Du kan markere afkrydsningsfelter i dialogboksen Kondensdata, der fortæller QuickBooks at fjerne ubrugte konti, ubrugte kunder, ubrugte leverandører og så videre.

Ved at rydde op i din liste gennem fjernelse af ubrugte listeposter, reducerer du ikke kun firmafilens størrelse, men gør det også lettere for folk at arbejde med listen.

Når du klikker på Næste, viser QuickBooks den femte side af dialogboksen Condense Data.

8Kontrollér din kondenserende og arkiveringsoperation.

Når du beskriver, hvordan du vil have QuickBooks til at arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den femte Condense Data dialogboks. Dialogboksen fortæller dig, at arkivprocessen begynder med QuickBooks at lave en kopi af datafilen, og at kondensoperationen kan tage flere minutter eller endog flere timer at fuldføre.

9Klik på Start kondens.

QuickBooks starter processen med at kondensere datafilen.

10Bag opdatafilen, når du bliver bedt om det.

I starten af ​​kondensprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks firmafilen. Sikkerhedskopiering af QuickBooks-firmafilen som en del af en kondensoperation fungerer på samme måde som sikkerhedskopiering af QuickBooks-selskabsfilen til enhver tid.

Når du har sikkerhedskopieret QuickBooks-firmafilen, gemmer QuickBooks en arkivkopi af firmafilen og renser derefter arbejdsversionen af ​​firmafilen ved hjælp af dine instruktioner. Igen, som nævnt i de tidligere trin, kan oprydningsprocessen kun tage et par minutter, eller det kan tage flere timer, hvis din fil er meget stor.