Hvordan man skriver og sender fakturaer i QuickBooks 2011 - dummies

Når du har oprettet dine fakturaer, giver QuickBooks 2011 dig mere end en måde at sende dem ud. Hvis dine kunder accepterer e-mailede fakturaer, kan QuickBooks sende dem til den relevante kontakt via din internetforbindelse. Hvis de foretrækker at få dem gennem standard mail, kan du udskrive dem, stemple dem og sende dem på deres vej.

Udskriv fakturaer

Du kan udskrive fakturaer og derefter sende de trykte fakturaer på flere forskellige måder:

• Du kan udskrive individuelle fakturaer ved at klikke på knappen Udskriv øverst i vinduet Opret fakturaer.

• Du kan også udskrive et parti af fakturaer ved at klikke på pileknappen ved siden af ​​knappen Udskriv, vælge Udskriv sats fra menuen, som QuickBooks viser, og derefter bruge dialogboksen Vælg fakturaer til udskrivning (som QuickBooks viser) for at vælge At være trykte fakturaer til udskrivning. Når du har valgt de fakturaer, du vil udskrive, skal du klikke på OK.

Den menu, som QuickBooks viser, når du klikker på knappen Udskriv, indeholder en Preview-kommando. Du kan vælge Preview-kommandoen for at se en forhåndsvisning af den udskrevne faktura.

E-mail fakturaer

Du kan e-maile en faktura fra QuickBooks. For at gøre dette skal du klikke på Send-knappen og vælge kommandoen Mailfaktura fra den menu, som QuickBooks viser. (Send-knappen vises øverst på skærmbilledet Opret faktura.) Når QuickBooks viser dialogboksen Send faktura, skal du angive hvilken e-mail-konto du vil bruge (Web-mail, et e-mail-program som Microsoft Outlook eller QuickBooks e-mail system), angiv e-mail-adressen og eventuelt en ny e-mail-besked. Klik derefter på Send nu for at sende fakturaen.

Alternativt kan du klikke på knappen Send senere for at batche dine e-mailfakturaer til senere levering. Hvis du vil sende alle dine fakturaer i et parti senere, klikker du på pileknappen ved siden af ​​Send-knappen øverst i vinduet Opret fakturaer og vælger kommandoen Send batch fra menuen, som QuickBooks viser.

Første gang du klikker på knappen Send, kan QuickBooks bede dig om at beskrive din e-mail-konto eller -konti.