Sådan eksporteres Excel Data - dummies

Dit første skridt, når du tager Excel-data fra en af ​​disse eksterne kilder, forudsat at du senere vil importere dataene, er først at bruge den anden applikationsprogram - som et regnskabsprogram - at eksportere de analyserede data til en fil.

Du har to grundlæggende tilgange til eksport af data fra en anden applikation: Direkte eksport og eksport til en tekstfil.

Direkte eksport

Direkte eksport er tilgængelig i mange regnskabsprogrammer, fordi bogførere elsker at bruge Excel til at analysere data. For eksempel er det mest populære lille erhvervslivsregnskabsprogram i verden QuickBooks fra Intuit. Når du producerer en regnskabsrapport i QuickBooks, indeholder rapportdokumentvinduet en knap, der er mærket Excel eller Eksport . Klik på denne knap, og QuickBooks viser dialogboksen Send rapport til Excel.

Dialogboksen Send rapport til Excel indeholder radioknapper, som du angiver, om du vil sende rapporten til en kommasepareret værdiservefil, til et nyt Excel-regneark eller til et eksisterende Excel regneark.

Hvis du vil sende ( eksport ) rapporten til et eksisterende Excel-regneark, skal du identificere den pågældende projektmappe ved at indtaste workbook-stienavnet og filnavnet i den angivne tekstboks. Eller klik på knappen Gennemse og brug dialogboksen Åbn Microsoft Excel-fil, der vises (ikke vist) for at identificere mappen og projektmappen.

Eksportrapport dialogboksen indeholder også en avanceret knap. Klik på denne knap, og QuickBooks viser den avancerede dialogboks, som du kan bruge til at kontrollere, hvordan den eksporterede rapport ser ud. For eksempel får du vælge hvilke skrifttyper, farver, afstand og rækkehøjde, du vil have. Du kan også tænde og slukke for Excel-funktioner i den nyoprettede arbejdsbog, herunder AutoFit, Gridlines osv.

Du kan se, hvordan QuickBooks-rapporten ser ud, efter at den er blevet eksporteret direkte til Excel.

Okay, selvfølgelig vil du måske ikke eksportere fra QuickBooks. Du kan eksportere data direkte fra et databaseprogram som f.eks. Microsoft Access.

Men det vigtigste, du skal vide, er, at applikationer, der gemmer og indsamler data, ofte er en bekvem måde for dig at eksportere oplysninger til Excel. Forudsigeligt fungerer nogle applikationsprogrammer forskelligt, men processen er normalt lidt mere end at klikke på en knap, der er mærket Excel , eller vælge en kommando mærket noget som Eksporter eller Eksporter til Excel.

Derfor, når du eksporterer data fra et andet program, er dit første skridt at gøre en lille smule grave og forskning for at se, om der er en måde at nemt og automatisk eksportere data til Excel.Denne kendsgerning bør ikke tage meget tid, hvis du bruger onlinehjælpsystemet.

Versioner af Microsoft Access up gennem og herunder Access 2003 inkluderer en eksportkommando på menuen Filer, og Access 2007 og nyere versioner indeholder en eksportkommando på sin Microsoft Office-menu. Vælg kommandoen Eksport for at eksportere en adgangstabel, rapport eller forespørgsel til Excel. Vælg bare den rigtige kommando, og brug derefter den dialogboks, som Access viser, for at angive, hvor den eksporterede information skal placeres.

Eksporter til en tekstfil

Når du skal eksportere data først til en tekstfil, fordi den anden applikation ikke automatisk eksporterer dine data til en Excel-projektmappe, skal du gå lidt mere. Heldigvis er processen stadig ret darn ligefrem.

Når du arbejder med programmer, der ikke automatisk opretter en Excel-projektmappe, skal du bare oprette en tekstversion af en rapport, der viser de data, du vil analysere.

Tricket er, at du sender rapporten til en tekstfil frem for at sende denne rapport til en printer. På denne måde bliver rapporten gemt på disken som tekst snarere end trykt. Senere kan Excel nemt importere disse tekstfiler.

Se, hvordan dette virker mere konkret ved at følge, hvordan processen fungerer i QuickBooks. Antag at du virkelig ønskede at udskrive en liste over varer, som du sælger. Det første skridt er at lave en rapport, der viser denne liste. I QuickBooks producerer du denne rapport ved at vælge den relevante kommando fra menuen Rapporter.

Næste trin er at udskrive denne rapport til en tekstfil. I QuickBooks klikker du på knappen Udskriv eller vælger Filer → Udskriv rapport. Ved hjælp af enten tilgang vises QuickBooks dialogboksen Print Reports.

Vær opmærksom på knapperne Udskriv til radio vises øverst på fanen Indstillinger. QuickBooks giver, ligesom mange andre programmer, mulighed for at udskrive din rapport enten til en printer eller til en fil.

Hvis du senere vil importere oplysningerne i rapporten, skal du udskrive rapporten til en fil. I tilfælde af QuickBooks betyder det, at du vælger filknappen.

Den anden ting, du skal gøre - hvis du får et valg - er at bruge en afgrænser. Fil-rullemenuen vises som den type fil, som QuickBooks vil udskrive. Ofte kan applikationer dog lade dig udskrive afgrænsede tekstfiler.

Afgrænsede tekstfiler Brug standardtegn, kaldet afgrænsere, for at adskille felter af oplysninger i rapporten. Du kan stadig importere en ret ASCII-tekstfil, men det er nemmere at importere en afgrænset tekstfil. Derfor, hvis dit andet program giver dig mulighed for at oprette afgrænsede tekstfiler, gør du det. I QuickBooks kan du oprette både kommaseparerede filer og tab-afgrænsede filer.

I QuickBooks angiver du, at du vil have en afgrænset tekstfil ved at vælge Komma-afgrænset fil eller Tab-afgrænset fil på rullemenuen Filer i dialogboksen Udskriv rapporter.

Hvis du vil udskrive rapporten som en fil, skal du blot klikke på knappen Udskriv i dialogboksen Udskriv rapporter.Typisk beder applikationen dig om et stinavn. stienavn indeholder både drev- og mappestedet for tekstfilen samt navnet på filen. Du angiver disse oplysninger, og derefter producerer applikationen tekstfilen.