Sådan redigeres og omarrangeres rapporter i QuickBooks 2016

Du har muligvis bemærket, at når QuickBooks viser rapporten dokumentvindue, vises det også en række knapper: Tilpas rapport, kommenter rapport, del skabelon, memorize, udskrive, e-mail, Excel osv. Nedenfor denne værktøjslinje er nogle rullelister, der har at gøre med datoer, en rulleliste kaldet kolonner og en rullemenu kaldet Sorter efter. (Ikke alle disse lister er tilgængelige i hvert rapportdokumentvindue.)

Du behøver ikke bekymre dig om disse knapper og lister. Læs gennem den diskussion, der følger kun, hvis du føler dig komfortabel, afslappet og virkelig mild, okay?

Ændring

Når du klikker på knappen Tilpas rapport, viser QuickBooks dialogboksen Ændre rapport. Fra denne dialogboks kan du ændre de oplysninger, der vises på en rapport, og hvordan oplysningerne er arrangeret (fanen Display); de data, der bruges til at generere rapporten (fanen Filtre); Oplysninger om header og footer (forudsigeligt, fanen Header / Footer); og skrifttypen og størrelsen af ​​det print, der bruges til en rapport (fanen Fonts & Numbers).

Dialogboksen Rediger rapport.

Kommentar til en rapport

Du kan annotere en rapport med kommentarer (en ny funktion i QuickBooks 2015). For at gøre dette skal du klikke på knappen Kommenter rapport. Når QuickBooks viser panelet Kommentarer nederst i rapportvinduet, skal du klikke på knappen ved siden af ​​den rapporterede værdi, du vil kommentere, og derefter klikke på kommentarpanelet for at skrive dine bemærkninger.

For at gemme dine kommentarer skal du klikke på knappen Gem i panelet Kommentarer. For at gemme din rapport og alle de kommentarer, du har tilføjet, skal du klikke på knappen Gem i øverste venstre hjørne af rapportvinduet. For at få adgang til disse gemte rapporter senere, skal du vælge Rapporter → Kommenterede rapporter. Bemærk, at du også kan udskrive og e-maile en annoteret med kommentarrapport ved hjælp af knapperne Udskriv og E-mail, som vises øverst til venstre i rapportvinduet.

Rapportvinduet med panelet Kommentarer vises.

Delingskabeloner

Hvis du arbejder i et QuickBooks-miljø med flere brugere, og du opretter en tilpasset rapport, kan du dele denne rapport med andre brugere. For at gøre dette skal du klikke på knappen Del skabelon. Når QuickBooks viser dialogboksen Del skabelon, skal du navngive og beskrive den delte rapport ved hjælp af boksene Rapporttitel og Beskrivelse. Klik derefter på knappen Share.

Memorisering

Hvis du leger rundt med de resterende knapper, kan du gemme alle brugerdefinerede rapportspecifikationer, som du opretter. Bare klik på knappen Husk.QuickBooks viser dialogboksen Memorér rapport, som blot beder dig om at angive et navn til den tilpassede rapport og tildele den gemte rapport til en rapportgruppe.

Når du navngiver og tildeler den tilpassede rapport, lister QuickBooks det, når du vælger Rapporter → Gemte rapporter og derefter klikker på rapportgruppen. Du kan også få adgang til Memorized Reports øverst på Rapport Center-skærmen. Når du vil bruge din specielle rapport, skal du bare vælge det fra listen og klikke på knappen Rapport.

QuickBooks husker udskriftsretningen med rapporten, så hvis udskriftsretningen ikke er den måde, du ønsker den til rapporten, skal du først ændre den ved at vælge Arkiv → Printeropsætning. Vælg den retning, du vil gemme, klik på OK, og gem derefter rapporten.

Emailing

Hvis du klikker på knappen E-mail, viser QuickBooks en rulleliste med kommandoer, der giver dig mulighed for at sende en Excel-projektmappe eller en PDF-version af rapporten til en anden person. Når du vælger en af ​​de kommandoer, der siger, at du vil sende en e-mail til en rapport, afhænger QuickBooks af, om QuickBooks ser, at du har et e-mailprogram, der allerede er oprettet og installeret.

Hvis QuickBooks ikke ser et sådant program, viser QuickBooks dialogboksen Rediger e-mail-oplysninger. Hvis QuickBooks ser et sådant program, starter QuickBooks e-mail-programmet og tilføjer rapporten som en vedhæftet fil til en ny besked.

Eksportere

Hvis du klikker på Excel-knappen og vælger Opret nyt regneark i rullemenuen, viser QuickBooks dialogboksen Send rapport til Excel. Du kan bruge denne dialogboks til at oprette en Excel-rapport, der indeholder de samme oplysninger som vist i rapporten. Vælg knappen Opret nyt regneark for at oprette en ny Excel-projektmappe med rapportoplysningerne og knappen Opdater et eksisterende regneark for at tilføje rapporten til en eksisterende Excel-projektmappe.

Dialogboksen Send rapport til Excel.

Du kan også få lyst ved at eksportere en CSV-fil (kommaseparerede værdier) (disse filer kan åbnes af andre elektroniske regnearksprogrammer og databaseprogrammer) til en bestemt Excel-workbook-fil og ved at klikke på knappen Avanceret for at vise en anden dialogboks, der lader dig kontrollere, hvordan de eksporterede oplysninger er formateret.

Et venligt forslag, måske? Du er velkommen til at eksperimentere med alle de specielle eksporteringsmuligheder. Husk bare, at når du har eksporteret en QuickBooks-rapport til en ny, blank Excel-projektmappe, kan du også gøre noget af disse fancy-dancey ting - speciel formatering og så videre.

De andre knapper og bokse

Hvis du vil se, hvordan Skjulheader, Collapse og Dates ting fungerer, skal du bare nudle rundt. Du kan ikke skade noget.

Hvis du ændrer rapportdatoer, skal du klikke på knappen Opdater for at opdatere rapporten. Hvis du vil indstille opdateringsindstillinger for rapporter, skal du vælge Rediger → Indstillinger. Klik derefter på ikonet Rapporter og grafer i listen til venstre, og klik eventuelt på fanen Mine indstillinger. Klik på en af ​​indstillingerne Rapporter og grafer, og klik derefter på OK.