Sådan udfylder du en indkøbsordre i QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 gør det hurtigt at gøre indkøbsordrer. Måske kører du lavt på gizmos eller doohickeys eller et andet emne på din vareliste, og du er klar til at ombestille disse ting - uanset hvad de er. Følg disse trin for at udfylde en PO:

1. Vælg leverandører → Opret indkøbsordrer.

   Du kan også klikke på ikonet Indkøbsordrer på startskærmen eller klikke på området Nye transaktioner i leverandørcentret og derefter vælge indkøbsordrer. Du ser vinduet Opret indkøbsordrer. Bemærk, at de nøjagtige detaljer i dette vindue afhænger af, hvordan du tilpasser din PO-formular.

2. Vælg en leverandør fra rullelisten Leverandør.

   Klik på pil ned for at se en liste over dine leverandører. Klik på en sælger for at se navn og adresse i leverandørboksen. Hvis du ikke kan finde navnet på sælgeren på din liste, skal du klikke på Tilføj nyt fra listen og derefter udfylde oplysningerne om sælgeren i den resulterende nye leverandør dialogboks. Klik på OK, når du er færdig med dialogboksen.

   

3. Hvis du sporer din beholdning efter klasse, skal du vælge en klasse fra rullemenuen Klasse.

   Vinduet Opret indkøbsordre indeholder muligvis ikke en rulleliste. Hvis det ikke gør det og du vil have det, skal du oprette QuickBooks for at spore udgifter i klasse.

   Åbn QuickBooks-filen i single-user-tilstand som administrator. Vælg derefter Rediger → Indstillinger og klik på ikonet Regnskab i listen til venstre. Endelig skal du markere afkrydsningsfeltet Brug klassesporing og derefter klikke på OK.

4. (Valgfrit) Vælg en Rep, en forventet dato og en FOB, hvis du bruger dem på din PO.

   Du skal muligvis udfylde andre felter, inden du kommer til de enkelte beskrivelser i bunden. Igen kan disse felter måske ikke vises, hvis du ikke har angivet, at du vil have dem på din formular.

5. Flyt til kolonnen Item og start med at indtaste de varer, du bestiller.

   Indtastning af elementerne er den vigtigste del af oprettelsen af ​​en PO. Når du flytter ind i kolonnen Item, bliver den til en rulleliste. Klik på dens pil ned for at se artikellisten. Det kan være nødvendigt at rulle til det element, du vil indtaste.

   En hurtig måde at rulle til varen er at skrive de første få bogstaver af varenavnet. Hvis du skriver navnet på et emne, der ikke er på produktlisten, spørger QuickBooks om du vil opsætte denne genstand. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på Indstil og derefter udfylde dialogboksen Nyt element.

   Indtast så mange elementer som du vil i kolonnen Item. QuickBooks udfylder en varebeskrivelse til dig, men du kan redigere, hvad det end lægges i kolonnen Beskrivelse, hvis det er nødvendigt.Indtast i antallet af kolonner, hvor mange af hvert element du har brug for.

   Hvis du ændrer vareomkostningerne, viser QuickBooks elementets omkostningsændrede dialogboks, der spørger om du vil opdatere vareoplysningerne for den nye pris og også om varens standardpris skal justeres op eller ned. Vælg Ja og Nej, og klik derefter på knappen OK for at træffe din beslutning.

6. Hvis du vil, skal du udfylde feltet Leverandørbesked - men helt sikkert udfylde memo-feltet.

   Feltet Leverandørbesked er, hvor du sender en besked til den part, der modtager din ordre. Du kunne skrive, "Få mig denne ting pronto! "

   Uanset hvad du gør, skal du være sikker på at udfylde memo-feltet. Hvad du skriver i dette felt vises i dialogboksen Åbn indkøbsordrer, og denne information er den sikreste måde for dig at identificere, hvad denne post er for. Skriv noget meningsfuldt, at du kan forstå to uger, tre uger eller en måned fra nu, når du betaler for de varer, du bestiller.

   Øverst i vinduet Opret indkøbsordrer er afkrydsningsfeltet Udskriv senere, der fortæller dig, om du vil udskrive denne post. Hvis du vil udskrive PO'en, skal du sørge for, at denne afkrydsningsfelt er valgt. Når du har udskrevet PO'en, forsvinder afkrydsningsfeltet fra boksen.

7. Klik på Udskriv for at udskrive PO'en.

   Hvis denne post er en af ​​mange, du har udfyldt, og du vil udskrive flere på én gang, skal du klikke på pilen under knappen Udskriv og vælge Batch fra rullemenuen. Inden du udskriver PO'en, kan du dog klikke på pil ned under knappen Udskriv og vælge Forhåndsvisning for at se, hvordan postnummeret vil se ud, når du udskriver det.

   Du bruger knappen Historik, når du har modtaget de elementer, du har så omhyggeligt opført på PO. Når du har modtaget varerne og registreret deres kvittering, fortæller QuickBooks at give dig hele artiklenes historie - når du bestilte det, og da du modtog det.

8. Klik på Gem & Ny eller Gem og Luk for at optage postadressen.

   QuickBooks gemmer PO'en og viser et nyt, blankt PO-vindue, hvor du kan indtaste en anden ordre.