Hvordan man vedligeholder god regnskabskontrol med QuickBooks - dummies

QuickBooks tillader flere brugere. Mange virksomheder, efter at de er vokset til en vis størrelse, skal understøtte flere brugere med adgang til regnskabsoplysninger og evnen til i visse tilfælde at skabe regnskabstransaktioner. Desværre skaber flere regnskabssystembrugere risiko for virksomhedsejeren.

Ved at have adgang til regnskabssystemet kan brugere enten ved et uheld indføre fejl i regnskabssystemet eller desværre forsætligt bedrage en virksomhed. Af disse årsager er der en liste over nogle QuickBooks-kontrolteknikker, som en virksomhedsejer eller forretningschef kan bruge til at minimere utilsigtede fejl og minimere muligheden for tyveri.

Sammenlign regelmæssigt antal fysiske lagerbeholdninger med lagerregnskaber. Lagerbeholdningen krymper desværre. Mennesker - nogle gange medarbejdere, men ofte pseudokunder som shoppere - stjæler opgørelse. Derfor er en ting, du skal gøre både for at minimere dine tab på lageret og for at opretholde nøjagtige regnskaber, jævnligt sammenlignet med fysiske tæller af din beholdning med, hvad dine regnskabsposter viser.

Denne tilgang til ofte at tælle de mest værdifulde og nemmeste at stjæle elementer udfører to ting:
- Lagerkrympning identificeres hurtigt.
- Virksomhedsejeren kan minimere lagerkrympning ved at identificere typen af inventar, der oftest bliver stjålet eller endda, når opgørelsen oftest bliver stjålet.
Afstem bankkonti. En ting, som virksomhedsejere skal gøre, er at forene deres egne bankkonti. Ofte opstår medarbejderstyveri af regnskabspersonale, da medarbejderne regner med, hvordan man skriver checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke ser. En sikker måde at finde en fiktiv og svigagtig transaktion på er at få ejeren afstemme kontoudskriftet.

Hvis ejeren afstemmer kontoudskriftet, kan hun sammenligne bankens regnskabsføring af kontoen med virksomhedens QuickBooks regnskabsposter. Eventuelle åbenlyse uoverensstemmelser kan løses, hvilket betyder, at QuickBooks regnskabsposter er mere præcise. Derudover har enhver flaky, mistænkelig transaktion tendens til at blive indlysende, når virksomhedsejeren ser nøje på checks.
Segregate regning fra fysisk varetægt, hvor det er muligt. I en lille virksomhed er det svært at altid adskille regnskabsføringen for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet.Det er for eksempel svært at adskille lagerbeholdningen fra fysisk forvaring eller adgang til opgørelsen.
Træn medarbejdere i brug af QuickBooks. Du bør træne medarbejdere til at bruge QuickBooks, hvis du har en forretning af enhver størrelse af to grundlæggende grunde:
- Nogen, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelige til at lave utilsigtede fejl.
- Beskidte regnskabsmaterialer camouflage medarbejder tyveri.
Luk din QuickBooks-fil. Hvis du tager en Principper for regnskabskursus, vil du opdage, at lukning betyder et sæt bogføringsprocedurer, som nogen udfører for at nulstille indtægts- og omkostningsregnskaber, således at man i starten af det nye år kan beregne indtægter og udgifter nemt. I QuickBooks betyder lukning noget anderledes.

Men du vil stadig lukke QuickBooks-filen for at bevare integriteten af dine data. Sådan gør du: Vælg kommandoen Rediger → Indstillinger, vælg Regnskab, vælg fanen Firmaindstillinger, og klik derefter på knappen Indstilling af dato for dato / adgangskode til slutdato. Når QuickBooks spørger dig, skal du angive en lukkedato og adgangskode.

Når du har angivet disse oplysninger, forbyder eller begrænser QuickBooks brugere at ændre eller indtaste transaktioner dateret før slutningsdatoen. (Kun personer med adgangskoden kan foretage ændringer eller indtaste transaktioner med datoer tidligere end lukkedato.)
Administrer dit QuickBooks regnskabssystem. Mange virksomhedsejere ser ikke regnskabssystemet som noget andet end et værktøj til at producere fakturaer, lønsedler og oplysninger, der kræves for den årlige selvangivelse. Desværre betyder det fjerne forhold til regnskabssystemet, at virksomhedsejere ofte ikke føler sig meget nødt til aktivt at styre, hvad der sker med regnskabssystemet.

Et regnskabssystem skal være et værktøj, som du bruger til bedre at styre din virksomhed. Og det kan det være. Men hvis det bliver et værktøj til bedre at administrere din virksomhed, skal du administrere systemet.

Du kan ret nemt sørge for, at folk gør de slags ting, de skal gøre ved at lave nogle enkle tjeklister.

En prøve Månedlig regnskabsopgave-liste

Opgave	Afsluttet?
Data sikkerhedskopieret og flyttet offsite
Bankkonti forsonet
Alle fakturaer, kreditnotaer, udsagn
Eventuelle spændingsregnskaber ryddet op
Regnskabsmeddelelser leveret
Undtagelser rapporteret (for eksempel forfaldne fakturaer, regninger, indkøbsordrer, understøttede varebeholdninger)