Sådan oprettes et joboverslag i QuickBooks 2016 - dummies

I jobbet begynder jobkostning med et skøn. Et estimat er blot en liste over de anslåede omkostninger, du vil pådrage sig for noget arbejde, du vil udføre for en kunde. Hvis du antager, at du allerede har oprettet et job og fortalt QuickBooks, at du anvender estimater, er de trin, du følger for at oprette et estimat:

1. Vælg kunder → Opret overslag.

   QuickBooks åbner en Skabelon for formularer, som har en uhyggelig lighed med formularen Opret fakturaer, som du har set, hvis du har arbejdet med QuickBooks overhovedet.

   

   vinduet Opret overslag.

2. Begynd at udfylde emnerne.

   Vælg den relevante kunde: Job fra rullelisten øverst i formularen. QuickBooks udfylder automatisk så meget information som muligt - normalt i det mindste tekst / navn-feltet - på formularen. I eksemplet er jobbet "Unique Design for Grotto Shop", "Unique Design for Grotto Shop", som det fiktive job, din fiktive detailhandel havde aftalt at udføre.

   Hvis du har konfigureret QuickBooks til at spore klasser, vises den relevante rulleliste øverst i formularen. Gå videre og brug boksen, hvis det er relevant.

   Du er velkommen til at ændre standardindstillingerne - Dato og Estimate #, for eksempel.

3. Tilføj linjeposter - detaljer, detaljer, detaljer.

   Du udfylder detaljerne i et vindue Opret overslag på samme måde som du udfylder detaljerne i et vindue Opret fakturaer.

   Et felt, der er unikt for vinduet Create Estimates, er Markup. Markup-feltet, der vises i nogle versioner af vinduet Opret overslag, tilføjer en angivet procentdel af linjepris total. Se ovenstående billede, hvor markeringsprocenterne er angivet som 100%, så værdien Søjle-værdier bliver fordoblet i kolonnen Total eller øget med 100%.

   Hvis den angivne markering svarer til 100 (og ikke 100%), vil de værdier, der vises i kolonnen Total, alle være $ 100 større. Markup-feltet vises ikke på alle versioner af skønsmæssig skøn: kun skabeloner til brugerdefineret skøn og forslag.

   Hver linjepost, som du vil medtage på dit joboverslag, skal beskrives i artikellisten. Bemærk, at fordi du ofte sælger arbejde til kunder og kunder ved delvist at bruge et estimat, vil du typisk medtage komplette beskrivelser af varerne.

4. (Valgfrit) Tilføj eventuelle valgfrie oplysninger.

   Brug en af ​​de andre kasser, der er tilgængelige i vinduet Opret overslag, til at indsamle og gemme yderligere oplysninger.For eksempel kan du ligesom i vinduet Opret fakturaer klikke på rullemenuen Kundemeddelelse og vælge eller skrive en venlig besked.

   Du kan også bruge memo-feltet til at skrive en note til dig selv om jobbet. Eller måske tilføje nogle noter om det scenespil, du har tænkt på at pitche til studios. Uanset hvad du har lyst til.

Hvis du vil medtage andre elementer i vinduet Opret overslag, kan du tilpasse det pågældende vindue. Klik på fanen Formatering for at vise formateringsbåndet, og klik derefter på knappen Tilpas datalayout. QuickBooks viser en dialogboks, som du kan bruge til at styre, hvilke bits oplysninger der vises på estimatet.

Inden du udskriver dette skøn, skal du huske, at oplysningerne i vinduet Opret overslag ikke er de samme oplysninger, der vises på det skriftlige skøn. For at se, hvordan den udskrevne version ser ud, skal du klikke på pil ned under knappen Udskriv i vinduet Opret overslag og vælge Forhåndsvis fra rullemenuen. Resultatet er et billede på fuld side, skrumpet for at passe på skærmen.

Hvis du ikke har gemt dit skøn endnu, skal du gå videre og klikke enten på knappen Gem og Ny eller på Gem og Luk.

For at undersøge estimatet (eller en hvilken som helst skærmbilled QuickBooks-formular) nærmere, skal du enten klikke på Zoom in-knappen øverst på skærmen Print Preview eller flytte musemarkøren hen over billedet. Når markøren ligner et forstørrelsesglas med et plus (+) tegn på det, skal du klikke på venstre museknap. Fordi du kun kan se en del af forhåndsvisningen på denne måde, skal du bruge rullefelterne nederst og til højre for vinduerne til at flytte rundt til de forskellige områder.

Bemærk, at forstørrelsesglasset nu har et minus (-) tegn på det, og zoom in-knappen skifter til Zoom ud. Hvis du gennemfører mere end et estimat, kan du bruge knapperne Forrige side og Næste side på skærmbilledet Print Preview til at se andre estimater. Når du er færdig, klik på Luk knappen.

Når du kommer tilbage til vinduet Opret overslag, skal du klikke på knappen Udskriv; QuickBooks Pro viser dialogboksen Print One Estimate. Klik på Udskriv for at udskrive estimatet uden yderligere ado.

Hvis du ikke har brugt QuickBooks til at udskrive estimater før, kan du blive nødt til at konfigurere din printer til denne opgave først. For at gøre det skal du vælge Filer → Printeropsætning og derefter vælge Estimate fra Formularnavn-rullemenuen. Angiv de printerindstillinger, du vil have til udskrivningsoverslag. (Denne proces fungerer på samme måde som den til udskrivning af andre former, fx fakturaer.) Klik på OK, når du er færdig.

Dialogboksen Print One Estimate, som QuickBooks viser, når du har klikket på Udskriv i vinduet Opret overslag, fungerer også på samme måde som dialogboksen Print One Invoice gør.