Hvordan man planlægger dit QuickBooks 2014-system - dummies

Hvis du forstår et par store billedpunkter - hvad gør regnskab og hvad regnskabssystemer gør - lige fra starten, Jeg finder ud af, at QuickBooks Setup-processen giver en hel del mere mening.

Hvilket regnskab gør

Tænk over, hvad regnskab gør. Folk kan argumentere om de små detaljer, men de fleste vil være enige om, at regnskaber gør følgende fire vigtige ting:

• Måler overskud og tab

• Rapporter om en virksomheds finansielle situation (dets aktiver, passiver og nettoværdi)

• Giver detaljerede regnskaber over aktiver, passiver og ejerandelskonti

• Leverer finansielle oplysninger til interessenter, især for ledelsen

Hvilke regnskabssystemer gør

Kig nu et kort kig på hvilke regnskabssystemer, eller i hvert fald på hvilke små virksomhedsregnskabssystemer, som normalt gør:

• Udarbejd regnskab, herunder resultatopgørelser, balancer og andre regnskabsrapporter.

• Generer forretningsskemaer, herunder checks, lønsedler, fakturaer, kundeopgørelser og så videre.

• Opbevar detaljerede oversigter over hovedkonti, herunder kontanter, tilgodehavender (beløb, som kunder skylder et firma), gældsforpligtelser (beløb, som en virksomhed skylder sine leverandører), varebeholdninger, anlægsaktiver mv.

• Udfør specialiserede informationsstyringsfunktioner. For eksempel i udgiverbranchen betaler bogudgivere ofte forfattere royalties. Så royalty regnskab er en opgave, som bogforlagernes regnskabssystemer typisk skal gøre.

Hvad QuickBooks gør

Okay, efter at du har forstået, hvad regnskab gør og hvad regnskabssystemer typisk gør, kan du se med nogle perspektiver, hvad QuickBooks gør:

• Producerer regnskaber

• Genererer mange almindelige forretningsformer, herunder checks, paychecks, kundefakturaer, kundeopgørelser, kreditnotaer og købsordrer

• Indeholder detaljerede oversigter over en håndfuld hovedkonti: kontanter, tilgodehavender, konti og lagerbeholdning i simple indstillinger

QuickBooks gør tre af de fire ting, som du ville forvente et regnskabssystem at gøre. QuickBooks leverer dog ikke de specialiserede regnskabsmaterialer. For eksempel gør QuickBooks ikke royaltyregnskaber.

Og nu for de dårlige nyheder

Så QuickBooks gør tre af de fire ting, som regnskabssystemer gør, men det gør ikke alt. QuickBooks er ofte en ufuldstændig regnskabsløsning. Vær derfor forsigtig med at indstille dine forventninger. Normalt skal du også finde ud af løsninger til nogle af dine særlige regnskabskrav.

QuickBooks giver brugere og virksomheder stor fleksibilitet. Så tilbage til det foregående eksempel kan en bogudgiver gøre meget af hvad det skal gøre for royaltyregnskab i QuickBooks. Dette royalty regnskabsarbejde kræver blot en vis mængde fiddling, da virksomheden er ved at oprette QuickBooks.

QuickBooks (eller i hvert fald de mest populære versioner af QuickBooks) har imidlertid nogle få betydelige svagheder:

• QuickBooks Pro leverer ikke en god måde at håndtere fremstillingen af ​​inventar. QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions understøtter dog simpel fremstillingsregnskab.

  Og QuickBooks Enterprise Solutions giver nogle yderligere lagerstyringsfunktioner (flere lagerbeholdningssteder, antal og serienummersporing og FIFO-omkostninger) som led i sin Advance Inventory-funktion. (Disse versioner af QuickBooks hjælper dig med at redegøre for processen med at omdanne råvarer til færdige varer og også beskæftige sig med nogle rigtige lagerkompleksiteter.)

• Kun QuickBooks Enterprise Solutions håndterer situationen for lagring af lager på flere steder. Med andre ord viser QuickBooks Pro og QuickBooks Premier simpelthen for eksempel, at du har 3, 000 widgets. Det giver dig ikke mulighed for at holde øje med, at du har 1.000 widgets på lageret, 500 widgets i butik A og 1, 500 widgets i butik B.

På trods af at QuickBooks kan være en ufuldstændig løsning og muligvis ikke håndterer beholdningen som du vil eller har brug for, er QuickBooks stadig en meget god løsning. Nej, vent, det er ikke rigtig stærkt nok. Hvad QuickBooks gør, det gør det meget godt.

Det er langt mere sandsynligt, at et regnskabsprogramvareprodukt med 600 brugere f.eks. Vil blive afbrudt i stedet for et produkt som QuickBooks, som har 4 millioner kunder.