Sådan holder du dine QuickBooks 2016 Data Confidential - dummier

Da de oplysninger, du har i QuickBooks 2016, er private, din første bekymring med at administrere et QuickBooks regnskabssystem er at holde dine data fortrolige. Regnskabsdata er ofte fortrolige oplysninger. Dine QuickBooks data viser, hvor mange penge du har i banken, hvad du skylder kreditorer, og hvor meget (eller hvor lille!), Som din virksomhed producerer.

Du har to komplementære metoder til at holde dine QuickBooks-data fortrolige. Den første metode til opretholdelse af fortrolighed afhænger af sikkerhedsfunktionerne indbygget i Microsoft Windows. Den anden metode er baseret på QuickBooks sikkerhedsfunktioner.

Brug af Windows-sikkerhed

Du kan bruge sikkerheden fra Microsoft Windows til at begrænse adgangen til en fil - enten en programfil eller en datafil - til bestemte brugere. Dette betyder, at du kan bruge Windows-sikkerhedsniveau til at sige, hvem der kan og ikke kan bruge QuickBooks-programmet eller få adgang til QuickBooks-datafilen.

Hvis du allerede bruger Windows-sikkerhed, ved du (eller nogen på dit kontor), hvordan du bruger værktøjet til at forhindre uautoriseret adgang til (eller brug af) programfiler og datafiler. Hvis du vil bruge Windows-sikkerhed til QuickBooks, kan du blot anvende din eksisterende generelle viden til QuickBooks-programfilen eller QuickBooks-datafilen.

Hvis du ikke allerede bruger Windows-sikkerhed, behøver du ikke at gå i besvær med at lære Windows's komplicerede sikkerhedssystem. Du kan bruge den enklere QuickBooks-sikkerhed.

Brug af QuickBooks-sikkerhed

Du kan beskytte fortroligheden af ​​dine QuickBooks-data ved at tildele en adgangskode til en QuickBooks virksomhedsdatafil. Du kan gøre dette under QuickBooks installationsproces. Du kan også oprette en adgangskode ved at vælge kommandoen Company → Change Your Password. Når du vælger denne kommando, viser QuickBooks dialogboksen Skift QuickBooks Password.

Dialogboksen Skift QuickBooks Password.

For at oprette en adgangskode skal du blot indtaste samme adgangskode i både tekstboksen Ny adgangskode og tekstfeltet Bekræft nyt kodeord. Bemærk, at din adgangskode er knyttet til brugernavnet Admin (som står for administrator ). Hvis du endnu ikke har oprettet en adgangskode, har du ikke en gammel adgangskode, så du kan ikke se et tekstboks med det gamle kodeord. Hvis du arbejder med et administratoradgangskode, skal du også stille et udfordringsspørgsmål og svare. (Dette vil lade dig gendanne din adgang til din QuickBooks-fil, hvis du glemmer administratoradgangskoden.)

Selvfølgelig vil du indstille dit kodeord, så ingen (ikke engang en computer) muligvis kan gætte det. Det betyder, at dit kodeord ikke skal være et ord i en ordbog. Dit kodeord bør også ikke være et nummer. Og dit kodeord især bør ikke være et ord, en sætning eller et navn, som en eller anden medarbejder nemt kan finde ud af. De bedste adgangskoder (fra et sikkerhedssynspunkt) er uensartede kombinationer af bogstaver og tal, som f.eks. f34t5s eller s3df43x2. Og en anden ting. Længere er bedre.

Når du har angivet dit kodeord, skal du ændre det med jævne mellemrum. For at ændre dit kodeord vælger du også kommandoen Company → Change Your Password. QuickBooks viser igen dialogboksen Skift QuickBooks Password. Denne gang skal du indtaste dit gamle kodeord i tekstboksen Skift adgangskode. Derefter skal du indtaste din nye adgangskode i både tekstboksen Ny adgangskode og tekstfeltet Bekræft nyt kodeord.

QuickBooks kræver et brugernavn og en adgangskode, før den åbner virksomhedens datafil. Hvis du f.eks. Tildeler en adgangskode til din virksomheds datafil, når QuickBooks starter, viser den QuickBooks login dialogboksen, hvor du indtaster dit brugernavn og adgangskode, og klik derefter på OK. QuickBooks åbner datafilen. Hvis du ikke kan levere adgangskoden, åbner QuickBooks ikke datafilen.