Sådan opretholder du god regnskabskontrol med QuickBooks 2011 - dummies

Mange virksomheder, efter at de vokser til en vis størrelse, skal understøtte flere QuickBooks-brugere med adgang til regnskabsoplysninger og evnen, i nogle tilfælde at skabe regnskabstransaktioner. Desværre skaber flere brugere af regnskabssystemet risiko for virksomhedsejeren.

Ved at have adgang til QuickBooks kan brugere enten ved et uheld indføre fejl i regnskabssystemet eller desværre forsætligt bedrage en virksomhed. Her er en liste over nogle QuickBooks-kontrolteknikker, som en virksomhedsejer eller forretningschef kan bruge til at minimere utilsigtede fejl og muligheden for tyveri:

• Sammenlign regelmæssigt antal fysiske lagerbeholdninger med lagerregnskaber. Denne fremgangsmåde opnår to ting:

  • Lagerkrympning identificeres hurtigt.

  • Virksomhedsejeren kan minimere lagerkrympning ved at identificere typen af ​​inventar, der oftest bliver stjålet eller endda, når opgørelsen oftest bliver stjålet.

• Afstem bankkonti. En ting, som virksomhedsejere skal gøre, er at forene deres egne bankkonti. Ofte opstår medarbejderstyveri af regnskabspersonale, da medarbejderne regner med, hvordan man skriver checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke ser. Hvis ejeren afstemmer kontoudskriftet, kan hun sammenligne bankens regnskab for kontoen med virksomhedens QuickBooks regnskabsregistre.

• Segregering regnes fra fysisk varetægt, hvor det er muligt. I en lille virksomhed er det svært at altid adskille regnskaberne for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet. Uanset hvor du kan adskille fysisk forældremyndighed fra regnskab, sker der en indbygget fejlkontrol. Den person, der foretager regnskabsmæssig behandling, kontrollerer indirekte de fysiske varemænds opbevaring af aktivet. Du kan bede din CPA om hjælp til at udarbejde måder at adskille fysisk varetægt fra aktiver fra bogføring og bogføring.

• Træn medarbejdere, hvordan man bruger QuickBooks. Du bør træne medarbejdere til at bruge QuickBooks, hvis du har en forretning af enhver størrelse af to grundlæggende grunde:

  • Nogen, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelige til at lave utilsigtede fejl.

  • Beskidte regnskabsmaterialer camouflage medarbejder tyveri. Uddannelse betyder ikke kun mere nøjagtige regnskaber, men også, at du er mindre tilbøjelig til at få et miljø, der fremmer tyveri eller forstyrrelse.

• Administrer dit QuickBooks regnskabssystem. Et regnskabssystem skal være et værktøj, som du bruger til bedre at styre din virksomhed. For at systemet skal fungere, skal du administrere det pågældende system. Du kan hellere nemt sørge for, at folk gør de slags ting, de skal gøre ved at lave nogle enkle tjeklister. Du kan bruge disse som udgangspunkt for at opbygge din egen liste over ting, som regnskabskonsulenten eller kontorchefen skal gøre hver måned eller i slutningen af ​​hvert år.

En stikprøve månedlig regnskabsopgave

• Data sikkerhedskopieret og flyttet offsite

• Bankkonti forsonet

• Alle fakturaer, kreditnotaer, udsagn ud

• Eventuelle suspensionskonti ryddet op

• Regnskaber leveret

• Undtagelser indberettet (for eksempel forfaldne fakturaer, regninger, indkøbsordrer, lagerførte varebeholdninger)

En stikprøve Årlig regnskabsliste

• Juster prøvebalance

• Brænd cd med årsskiftet tal til permanent registrering

• Overvej at rydde opdatafiler, hvis de er store

• Luk år, når det virkelig er gjort