Sådan oprettes en indkøbsordre i QuickBooks 2013 - dummies

En købsordre tjener et simpelt formål: Det fortæller nogle leverandører, at du vil købe noget element. Faktisk er en købsordre en købsaftale. For at bruge QuickBooks 2013 til at oprette indkøbsordrer, følg disse trin:

1. Fortæl QuickBooks, som du vil oprette en købsordre ved at vælge Leverandører → Opret indkøbsordrer.

   

   Hvis leverandørmenuen ikke leverer kommandoen Opret indkøbsordrer, ved QuickBooks ikke, at du vil oprette indkøbsordrer.

2. Brug rullemenuen Leverandørmenu til at identificere sælgeren, fra hvem du vil købe varen.

   Leverandørens rulleliste lister hver af sælgerne i din leverandørliste.

3. (Valgfrit) Klassificer købet ved hjælp af rullemenuen Klasse.

4. (Valgfrit) Giv et andet skib til adresse i rullelisten Skift til i øverste højre hjørne af indkøbsordren.

   Drop-down-listen viser til en liste over alle dine kunder, leverandører og medarbejdere. Du vælger Send til adresse ved at vælge et af disse andre navne. Når du har valgt en post fra listen Til skib til, fylder QuickBooks feltet Send til adresse med de relevante oplysninger.

   Fanen Oprettelse af indkøbsordrerens hoved-, formatering og rapport-faner indeholder nogle standard og velkendte knapper og bokse: Forrige, Næste, Udskriv, Find, Stave, Historie og Skabelon.

5. Bekræft købsdato.

   I første omgang sætter QuickBooks den aktuelle systemdato i feltet Date. Du skal dog bekræfte, at den dato, QuickBooks indtaster som købsdato, er korrekt. Dette er kontraktdatoen . Ofte fastsætter datoen kontraktmæssige vilkår - som det antal dage inden for hvilken varen skal afsendes.

6. Bekræft købsordrenummeret.

   Indkøbsordrenummeret eller P. O. nummer, identificerer indkøbsordret identisk. QuickBooks sekventielt tæller indkøbsordrer til dig og placerer det korrekte nummer i boksen P. O. Nr. Gættet at QuickBooks gør om det rigtige købsordrenummer er normalt korrekt. Hvis det ikke er korrekt, kan du indtaste et erstatningsnummer.

7. Bekræft sælgeren og send til oplysninger.

   Leverandørblokken og Ship to Block identificerer sælgeren fra hvem du køber varen og den adresse, som du vil have sælgeren til at sende forsendelsen til. Disse oplysninger skal være korrekte, hvis din leverandørliste er opdateret, og du har korrekt anvendt rullelisten Ship to, for at identificere en alternativ Ship To-adresse, hvis det er nødvendigt.

   Kontroller dog, at oplysningerne i disse to adresseblokke er korrekte. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, retter du det selvfølgelig. Du kan redigere adresseblokinformation ved at vælge de forkerte oplysninger og derefter genindtaste det, der skal vises.

8. Beskriv hvert element, du vil bestille.

   Du bruger kolonnerne i vinduet Opret indkøbsordrer til detaljeret at beskrive hvert element, som du vil bestille som en del af købet. Hver vare går på sin egen række. For at beskrive et emne, som du vil købe hos sælgeren, giver du følgende informationskilder:

   • Element: Punktkolonnen er hvor du optager det unikke varenummer for det emne, du vil købe. Husk at elementer skal indtastes eller beskrives i varelisten. Det vigtigste ved at vide om varelisten er, at alt, hvad du vil vise på fakturaen - eller for den sags skyld i en købsordre - skal beskrives i varefilen.

   • Beskrivelse: I beskrivelseskolonnen beskriver du det emne, du vælger. Du kan også redigere feltet Beskrivelse, så det giver mening for kunder eller leverandører.

   • Antal: Antal kolonner angiver den mængde af den ønskede vare. Du skal selvfølgelig indtaste det antal emner, du ønsker i dette felt.

   • Rate: Pris kolonnen angiver prisen pr. Enhed eller sats pr. Enhed for varen. Bemærk, at QuickBooks bruger forskellige etiketter til denne kolonne afhængigt af den type virksomhed, du har oprettet.

   • Kunde: Kunde-kolonnen identificerer den kunde for hvem varen bliver købt.

   • Beløb: Amount-kolonnen viser det samlede beløb, der bruges til varen. QuickBooks beregner beløbet for dig ved at gange mængden efter pris (eller pris). Du kan også redigere kolonnens størrelse. I dette tilfælde justerer QuickBooks hastigheden (eller prisen), så mængden af ​​timesats altid svarer til mængden.

   • Klasse: I kolonnen Klasse klassificerer du indkøbsordreelementer på vareniveauet snarere end på indkøbsordreniveau.

   Du indtaster en beskrivelse af hvert element, der skal inkluderes i indkøbsordren. Dette betyder for eksempel, at hvis du ønsker at bestille seks genstande fra en leverandør, skal din købsordre indeholde seks linjer med information.

9. Udskriv indkøbsordren.

   Formålet med at registrere en købsordre i QuickBooks er at oprette en formel registrering af et køb. Du ønsker næsten altid at overføre denne købsordre til sælgeren. Indkøbsordren fortæller sælgeren præcis, hvad du vil købe og den pris, du er villig til at betale. For at udskrive indkøbsordren, kan du klikke på knappen Udskriv.

   Du kan også udskrive indkøbsordrer senere i et parti, hvis du tjekker knappen Udskriv senere (tilgængelig på fanen Main), når du opretter indkøbsordrer, gemmer alle de indkøbsordrer, du vil oprette, og vælg derefter Fil-> Udskriv formularer → Indkøbsordre kommando.

10. Gem indkøbsordren.

    For at gemme din indkøbsordre, skal du enten klikke på Gem og Luk eller knappen Gem og Ny.Hvis du klikker på knappen Gem & Ny, gemmer QuickBooks den pågældende købsordre og viser en tom version af vinduet Opret indkøbsordrer, så du kan optage en anden købsordre.