Når du har lavet et faktura i QuickBooks 2016 - dummies

Når du har gennemført alt det indledende arbejde, er du ved at udarbejde en faktura med QuickBooks 2016 et snap. Uden yderligere ado, hvordan oprettes en faktura:

1. Vis vinduet Opret fakturaer ved at vælge Kunder → Opret fakturaer.

   Vinduet Opret fakturaer vises.

   

   vinduet Opret fakturaer.

2. Vælg den skabelon eller fakturaformular, du vil bruge, på rullelisten Skabelon, der findes øverst til højre.

   Hvilken en vises som standard afhænger af, hvad du fortalte QuickBooks om din virksomhed under QuickBooks Setup. Du kan også oprette din egen.

3. Identificer kunden og om nødvendigt jobbet ved hjælp af rullemenuen Kunde: Job.

   Rul gennem rullemenuen Kunde: Job, indtil du ser kunden eller jobnavnet, du har brug for; klik derefter på det.

4. (Valgfrit) Tildel en klasse til fakturaen.

   Hvis du bruger klasser til at spore udgifter og indtægter, skal du aktivere rullemenuen Klasse og vælge en passende klasse for fakturaen. Hvis du vil aktivere eller deaktivere denne handy måde at kategorisere transaktioner på, skal du vælge Rediger → Indstillinger, klikke på Bogføring til venstre, klikke på fanen Firmaindstillinger og derefter markere eller fjerne markeringen i Brug klassesporing.

5. Giv faktura dato.

   Tryk på faneblad flere gange for at flytte markøren til tekstfeltet Date. Indtast derefter den rigtige dato i MM / DD / ÅÅÅÅ-format. Du kan også bruge følgende hemmelige koder til at ændre datoen:

   • Tryk på + (plus-symbolet) for at flytte datoen fremad en dag.

   • Tryk på - (minus symbolet) for at flytte datoen tilbage en dag.

   • Tryk på T for at ændre datoen til dagens dato.

   • Tryk på M for at ændre datoen til den første dag i måneden.

   • Tryk på H for at ændre datoen til den sidste dag i måneden.

   • Tryk på Y for at ændre datoen til den første dag i året.

   • Tryk på R for at ændre datoen til den sidste dag i året.

   Du kan også klikke på knappen på højre side af feltet Date for at vise en lille kalender. For at vælge en dato fra kalenderen skal du blot klikke på den dato, du vil have.

6. (Valgfrit) Indtast et faktura nummer i tekstfeltet Faktura #.

7. Fix billen for at adressere, hvis det er nødvendigt.

   QuickBooks griber faktureringsadressen fra kundelisten.

8. Fastgør skibet til adresse, hvis det er nødvendigt.

   QuickBooks griber også forsendelsesadressen fra kundelisten.

9. (Valgfrit … slags) Giv indkøbsordrenummeret i tekstfeltet P.O. Nummer.

   Hvis kunden udsteder indkøbsordrer (PO'er), skal du indtaste nummeret på den købsordre, der tillader dette køb.

10. Angiv betalingsbetingelserne ved at vælge en indstilling i rullemenuen Vilkår.

11. (Valgfrit) Navngiv salgsrepræsentanten.

    Hvis du vil spore salg fra salgsrepræsentant, skal du bruge rullemenuen Rep. For hurtigt at tilføje en salgsrepræsentant, vælg Tilføj ny og brug derefter de handy-dandy dialogbokse, som QuickBooks viser. For at arbejde med Sales Rep listen, vælg Lister → Kunde & Leverandør Profil Lister → Salgs Rep List.

12. Angiv leveringsdatoen, hvis det er noget andet end fakturadato.

13. Angiv fragtmetoden.

14. Angiv FOB-punktet ved at bruge tekstfeltet F.O. B.

    FOB står for fri om bord. FOB-punktet er vigtigere end det, der først forekommer, fordi FOB-punktet bestemmer, hvornår overdragelsen af ​​ejerskab opstår, hvem betaler fragt, og hvem bærer risikoen for skade på varerne under forsendelsen.

    Hvis en forsendelse er fri om bord på forsendelsesstedet, overgår ejendomsretten til de solgte varer til køberen, så snart varerne forlader sælgerens fragtdok. I dette tilfælde betaler køberen fragt og bærer risikoen for skibsfart.

    Hvis en forsendelse er fri ombord på bestemmelsesstedet, overføres ejendomsretten til de varer, der sælges, til køberen, så snart varerne ankommer til køberens skibsdok. Sælgeren betaler fragt og bærer risikoen for skibsfart.

15. Indtast hvert element, du sælger.

    Flyt markøren til den første række af mappen / varekode / beskrivelse / pris hver / mængde / skattefelt. Når du har flyttet markøren til en række i listeboksen, ændrer QuickBooks elementkoden til en rulleliste. Aktivér produktkodens rulleliste for den første tomme række i listefeltet, og vælg derefter elementet.

    Hvis du har brug for andre elementer på fakturaen, skal du bruge de resterende tomme rækker i listefeltet til at indtaste hver enkelt.

16. Indtast særlige emner, som fakturaen skal indeholde.

    For at beskrive nogle af de specielle genstande aktiverer du produktkodens rulleliste for den næste tomme række og vælger derefter det specielle emne.

    Hvis du vil inkludere en rabat vare og have den gældende for flere elementer, skal du holde en Subtotal vare på fakturaen efter opgørelsen eller andre varer, du vil rabat. Derefter skal du holde en rabat vare direkte efter den subtotale vare. QuickBooks beregner rabatten som en procentdel af den subtotale.

17. (Valgfrit) Tilføj en kundebesked.

    Klik i feltet Kundemeddelelse, aktiver rullelisten, og vælg en smart kundemeddelelse. For at tilføje kundebeskeder til kundemeddelelseslisten, vælg alternativet Tilføj nyt og udfyld derefter dialogboksen, som QuickBooks viser.

18. Angiv momsafgiften.

    Hvis det ikke er korrekt, skal du flytte markøren til skatlisten, aktivere rullemenuen og vælge den rigtige salgsafgift.

19. (Frivilligt valgfrit) Tilføj et notat.

    Du kan tilføje en notatbeskrivelse til fakturaen, hvis du vil. Dette notat udskrives ikke på fakturaer - kun på kundeerklæringen.

    

    Et udfyldt Opret fakturaer vindue.

20. Hvis du vil forsinke udskrivning af denne faktura, skal du markere afkrydsningsfeltet Udskriv senere, der vises med båndet af knapper og bokse over hoveddelen af ​​vinduet Opret fakturaer.

21. Gem fakturaen ved at klikke på knappen Gem og Ny eller Gem & Luk knappen nederst i vinduet.

    QuickBooks gemmer fakturaen, der er på skærmen.