Hvordan man opretter QuickBooks 2013 Setup Trial Balance - dummies

Uanset om du bruger Express Start-versionen eller Advanced Setup / EasyStep Interview-versionen af ​​QuickBooks Setup proces, får du ikke en komplet prøvebalance i QuickBooks-firmaets fil ved blot at konfigurere. Hvis du antager, at du følger instruktionerne og de tips, der er angivet i de foregående afsnit, får du kun din bankkonto, tilgodehavender, lagerbeholdninger og betalingsbalancer i QuickBooks.

Men du skal også indtaste alle de manglende prøvebalanceringsoplysninger i QuickBooks for at begynde at få gode rapporter ud af QuickBooks og at bruge QuickBooks til at levere økonomiske data til dine afkast.

For at optage resten af ​​din startforsøgsbalance registrerer du en journalpost. Journalposten registrerer de resterende prøvebalancebeløb for alle dine andre konti på konverterings- eller startdatoen: Andre konti end dine bankkonti, tilgodehavender, tilgodehavender og opgørelse.

Som et simpelt eksempel for at vise dig, hvordan det virker, skal du antage, at du har prøvebalancen vist i nedenstående tabel.

En prøvebalance

Konto	Debit	Kreditt
Kontant	5, 000
Investering	0
Leverandørbetalinger	0
Udbetalt lån	0
S. Nelson, hovedstad	1.000
Merchandise Salg	13, 000
Omkostninger til solgte varer	3, 000
Lejeudgifter	1.000
Lønninger > 4, 000	Forbrugsvarer
1, 000	_____	Totals
14, 000	14, 000

Vær opmærksom på, at der ikke er registreret nogen saldo på en bankkonto. Der er ikke registreret nogen balance for tilgodehavender (denne konto vises ikke engang i prøvebalancen), og der er ikke registreret nogen saldi for beholdning eller gældsforpligtelser (fordi disse konti har nulbalancer på konverteringsdatoen).

I dette eksempel er kontantbalancen ikke en bankkonto, men er faktisk kontant: en skrivebordsskuffe fuld af lavbetegnelse, brugte regninger med ikke-sekventielle serienumre.

Den næste figur viser, hvordan vinduet Make General Journal Entries ser ud, når det registrerer de manglende forsøgsbalancerapporter. Når denne journalpost er registreret, er prøvebalancen korrekt fra startdatoen.

Vælg firmaet → Gør Journal Entry-kommandoen. Når QuickBooks viser vinduet General Journal Entries, skal du bruge din konto, Debit og Credit-kolonner til at optage din journalpost.

Hvis ideen om at lave en journalpost frygter hælen ud af dig, kan du finde dig selv i en smule en pickle.Du skal blive komfortabel med at arbejde med bogføring med dobbelt bogføring for at oprette QuickBooks på et andet tidspunkt end i begyndelsen af ​​året.

Dette betyder desværre, at hvis du opsætter QuickBooks engang i løbet af midten af ​​året, skal du indtaste en generel journalpost for at løse den underlige opmærksomhed, som QuickBooks Setup opretter. Hvis du ikke ved, hvordan dobbeltbogføring fungerer - hvis debiteringer og kreditter ikke er dine venner - skal du sandsynligvis få nogen hjælp.

Bemærk: Dette bør ikke være et stort projekt - bare hvis du vælger at ringe til din CPA. Hvis din CPA kommer over til dit kontor, og hvis du har prøvebalancen klar til hende, bør det tage hende kun få minutter at indtaste den nødvendige generelle journalbog. Måske kan du købe hende en god frokost, og det vil afgjort score.

Et egentligt eksempel til at afslutte

Okay, rigtige tilståelser. Eksemplet jeg giver i de foregående fire afsnit? Du vil sandsynligvis ikke være heldig nok til at have din startforsøgsbalancebogbog indtastning være så simpelt. Du skal nok håndtere en bankkonto og med kontosaldoer i dine tilgodehavender, tilgodehavender eller lagerregnskaber. Nu viser jeg dig derfor, hvordan det virker.

Antag at du har prøvebalancerne vist i tabel 1-2. Bemærk, at i dette eksempel (i modsætning til det foregående eksempel) er den første konto vist - den med $ 5 000 - en bankkonto.

En anden prøvebalance

Konto

Debit	Kreditt	Kontrol
5, 000	Tilgodehavender
5, 000	Inventering
2.000 < Leverandørbetalinger	1, 000
Udbetalt lån	5, 000
S. Nelson, hovedstad	2, 000
Salg af varer	13, 000
Omkostninger til solgte varer	3, 000
Lejeudgifter	1 000
Lønninger > 4 000	Forbrugsvarer
1 000	_____
Totals	21, 000	21, 000
Her er den vanskelige del af optagelsen af ​​denne prøvebalance. Du behøver ikke at registrere alle disse prøvebalanceringsoplysninger via en journalindgang. Fordi bankkontoen, tilgodehavender, konti og lagerbeholdninger allerede er registreret, hvis du tilføjede kunde-, sælger-, vare- og bankkontooplysninger under QuickBooks Setup-processen, skal du bare indtaste resten af ​​prøvebalancen.	Fordi du ikke vil optage hele prøvebalancen, vil din journalindtastning ikke kun svare til din faktiske prøvebalance, men vil heller ikke balancere. For at gøre det balance, skal du derfor tilslutte forskellen til en konto, som QuickBooks leverer til netop denne form for bogholderilskhed: åbningsbalance egenkapitalkontoen (se nedenstående figur).