Hvordan man laver QuickBooks 2014 Data File Copy - dummies

QuickBooks 2014 gør det lettere for revisorer at arbejde med klientdatafiler. Overvej dette scenario: Du har en kunde, der har brug for hjælp til at afslutte regnskabsårets regnskab.

Du har to valg. For det første kan du køre over til sin butik, sandsynligvis sidder fast i trafikken undervejs, og find dig selv undrende om du kan regne klienten $ 150 for din rejsetid. For det andet kan du få klienten til at bruge Accountant's Copy-funktionen til QuickBooks til at sende dig en kopi af QuickBooks-datafilen.

Du kan gennemlæse denne revisors kopi af datafilen, foretage eventuelle rettelser eller ændringer, der passer, og send derefter de ændringer, der skal returneres til klienten. Klienten kan nemt importere disse ændringer til sin eksisterende QuickBooks-fil og gå ud på sin glædelige måde. Temmelig pænt, ikke?

Din klient opretter revisorens kopi af QuickBooks-datafilen ved at bruge sin version af QuickBooks og den rigtige datafil, og opretter enten en fil, som han eller hun sender til dig (f.eks. Via mail eller via e- mail) eller at Intuit, maker af QuickBooks, sender til dig. Heldigvis er processen meget ligetil enten.

Her er hvad din klient skal gøre, hvis kunden vil tage sig af at sende filen til dig:

1. Vælg filen → Revisorens kopi → Klientaktiviteter → Gem filkommando.

   

   QuickBooks viser en meddelelse, der spørger klienten, om han vil

   • En bogførerens kopi af filen

   • En bærbar eller sikkerhedskopi af filen

   Du kan også oprette en revisors kopi ved at vælge Arkiv → Opret kopi og derefter klikke på bogholderens kopi-knap.

   En bærbar fil er en reel, levende kopi af QuickBooks-datafilen, der er blevet lidt scrunched i størrelse, så det er lettere at flytte rundt (f.eks. Ved at sende filen som en vedhæftet fil). En backup-fil er en anden kopi af QuickBooks-filen, du opretter (normalt), så du får en kopi af filen, hvis der sker noget dårligt med den originale QuickBooks-datafil.

2. Vælg Revisor Kopier, og klik derefter på Næste for at fortsætte.

3. Angiv en opdelingsdato.

   Når en klient klikker på knappen Næste for at fortsætte med oprettelsen af ​​en revisors kopi, beder QuickBooks ham om opdelingsdatoen. Transaktioner, der falder inden denne dato, kan kun redigeres inden for revisorens kopi. Transaktioner, der falder efter denne dato, kan redigeres inde i både revisorens kopi og klientens kopi.

4. Klik på Næste for at fortsætte.

   Der vises en anden besked, der fortæller klienten, at QuickBooks skal lukke alle vinduerne for at oprette en revisors kopi.QuickBooks kan også fortælle klienten at indsætte en disk.

5. Klik på OK, og indsæt disken (hvis det er nødvendigt).

   QuickBooks viser en opdateret dialogboksen Gem bogholderens kopi.

   

6. Navngiv revisorens kopi.

   Brug feltet Filnavn i dialogboksen Gem bogholderens kopi til at navngive revisorens kopi af QuickBooks-datafilen. Hvis det er nødvendigt, kan klienten også bruge rullemenuen Gem i, for at angive, hvor revisorens kopi af QuickBooks-datafilen skal gemmes.

   Klienten skal huske, hvor revisorens kopi af filen bliver gemt. Denne fil gives til revisor - via e-mail eller snail mail eller på en disk - så han kan bruge den.

7. Opret filen.

   Når kunden navngiver revisorens kopi af datafilen og angiver, om nødvendigt, hvor revisorens kopi skal gemmes, klikker klienten på Gem. QuickBooks gemmer en revisors kopi af QuickBooks datafilen.

   Derefter overføres denne datafil til kunden til revisor. Med andre ord skal klienten snail-mail eller e-mail filen.

   Din e-mail-udbyder kan begrænse størrelsen på vedhæftede filer (herunder QuickBooks-filer), som du kan sende via e-mail. Hvis størrelsen gør dig i stand, kan du uploade QuickBooks-filen på Intuit-webstedet ved at vælge Arkiv → Revisorens kopi → Klientaktiviteter → Send til Revisor. Intuit sender revisor en besked med et klikbart link, som hun kan bruge til at gribe filen.

   Revisor kopier bruger tre filtyper. Revisoroverførselsfilen (med filtypen. Qbx) er, hvad en klient opretter og giver til revisor. Den egentlige revisors kopi (med qba-filtypen) er, hvad revisor arbejder med, efter at han eller hun har åbnet Revisoroverførselsfilen. Endelig er der eksportørfilen (med filnavnet. Qby), som indeholder de ændringer, der går tilbage til klienten.

Det kan naturligvis ikke være din klient, der tager disse trin; du må muligvis gøre det beskidte arbejde. I begge tilfælde er det dog sådan, processen virker. Bemærk dog, at realtidsbesparelser for revisor og omkostningsbesparelser til klienten opstår, når du kan få klienten til at vælge kommandoen og arbejde med dialogboksen.

Så kan du opkræve fakturabel tid for faktisk at arbejde med QuickBooks data snarere end for fiddle-faddling med filen.