Sådan implementeres et simpelt ABC-system i QuickBooks - dummies

Alt du gør for at implementere et simpelt aktivitetsbaseret costing-system (ABC) i QuickBooks, er hvad du gør lige nu. Med andre ord, fortsæt med at spore dine driftsomkostninger ved at bruge et godt, anstændigt kontoplan. Det er 90 procent af kampen.

Du skal også passe på kun en eller to mindre ekstra ting. Først tænder du QuickBooks Class Tracking-funktionen. Class Tracking giver dig mulighed for at kategorisere indtægts- og omkostningstransaktioner som ikke kun i indkomst- og regnskabet, men også i bestemte klasser.

For det andet, når du optager en udgift, identificerer du også den klasse, som udgifterne falder i. Brug af klasser, der svarer til dine aktiviteter - godt, du kan se, at alt er nødvendigt, ikke?

Du kan gøre ABC meget kompliceret. Hvis du også går ud og ansætter en ekstern konsulent - nogen der ønsker at opkræve dig tusindvis eller endda titusindvis af dollars for at oprette et af disse systemer - kan du endda ende med noget, der er meget, meget stærkt og meget, meget kompliceret.

Det må imidlertid siges, at ABC-systemer ikke behøver at være så komplicerede, især hvis du bare vil have en bedre tildeling af dine overheadomkostninger end et system til at se på omkostningsdriverne eller aktiviteterne der omfatter dine overhead omkostninger. ABC kan være ret ligetil. Dette gælder især i et lille eller mellemstore firma. Faktisk kan du nok implementere et godt, førsteklasses ABC-system ved at tage følgende fire trin:

1. Se på dine overheadomkostninger.

   Bekræft at du har nok overhead til at være bekymret for. Hvis du er i en virksomhed med store fede marginer og meget lave omkostninger, kan ABC ikke have nogen mening for dig. Den inkrementelle værdi, du opnår ved at allokere overhead mere præcist, kan simpelthen være en manifestation af en obsessiv-kompulsiv personlighedsforstyrrelse i stedet for god regning.

2. Identificer de store overheadomkostninger.

   Du skal gøre dette, hvis du beslutter dig for at tildele en eller flere af dine overhead via en ABC-tilgang. Brug ikke tid på at forsøge at tildele nøjagtigt nogle penny-ante beløb (medmindre de er enkle at allokere dem, der kan gøres på samme tid som det større projekt).

   Gå til det største bang du kan få for din buck. Opret et ABC-system, der med en minimal indsats tildeler en stor del af din overhead. Må ikke komme for pedantisk.

3. Identificer de vigtigste aktiviteter, der bruger de samlede omkostninger.

   I det enkle eksempel på den imaginære hotdogstandsvirksomhed har du kun en enkelt aktivitet: betjener en kunde.Du vil helt sikkert have flere aktiviteter end det. Du behøver dog ikke oprette en liste over 80 aktiviteter.

   Identificer de store aktiviteter, der giver dig mulighed for at allokere dit overhead. Jo færre de aktiviteter, du kan bruge til at gøre dette, desto lettere vil din regnskab være. Find en håndfuld aktiviteter, der giver dig ret og præcist mulighed for at allokere overhead til produktlinjer. Det er det store billede.

4. Spor aktiviteterne til produkter ved hjælp af passende foranstaltninger.

   Når du har identificeret den håndfuld af aktiviteter, der giver dig mulighed for at forbinde overheadudgifter til produkter, skal du sørge for at bruge den passende foranstaltning - også kendt som en omkostningsdriver - for at binde overheadomkostningerne til produktlinjer eller servicelinjer.

   I eksempelet på hotdogsstandsvirksomheden behøvede en overheadomkostning - leje - ikke en prisdriver. Forsyningsomkostningerne behøvede heller ikke en omkostningsdriver, fordi du var i stand til at allokere omkostningerne ved simpel observation.

   Lønomkostningerne krævede en mere sofistikeret lærebog tilgang til tildeling. For at tildele lønudgiften oprettede du en aktivitet kaldet betjener kunden og tildelte derefter den pågældende aktivitets omkostninger baseret på antallet af trin, som hver produktlinje krævede.

Et ABC-system er et værktøj, som du kan bruge til at styre dine overheadomkostninger og rentabiliteten af ​​de produkter eller tjenester, du sælger. I praksis vil du fokusere på de store overhead omkostninger, og til sidst er alt, hvad du virkelig vil have, et ABC-system, der producerer nyttige tal - tal, der hjælper dig med at tænke på din forretning mere tydeligt og kreativt.