Sådan administreres du med et QuickBooks 2012-budget - dummies

Når du har optaget dit budget i QuickBooks 2012, Du kan sammenligne dine faktiske økonomiske resultater med budgetterede beløb ved at vælge kommandoer i undermenuen Budget og prognoser, som QuickBooks viser. Når du vælger kommandoen Rapporter → Budgetter og prognoser, indeholder QuickBooks flere budgetteringsrapporter, der beskrives i følgende liste:

• Budgetoversigt: Denne rapport opsummerer dine budgetterede beløb. Du kan bruge den til at se på og fejlsøge dit budget.

• Budget vs Faktisk: I denne rapport kan du sammenligne budgetterede resultatopgørelsesoplysninger med faktiske resultatopgørelsesoplysninger. Rapporten giver dig derfor mulighed for at sammenligne dine forventede indtægter og udgifter til de faktiske indtægter og udgifter.

• Resultatopgørelse: Denne rapport giver dig mulighed for at sammenligne dine faktiske indtægter, udgifter og overskud med dine budgetterede indtægter, udgifter og overskud.

• Budget vs Faktisk graf: Denne graf er ikke en rapport. Det er et diagram, der viser budgetterede og faktiske oplysninger.

• Prognoseoversigt: Denne rapport opsummerer en QuickBooks-prognose. En prognose er dybest set en forudsigelse om din fremtidige omsætning og pengestrømme. Du bruger prognoser til at gøre "hvad hvis" planlægning.

• Prognose vs Faktisk: Denne rapport sammenligner en prognose med, hvad der faktisk skete.

Måden du bruger en budgeteringsrapport på, er nøglen - og det er også hemmeligheden at få værdi fra din budgettering. Med et velkonstrueret budget for almindelig sans kan du se efter afvigelser mellem dit budget og dine faktiske økonomiske resultater.

Du vil bruge dit budget til at finde frem til situationer, hvor for eksempel et udgiftsobjekt er for lavt, et aktivelement er for højt, eller noget indtjeningsnummer ligger bag det, du forventer. Afvigelser mellem forventede resultater og faktiske resultater indikerer uventede resultater. Uventede resultater tyder ofte på problemer eller muligheder.

Tænk på følgende eksempler på varians og hvad afvigelserne kan indikere:

• Månedlige indtægter er $ 40 000 i stedet for $ 50 000. Månedlige indtægter, der er 20 procent mindre end forventet, kan indikere problemer med dit produkt, problemer med din salgsstyrke eller problemer med dine kunder. Under alle omstændigheder, hvis salget kun udgør 80 procent af det, du forventer, skal du sandsynligvis gennemføre øjeblikkelig korrigerende handling.

• Beholdningsbalancen er i gennemsnit $ 50.000 ved månedens ende i stedet for $ 100.000 ved månedens udgang. At have en lavere end forventet beholdningsbalance kan være enten god eller dårlig. Slutbeholdningsbalancen, der er halvdelen af ​​det, du forventer, kan indikere, at du sælger produkter meget hurtigere end du havde forventet (og derfor bør du øge din lagerinvestering og køb af lager).

  At have en lav investein investering kan også betyde, at du simpelthen ikke får materialer fra dine leverandører så hurtigt som du har brug for dem, og som følge heraf er du i stor risiko for at miste salget på grund af utilstrækkelig lagerbeholdning niveauer.

• Forsknings- og udviklingsudgifter svarer til $ 50.000 pr. År i stedet for $ 25.000 om året. Forsknings- og udviklingsomkostninger, der er dobbelt så meget, som du forventer, synes dårligt. Hvordan kan det være godt at bruge dobbelt så meget på bekostning som du forventer? Men fordobling af dine forsknings- og udviklingsudgifter kan være godt, hvis du uventet investerer i noget lovende nyt produkt, ide eller teknologi.

• Salget til en bestemt kundeklasse er 50 procent højere. Antag at du brugte klasser til at spore salg til kunder inden for landet og uden for landet. Hvis du ser det, er det ganske uventet, at salget til kunder uden for landet er 50 procent højere end det du forventer, at variansen kan indikere en mulighed for at sælge endnu mere uden for landet.

  Måske med større indsats og energi kan kunder uden for landet blive en endnu større del af din virksomhed. Afvigelser identificerer undertiden muligheder, som du ellers ville savne.