Hvordan man filtrerer pivottabeldata i Excel 2016 - dummies

Når du opretter et nyt pivottabel, vil du bemærke, at Excel 2016 automatisk tilføjer drop-down-knapper til feltet Rapportfilter. Disse filter knapper giver dig mulighed for at filtrere alle men visse poster i et af disse felter.

Filtrering af rapporten

Måske er de vigtigste filterknapper i et pivottabell dem, der er tilføjet til feltet (r), der er udpeget som pivottabellen FILTERS. Ved at vælge en bestemt indstilling i rullelisterne, der er vedhæftet en af disse filterknapper, vises kun de sammenfattende data for den delmængde, du vælger, i pivottabellen.

Denne pivottabel bruger feltet Gender som feltet Rapportfilter.

Eksempelvis kan du i stikprøvepivottabellen (vist her), der bruger feltet Gender fra listen Medarbejderdata som feltet Rapportfilter, vise summen af kun mænds eller kvinders lønninger efter afdeling og placering i kroppen af pivottabellen gør et af følgende:

Klik på kønfeltens filterknap, og klik derefter på M på rullelisten, før du klikker på OK for kun at se summen af mændens lønninger efter afdeling.
Klik på Kønfeltens filterknap, og klik derefter på F i rullelisten, før du klikker på OK for kun at se summen af kvinders lønninger efter afdeling.

Når du senere vil vise resuméet af lønnen for alle medarbejderne, vælger du derefter (All) -alternativet på rullelisten for kønsfelt, før du klikker på OK.

Når du filtrerer feltet Gender Report Filter på denne måde, viser Excel derefter M eller F i feltet Gender Report Filter i stedet for standard (All). Programmet erstatter også standard drop-down-knappen med et kegleformet filterikon, der angiver, at feltet er filtreret og kun viser nogle af værdierne i datakilden.

Filtrering af kolonne- og rækkefelter

Filterknapperne i kolonne- og rækkefelterne, der er knyttet til deres etiketter, gør det muligt at filtrere poster for bestemte grupper og i nogle tilfælde individuelle poster i datakilden. Hvis du vil filtrere de sammenfattende data i kolonnerne eller rækkerne i et pivottabell, skal du klikke på kolonne- eller rækkefeltens filterknap og starte med at klikke på afkrydsningsfeltet for valgmuligheden (Vælg alle) øverst i rullelisten for at rydde denne boks af dens markering. Derefter skal du klikke på afkrydsningsfelterne for alle de grupper eller individuelle poster, hvis summerede værdier du stadig vil have vist i pivottabellen, for at sætte tilbage markeringer i hver af afkrydsningsfelterne. Klik derefter på OK.

Som ved filtrering af et rapportfilterfelt erstatter Excel standard drop-down-knappen for det kolonne- eller rækkefelt med et konisk formatikon, hvilket angiver, at feltet er filtreret og kun viser nogle af dets sammendragsværdier i pivot bord.For at vise alle værdierne for et filtreret kolonne eller rækkefelt skal du klikke på filterknappen og derefter klikke på (Vælg alle) øverst på rullelisten. Klik derefter på OK.

Denne figur viser prøvepivottabellen efter filtrering af dens Gender Report Filter-felt til kvinder og dets Dept Column-felt til Regnskab, Administration og Human Resources.

Drej tabel efter filtrering af feltet Gender Report Filter og feltet Dept Column.

Ud over at filtrere individuelle poster i et drejebord kan du også bruge valgmulighederne på etiketterne Filtrer og værdifilter fortsættelsesmenuer til at filtrere grupper af poster, der ikke opfylder bestemte kriterier, f.eks. Firmaer, t begynder med et bestemt brev eller løn mellem $ 45.000 og $ 65.000.

Filtrering med skiver

Skiver i Excel 2016 gør det nemt at filtrere indholdet af din pivottabell på mere end et felt. (De giver dig endda mulighed for at oprette forbindelse til felter i andre pivottabeller, som du har oprettet i projektmappen.)

For at tilføje slicers til din pivottabel følger du kun to trin:

Klik på en af cellerne i din pivottabel for at markere den og derefter klikke på knappen Indsæt slicer, der findes i filtergruppen på fanen Analysér under fanen PivotTable Tools.

Excel åbner dialogboksen Indsæt slicer med en liste over alle felterne i den aktive pivottabel.
Marker afkrydsningsfelterne for alle de felter, du vil bruge til at filtrere pivottabellen, og som du vil have skiverne til, og klik derefter på OK.

Excel tilføjer derefter skærearkiver for hvert pivottabellfelt, du vælger, og lukker automatisk opgaveringspanelet PivotTable Fields, hvis det er åbent på det tidspunkt.

Når du har oprettet slicers til pivottabellen, kan du bruge dem til at filtrere sine data ved blot at vælge de elementer, du vil have vist i hver slicer. Du vælger elementer i en skæreknap ved at klikke på dem ligesom du gør celler i et regneark - hold Ctrl nede, mens du klikker på ikke-sammenhængende elementer og Skift for at vælge en række sekventielle poster.

Dette tal viser dig prøvepivottabellen efter brug af skiver, der er oprettet til feltet Gender, Dept og Location, for at filtrere dataene, så kun lønninger til mændene i Human Resources og Administration afdelingerne i Boston, Chicago og San Francisco kontorer viser.

Prøvepivottabellen er filtreret med skiver, der er oprettet til feltet Gender, Dept og Location.

Fordi skiver er Excel-grafiske objekter (omend nogle smukke billeder), kan du flytte, ændre størrelse og slette dem, ligesom du ville have en anden Excel-grafik. Hvis du vil fjerne en skærekniv fra din pivottabel, skal du klikke på den for at vælge den og derefter trykke på Delete-tasten.

Filtrering med tidslinjer

Excel 2016 giver en anden hurtig og nem måde at filtrere dine data med sin tidslinjefunktion. Du kan tænke på tidslinjer som skiver designet specifikt til datofelter, der gør det muligt at filtrere data ud af din pivottabel, der ikke falder inden for en bestemt periode, og dermed give dig mulighed for at se timing af tendenser i dine data.

For at oprette en tidslinje til pivottabellen skal du vælge en celle i pivottabellen og derefter klikke på knappen Indsæt tidslinje i filtergruppen på fanen Analysér kontekst under fanen PivotTable Tools på båndet. Excel viser derefter en dialogboks med Indsæt tidslinjer, der viser en liste over pivottabelfelter, som du kan bruge til at oprette den nye tidslinje. Når du har markeret afkrydsningsfeltet for datofeltet, du vil bruge i denne dialogboks, skal du klikke på OK.

Denne figur viser den tidslinje, der er oprettet til stikprøven Medarbejderdata-listen, ved at vælge feltet Date Hired i dialogboksen Indsæt tidslinjer. Som du kan se, oprettede Excel en flydende datohyret tidslinje med årene og månederne afgrænset og en bar, der angiver den valgte periode. Som standard bruger tidslinjen måneder som sine enheder, men du kan ændre dette til år, kvartaler eller endda dage ved at klikke på knappen Måneder og vælge den ønskede tidsenhed.

Sample pivot tabel filtreret med en tidslinje oprettet til feltet Date Hired.

Tidslinjen bruges til at vælge den periode, hvor du vil have pivottabeldataene vist. Prøvepivottabellen filtreres således, at den viser lønninger efter afdeling og placering for kun ansatte ansat i år 2000. Gør dette ved at trække tidslinjebjælken i grafikken Dato hyret tidslinje, så den begynder i januar 2000 og strækker sig lige op til og med december 2000. Og for at filtrere pivottabellens data for andre ansættelsesperioder, skal du ændre start- og stoptiderne ved at trække tidslinjebjælken i den datoindlæste tidslinje.