Sådan oprettes en indkøbsordre i QuickBooks 2014 - dummies

En købsordre tjener et simpelt formål: Det fortæller en sælger, at du vil købe noget element. Faktisk er en købsordre en købsaftale. Følg disse trin for at bruge QuickBooks til at oprette indkøbsordrer:

1. Fortæl QuickBooks, som du vil oprette en købsordre ved at vælge Leverandører → Opret indkøbsordrer.

   QuickBooks viser det viste vindue.

   

   Hvis leverandørmenuen ikke leverer kommandoen Opret indkøbsordrer, ved QuickBooks ikke, at du vil oprette indkøbsordrer.

2. Brug rullelisten Leverandør til at identificere sælgeren, fra hvem du vil købe varen.

   Leverandørens rulleliste lister hver af sælgerne på din leverandørliste.

3. (Valgfrit) Klassificer købet ved hjælp af rullemenuen Klasse.

   Bemærk, at du ikke kan se en rullelisten Klasse, medmindre du har aktiveret klassesporing.

4. (Valgfrit) Vælg et andet skib til adresse fra rullelisten Skift til øverst til højre.

   Drop-down-listen viser til en liste over alle dine kunder, leverandører og medarbejdere. Du ændrer skibet til adressen ved at vælge et af disse andre navne. Når du har valgt en post fra listen Til skib til, fylder QuickBooks feltet Send til adresse med de relevante oplysninger.

   Fanebladene Main, Formatering og Reports (Create Purchase Orders) indeholder nogle standard, og jeg håber, velkendte knapper og bokse: Forrige, Næste, Ny og så videre.

5. Bekræft købsdato.

   I første omgang sætter QuickBooks den aktuelle systemdato i feltet Dato. Du skal dog bekræfte, at den dato, QuickBooks indtaster som købsdato, er korrekt. Dette er kontraktdatoen. Ofte fastsætter datoen kontraktmæssige vilkår, såsom antal dage inden for hvilken varen skal sendes.

6. Bekræft købsordrenummeret.

   Indkøbsordrenummeret eller P.O.-nummeret identificerer entydigt indkøbsordren. QuickBooks sekventielt tæller indkøbsordrer til dig og placerer det korrekte nummer i feltet P.O. No. Gættet at QuickBooks gør om det rigtige købsordrenummer er normalt korrekt. Hvis det ikke er korrekt, kan du indtaste et erstatningsnummer.

7. Bekræft sælgeren og send til oplysninger.

   Leverandørblokken og Ship to Block identificerer sælgeren fra hvem du køber varen og den adresse, som du vil have sælgeren til at sende forsendelsen til. Disse oplysninger skal være korrekte, hvis din leverandørliste er opdateret, og du har korrekt anvendt rullelisten Ship to, for at identificere en alternativ Ship To-adresse, hvis det er nødvendigt.

   Kontroller dog, at oplysningerne i disse to adresseblokke er korrekte. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, retter du det selvfølgelig. Du kan redigere adresseblokinformation ved at vælge de forkerte oplysninger og derefter skrive igen, hvad der skal vises.

8. Beskriv hvert element, du vil bestille.

   Du bruger kolonnerne i vinduet Opret indkøbsordrer til detaljeret at beskrive hvert element, som du vil bestille som en del af købet. Hver vare går i sin egen række. For at beskrive et emne, som du vil købe hos sælgeren, giver du følgende informationskilder:

   • Element: Punktkolonnen er hvor du optager det unikke varenummer for det emne, du vil købe. Husk at elementer skal indtastes eller beskrives i varelisten. Det vigtigste ved at vide om varelisten er, at alt, hvad du vil vise i fakturaen - eller for den sags skyld i en købsordre - skal beskrives i varefilen.

   • Beskrivelse: I beskrivelsessøjlen beskriver du det emne, du vælger. Du kan også redigere feltet Beskrivelse, så det giver mening for kunder eller leverandører.

   • Antal: Antal kolonner angiver den mængde af den ønskede vare. Du skal selvfølgelig indtaste det antal emner, du ønsker i dette felt.

   • Pris: Pris kolonnen angiver prisen pr. Enhed eller sats pr. Enhed for varen. Bemærk, at QuickBooks bruger forskellige etiketter til denne kolonne afhængigt af den type virksomhed, du har oprettet.

   • Kunde: Kunde-kolonnen identificerer den kunde, for hvem varen bliver købt.

   • Beløb: Amount-kolonnen viser det samlede beløb, der bruges til varen. QuickBooks beregner beløbet for dig ved at gange mængden efter pris (eller pris). Du kan redigere kolonnebeløbet. I dette tilfælde justerer QuickBooks hastigheden (eller prisen), så mængden af ​​timesats altid svarer til mængden.

   • Klasse: I kolonnen Klasse klassificerer du indkøbsordreelementer på vareniveauet snarere end på indkøbsordreniveau. Bemærk, at du ikke vil se denne kolonne, medmindre du har aktiveret klassesporing.

   Du indtaster en beskrivelse af hvert element, som skal medtages i indkøbsordren. Dette betyder for eksempel, at hvis du ønsker at bestille seks genstande fra en leverandør, skal din købsordre indeholde seks linjer med information.

9. Udskriv indkøbsordren.

   Formålet med at optage en købsordre i QuickBooks er at oprette en formel registrering af et køb. Du ønsker næsten altid at overføre denne købsordre til sælgeren. Indkøbsordren fortæller sælgeren præcis, hvad du vil købe og den pris, du er villig til at betale.

   For at udskrive indkøbsordren, kan du klikke på knappen Udskriv. Du kan også udskrive indkøbsordrer i et parti senere, hvis du markerer afkrydsningsfeltet Udskriv senere (tilgængelig på fanen Hoved), når du opretter indkøbsordrer, gem alle de indkøbsordrer, du vil udskrive senere, og vælg derefter filen File -> Udskriv formularer → Køb ordre kommando.

10. Gem indkøbsordren.

    For at gemme din indkøbsordre, skal du enten klikke på Gem og Luk eller knappen Gem og Ny.Hvis du klikker på knappen Gem & Ny, gemmer QuickBooks den pågældende købsordre og viser en tom version af vinduet Opret indkøbsordrer, så du kan optage en anden købsordre.