Sådan oprettes en revisors kopi af datafiler i QuickBooks 2011 - dummies

QuickBooks gør det lettere for revisorer at arbejde med klientdatafiler. Du kan få klienten til at bruge Accountant's Copy-funktionen i QuickBooks og blot e-mail eller snegle-maile dig en kopi af QuickBooks-datafilen. Du kan derefter gennemgå denne revisors kopi af datafilen, gøre hvad som helst rettelser eller ændringer er passende, og send derefter de ændringer, der skal returneres til klienten. Klienten kan så nemt importere disse ændringer i sin eksisterende QuickBooks-fil og gå ud på sin glædelige måde. Temmelig pænt, ikke?

Din klient opretter revisorens kopi af QuickBooks-datafilen ved at bruge sin version af QuickBooks og den rigtige datafil. Heldigvis er processen meget ligetil. Her er hvad din klient skal gøre:

1. Vælg fil → Revisor Kopier → Klientaktiviteter → Gem fil.

   QuickBooks viser først en meddelelse, der spørger klienten, om han vil have enten

   • En revisor ' s kopi af filen.

   • A bærbar eller backup kopi af filen.

   Du kan også oprette en revisors kopi ved at vælge Filer → Opret kopi og derefter vælge knappen Bogføring af revisor.

   En bærbar -fil er en rigtig, levende kopi af QuickBooks-datafilen, der er blevet lidt skruet i størrelse, så det er lettere at flytte rundt (f.eks. Ved at sende filen som en vedhæftet fil). En backup -fil er en sikkerhedskopi, anden kopi af den QuickBooks-fil, du opretter (normalt), så du har en kopi af QuickBooks-datafilen, hvis der sker noget dårligt med den originale QuickBooks-datafil.

2. Vælg Revisor Kopier, og klik derefter på Næste for at fortsætte.

   

3. Angiv en opdelingsdato.

   Transaktioner, der falder inden denne dato, kan redigeres kun inde i revisorens kopi. Transaktioner, der falder efter disse data, kan redigeres inde i både revisorens kopi og klientens kopi.

4. Klik på Næste for at fortsætte.

   Der vises en anden besked, der fortæller klienten, at QuickBooks skal lukke alle vinduerne for at oprette en revisors kopi. QuickBooks kan også fortælle klienten at indsætte en disk.

5. Klik på OK, og indsæt disken (om nødvendigt).

   QuickBooks viser dialogboksen Gem bogholderens kopi.

   

6. Navngiv revisorens kopi og vælg hvor den skal gemmes.

   Klienten skal huske, hvor revisorens kopi af filen bliver gemt. Denne fil gives til revisor - via e-mail, snail-mail eller gemt på en disk - for at revisor skal kunne bruge det.

7. Klik på Gem.

   Klienten skal derefter få denne datafil til dig.

   Din e-mail-udbyder kan begrænse størrelsen af ​​vedhæftede filer (herunder QuickBooks-filer), som du kan sende eller modtage via e-mail. Hvis størrelsen afhjælper tingene, kan du uploade QuickBooks-filen til Intuit-webstedet ved at vælge Filer → Revisorens kopi → Klientaktiviteter → Send til Revisor. Intuit sender dig derefter en besked med et klikbart link, som du kan bruge til at gribe filen.

Det kan naturligvis ikke være din klient, der tager disse trin; du må muligvis gøre det beskidte arbejde. I begge tilfælde er det dog sådan, processen virker. Bemærk dog, at realtidsbesparelser for revisor og omkostningsbesparelser til klienten opstår, når du kan få klienten til at vælge kommandoen og arbejde med dialogboksen. Du kan derefter opkræve fakturabel tid for faktisk at arbejde med QuickBooks data i stedet for at fidle med filen.