Hvordan du etablerer data-valideringsregler i Excel 2016 - dummies

I Excel 2016 skal du oprette data-valideringsregler, fordi folk naturligvis er tilbøjelige til at indtaste data forkert, fordi opgaven med at indtaste data er så kedelig. Derfor er data-validering regler uvurderlige. En data-valideringsregel er en regel om, hvilken type data der kan indtastes i en celle.

Når du vælger en celle, der har fået en regel, fortæller en indtastningsmeddelelse dig, hvad du skal indtaste, som vist her. Og hvis du indtaster dataene forkert, fortæller en fejlmeddelelse dig så meget, også vist.

En data validering regel i aktion.

Data-validering regler er et fremragende forsvar mod sløv dataindtastning, og at kløende følelse får du, når du er midt i en irriterende opgave. I en celle, der registrerer datoindgange, kan du kræve datoer falde i en bestemt tidsramme. I en celle, der registrerer tekstindtastninger, kan du vælge et emne fra en liste i stedet for at skrive det selv. I en celle, der registrerer numeriske poster, kan du kræve, at nummeret falder inden for et bestemt interval. Tabellen beskriver de forskellige kategorier af data-valideringsregler.

Data-Validation Rule Kategorier

Regel	Hvad kan indtastes
Enhver værdi	Alt hvad som helst. Dette er standardindstillingen.
Hele nummer	Hele tal (ingen decimaler tilladt). Vælg en operatør i rullemenuen Data og værdier for at beskrive rækkevidden af ​​ tal, der kan indtastes.
Decimal	Samme som hele tallreglen undtagen tal med decimaler er tilladt.
Liste	Elementer fra en liste. Indtast listen i celler på et regneark, enten det du arbejder i eller en anden. Åbn derefter dialogboksen Data Validation, klik på knappen Range Selector (du kan finde den på højre side af Source-tekstboksen) og vælg de celler, der holder listen. Listeposterne vises i en rulleliste på regnearket.
Dato	Datoværdier. Vælg en operatør fra rullemenuen Data og værdier for at beskrive datoperioden. Tidligere i dette kapitel beskriver "Indtastning af dato og tid værdier" den korrekte måde at indtaste datoværdier på.
Tid	Tid værdier. Vælg en operatør fra rullelisten Data og værdier for at beskrive dato og klokkeslæt. Tidligere i dette kapitel beskriver "Indtast dato og tid værdier" den korrekte måde for at indtaste en kombination af dato og tid værdier.
Tekstlængde	Et bestemt antal tegn. Vælg en operatør fra rullelisten Data og værdier for at beskrive hvor mange tegn der kan indtastes .
Brugerdefineret	En logisk værdi (True eller False). Indtast en formel, der beskriver , hvad der udgør en sand eller falsk dataindtastning.

Følg disse trin for at etablere en data validering regel:

1. Vælg den celle eller celler, der har brug for en regel.

2. Klik på Datavalideringsknappen på fanen Data.

   Som vist her, kan du se fanen Indstillinger i dialogboksen Data validering.

   

   fanen Indstillinger i dialogboksen Data validering.

3. Vælg den kategori af regel, du vil have på rullemenuen Tillad.

4. Indtast kriteriet for reglen.

   Hvad kriterierne er, afhænger af hvilken regelkategori du arbejder i. Tabellen beskriver, hvordan du angiver kriterierne for regler i hver kategori. Du kan henvise til celler i regnearket ved at vælge dem. For at gøre det, kan du enten vælge dem direkte eller klikke på knappen Range Selector og derefter vælge dem.

5. Indtast en titel og indtastningsmeddelelse på fanen Indtastemeddelelse.

   Du kan se en titel ("Afslut Sluffing Off") og indtastningsmeddelelse ("Indtast et tal mellem 24, 000 og 32, 000"). Titlen vises med fed skrift. Beskriv kort hvilken type data der hører til i den celle eller celler, du valgte.

6. På fanen Fejlmeddelelse skal du vælge en stil for symbolet i dialogboksen Beskedbesked, indtaste en titel for dialogboksen og indtaste en advarselsmeddelelse.

   I den viste fejlmeddelelse blev Stop-symbolet valgt. Titlen du indtaster vises øverst i dialogboksen, og meddelelsen vises ved siden af ​​symbolet.

7. Klik på OK.

   For at fjerne data-valideringsregler fra celler, vælg cellerne, gå til fanen Data, klik på Data valideringsknappen og på fanen Indstillinger i dialogboksen Data validering, klik på knappen Ryd alle og klik på OK.