Hvordan man designer en Excel 2016-arbejdsbog

Ikke alle Excel 2016-regneark kommer fra skabeloner. Mange gange skal du oprette temmelig unikke regneark, der ikke er beregnet til at fungere som standardmodeller, hvorfra visse typer arbejdsbøger genereres. Faktisk kan de fleste regneark, du opretter i Excel, være af denne art, især hvis din virksomhed ikke er afhængig af brugen af højt standardiserede regnskaber og formularer.

Planlægning af din projektmappe

Når du opretter en ny projektmappe fra bunden, skal du begynde med at overveje layout og design af dataene. Når du foretager denne mentale planlægning, kan du stille dig selv nogle af følgende spørgsmål:

Skal layoutet af regnearket bruge datatabeller (med både kolonne- og radoverskrifter) eller lister (kun med kolonneoverskrifter)?
Skal disse datatabeller og lister udlægges på et enkelt regneark, eller kan de placeres i samme relative position på flere regneark i arbejdsmappen (som sider i en bog)?
Bruger datatabellerne i regnearket samme type formler?
Få nogle af kolonnerne i datalisterne i regnearket deres input fra formelberegning, eller får de deres input fra andre lister (kaldet opslagstabeller ) i projektmappen?
Vil nogen af dataene i regnearket blive tegnet, og vil disse diagrammer blive vist i det samme regneark (kaldet indlejrede diagrammer ), eller vil de blive vist på separate regneark i arbejdsbogen (kaldet < diagramark )?

Får nogen af dataene i regnearket fra regneark i separate workbook-filer?
Hvor ofte bliver dataene i regnearket opdateret eller tilføjet?
Hvor meget data vil regnearket i sidste ende holde?
Vil dataene i regnearket deles primært i trykt eller online formular?
Alle disse spørgsmål er et forsøg på at få dig til at overveje det grundlæggende formål og funktionen i det nye regneark, inden du begynder at bygge det, så du kan komme med et design, der er både økonomisk og fuldt funktionelt.

Økonomi

Økonomi er en vigtig betragtning, for når du åbner en projektmappe, er alle dens data indlæst i din computers dynamiske hukommelse (kendt som

hukommelse ). Dette kan ikke udgøre nogen problemer, hvis den enhed, du kører Excel 2016 på, er en af de nyeste generation af pc'er med mere hukommelse, end du kan forestille dig at bruge på én gang, men det kan udgøre et ganske problem, hvis du kører Excel på en lille Windows-tablet med mindst hukommelse eller smartphone med begrænset hukommelse eller dele arbejdsbogen med en person, hvis computer ikke er så veludstyret.Afhængigt af, hvor meget data du crammer ind i projektmappen, kan du endda komme til at se Excel krybe og gennemgå, jo mere du arbejder med det. For at hjælpe med at beskytte dette problem, skal du sørge for, at du ikke dækker datatabellerne og listerne i din projektmappe med ekstra tomme "spacer" -celler. Hold bordene så tæt sammen som muligt på det samme projektark (med kun en enkelt blanke kolonne eller række som en separator, som du kan justere for at gøre så bred eller høj som du vil) eller - hvis designet tillader det - beholde dem i samme region af på hinanden følgende regneark.

Funktionalitet

Sammen med økonomien skal du være opmærksom på funktionaliteten i regnearket. Det betyder, at du skal tillade fremtidig vækst, når du vælger placeringen af dets datatabeller, lister og diagrammer. Dette er især vigtigt i tilfælde af datalister, fordi de har en tendens til at vokse længere og længere, mens du fortsætter med at tilføje data, der kræver flere og flere rækker af de samme få kolonner i regnearket. Dette betyder, at du normalt bør overveje alle rækkerne i de kolonner, der bruges i en dataliste som "off limits". "Faktisk skal du altid placere diagrammer og andre understøttende tabeller til højre for listen i stedet for et sted under den sidst anvendte række. På den måde kan du fortsætte med at tilføje data til din liste uden at skulle stoppe og først flytte noget uafhængigt element ud af vejen.

Denne rumlige bekymring er ikke den samme, når du placerer en datatabel, der vil summe værdierne både nedad i rækkerne og på tværs af kolonnerbordet - for eksempel et salgstabellen, der summer dit månedlige salg pr. Vare med formler, der beregner månedlige totaler i den sidste række i tabellen og formlerne, der beregner elementets totaler i den sidste kolonne. I denne tabel bekymrer du dig ikke om at skulle flytte andre elementer, som f.eks. Indlejrede diagrammer eller andre understøttende eller ikke-relaterede datatabeller, fordi du bruger Excels evne til at udvide rækkerne og kolonnerne fra bordet indefra.

Når tabellen udvides eller kontrakter, bevæger de omgivende elementer sig i forhold til og med bordets udvidelse og sammentrækning. Du foretager denne form for redigering til bordet, fordi indsættelse af nye tabelrader og kolonner foran formlerne sikrer, at de kan indgå i de samlede beregninger. På denne måde virker rækken og kolonnen med formler i datatabellen som en grænse, der flyder med udvidelsen eller sammentrækningen af dens data, men det holder alle andre elementer i spil.

Afslutning af dit arbejdsbogdesign

Når du mere eller mindre har planlagt ud, hvor alt går i dit nye regneark, er du klar til at starte oprettelsen af de nye tabeller og lister. Her er et par generelle tips om, hvordan du opretter en ny datatabel, der indeholder enkle samlede beregninger:

Indtast datatabellens titel i den første celle, som danner venstre og øverste kanter på bordet.

Indtast rækken af kolonneoverskrifter i rækken under denne celle, begyndende i samme kolonne som cellen med titlen på tabellen.
Indtast rækkeoverskrifterne ned i den første kolonne i tabellen, begyndende i den første række, der indeholder data.(Gør dette efterladt en tom celle, hvor kolonnen i rækkeoverskrifter skærer rækken af kolonneoverskrifter.)
Konstruer den første formel, som summerer kolonner af (stadig tomme) celleindgange i den sidste række af tabellen, og kopier derefter formel over hele resten af tabel kolonnerne.
Konstruer den første formel, som summerer rækkerne af (stadig tomme) celleindgange i den sidste kolonne i tabellen, og kopier derefter denne formel ned resten af tabelrækkerne.
Formater cellerne for at holde tabelværdierne, og indtast dem derefter i deres celler, eller angiv de værdier, der skal beregnes, og formater derefter deres celler. (Dette er virkelig dit valg.)
Når du opretter en ny dataliste i et nyt regneark, skal du indtaste listenavnet i den første celle i tabellen og derefter indtaste rækken af kolonneoverskrifter i rækken nedenfor. Indtast derefter den første række data under de relevante kolonneoverskrifter.

Åbning af nye blanke arbejdsbøger

Selv om du kan åbne en ny arbejdsbog fra Excel-skærmen i Backstage-visningen, når du starter programmet, som du kan bruge til at opbygge et nyt regneark fra bunden, vil du møde lejligheder, når du har brug for det at åbne din egen blanke projektmappe fra selve arbejdsarkområdet. Hvis du for eksempel starter Excel ved at åbne en eksisterende arbejdsbog, der skal redigere, og derefter fortsætte med at opbygge et nyt regneark, skal du åbne en tom arbejdsmappe (som du kan gøre før eller efter lukning af projektmappen, som du startede Excel).

Den nemmeste måde at åbne en tom arbejdsbog på er at trykke på Ctrl + N. Excel reagerer ved at åbne en ny projektmappe, som gives et generisk bognavn med det næste ubrugte nummer (Book2, hvis du åbnede Excel med en tom Bog1). Du kan også gøre det samme i Backstage-visning ved at vælge Arkiv → Ny og derefter klikke på miniaturebilledet Blank Workbook.

Så snart du åbner en tom arbejdsbog, gør Excel sit dokumentvindue aktivt. For at vende tilbage til en anden arbejdsbog, som du har åbnet (som du ville gøre, hvis du ønskede at kopiere og indsætte nogle af dens data i et af de tomme regneark), skal du klikke på dens knap på proceslinjen i Windows eller trykke på Alt + Tab indtil dets filikon er valgt i dialogboksen, der vises midt på skærmen.

Hvis du ved en fejltagelse nogensinde åbner en tom arbejdsbog, kan du lige lukke den med det samme ved at trykke på Ctrl + W, vælge Fil → Luk eller trykke på Alt + FC. Excel lukker så sit dokumentvindue og returnerer automatisk dig til arbejdsbogvinduet, der oprindeligt var åbent på det tidspunkt, hvor du fejlagtigt åbnede den tomme arbejdsbog.