Sådan indføres en indkøbsordre i QuickBooks Online - dummies

Virksomheder, der bestiller mange ting fra leverandører, bruger ofte købsordrer til at holde styr på varerne på ordre. Købsordrer i QuickBooks Online (QBO) påvirker ikke noget af dine konti; i stedet hjælper de dig simpelthen med at holde styr på, hvad du bestiller. Og når ordren ankommer, kan du sammenligne de varer, der kommer ind i døren med dem, der er anført på indkøbsordren for at sikre, at de matcher.

Hvis du planlægger at bruge indkøbsordrer, sker din ordreproces typisk på følgende måde:

• Du bestiller en ordre hos en sælger, og du indtaster en købsrækkefølge i QBO, der matcher den ordre, du har placeret.

• Du modtager de varer, du bestilte, typisk sammen med en regning for varerne; Du matcher derefter de varer, du modtager til indkøbsordren, og indtaster en regning for varerne. Bemærk, at du undertiden modtager regningen uden varerne eller elementerne uden regningen.

• Du betaler leverandørens regning.

Du indtaster en købsordre ved hjælp af indkøbsordre-transaktionsvinduet; Du kan åbne dette vindue enten fra siden Expense Transactions eller fra Create menuen (plustegnet). En typisk købsordre ligner den her viste, og du vil bemærke, at vinduet ligner tæt på vinduet Check.

indkøbsvinduet.

Når du udfylder indkøbsvinduets transaktionsvindue, tildeler QBO status for Open til købsordren; status vises lige under sælgerens navn i øverste venstre hjørne af transaktionsvinduet.

Når du modtager varerne, sælgerens regning eller begge registrerer du en regning eller en check, en omkostningstransaktion eller et kreditkortafgift, der viser, hvad du har betalt (eller hvad du skylder) sælgeren.

Når du vælger en leverandør, der har åbne indkøbsordrer på nogen af ​​disse typer transaktioner, vises en rude i højre side af vinduet, der viser tilgængelige indkøbsordrer. Du tilføjer en købsordre til transaktionen på samme måde som du tilføjede en faktura til en Check-transaktion: ved at klikke på knappen Tilføj. Her er en Check-transaktion åbnet, og en sælger, der har åbne indkøbsordrer, er valgt.

Vinduet Check, med en sælger valgt, hvem der har åbne indkøbsordrer.

Når du klikker på Tilføj for at tilføje indkøbsordren til transaktionen, tilføjer QBO indkøbsordelinjerne til den første ledige linje i afsnittet Varedetaljer i transaktionen Check. QBO indikerer også, under sælgernavnet, at transaktionen Check har en tilknyttet transaktion.

A Check transaktionen efter at have tilføjet en indkøbsordre til den.

Hvis du gemmer transaktionen Check og genåbner indkøbsordren, har QBO ændret købsordens status fra åben til lukket, så du ikke tilfældigt tilføjer indkøbsordren til en anden transaktion.

Hvis du tilføjer en forkert købsordre til en transaktion, kan du fjerne indkøbsordelinjen i afsnittet Varedetaljer ved at klikke på papirkurven ikonet i højre kant af linjen.

QBO kan ikke tilføje kun en del af en købsordre til en transaktion. Så hvis du kun modtager en del af en købsordre, skal du tilføje indkøbsordren til din transaktion og derefter registrere en betaling for den del af købsordren du modtog ved at slette linjer fra checken for varer, du ikke modtog. For at fortsætte med at spore den udestående del af købsordren, kan du manuelt lukke den oprindelige købsordre og oprette en ny indkøbsordre, der indeholder de resterende udestående poster; Når du opretter den anden købsordre - i det væsentlige en backordre - forsøger du at tildele et nummer til det, der hjælper dig med at spore det i forhold til den oprindelige købsordre.

Du kan bruge dine egne brugerdefinerede købsordrenumre, hvis du vælger Gear → Firmaindstillinger → Udgifter. Klik derefter på blyanten ved siden af ​​Indkøbsordrer for at redigere indstillinger for indkøbsordre, vælg afkrydsningsfeltet Brugerdefinerede transaktionsnumre, og klik derefter på Gem.

Når du har brug for at identificere åbne indkøbsordrer, skal du bruge rapporten Indkøbsordreoversigt.