Hvordan man hurtigt kan sikkerhedskopiere QuickBooks 2016 - dummies

Du har travlt. Du har ikke tid til at narre rundt med QuickBooks. Du vil bare gøre et acceptabelt job med at sikkerhedskopiere, og du har besluttet, hvor ofte du planlægger at gøre det. Lyder som din situation? Følg derefter disse trin:

1Indstil en tom disk / disk i det pågældende drev.

Du kan sikkerhedskopiere enhver flyttbar disk, herunder flashhukommelsesenheder, bærbare harddiske og skrivbare cd'er. Bemærk dog, at Intuit (maker af QuickBooks) anbefaler, at du ikke bruger kommandoen QuickBooks backup til at flytte en backup-fil på en cd.

Intuit anbefaler i stedet at sikkerhedskopiere filen til harddisken og derefter bruge kommandoen Windows File Copy til at brænde filen på disken. Denne løsning har tendens til at løse nogle af de cd-skrivningsproblemer, folk oplever, når de sikkerhedskopieres direkte til en cd fra QuickBooks.

Du kan sikkerhedskopiere enhver fast disk, f.eks. Din harddisk eller en netværksdisk, men fordelene ved en flytbar disk er, at du kan gemme den på et andet sted. Som et kompromis kan du også bruge en netværksdisk. Du vil typisk ikke bruge din harddisk (selv om dette er bedre end ingenting), fordi en af ​​de katastrofer, der kan komme i vejen for dine QuickBooks-data, er en harddiskfejl.

Du kan også sikkerhedskopiere dine QuickBooks-filer til et online opbevaringsområde.

2 Hvis du gemmer data til mere end et firma, skal du sørge for, at det firma, hvis data du vil sikkerhedskopiere, er det aktive firma.

For at finde ud af om det rigtige firma er aktivt, skal du bare se på titelbjælken i QuickBooks-programvinduet, som navngiver det aktive firma. (Hvis du ikke kan huske at konfigurere flere filer, skal du ikke bekymre dig. Du har nok kun én fil - det sædvanlige tilfælde.)

3Vælg fil → Backup Company → Opret lokal backup for at starte backup operationen.

QuickBooks viser dialogboksen Opret sikkerhedskopiering.

Hvis du bruger QuickBooks i multi-user mode, skal du skifte til single-user mode, før du sikkerhedskopierer din fil. For at gøre dette skal du vælge Filer → Skift til enkeltbrugertilstand.

4Tell QuickBooks, hvor du vil sikkerhedskopiere QuickBooks-datafilen.

Når QuickBooks viser dialogboksen Opret sikkerhedskopiering, skal du angive placeringen for backupen ved at vælge enten Online Backup eller Local Backup-radioknappen.

For at sikkerhedskopiere din QuickBooks-fil lokalt, skal du vælge alternativet Lokal backup.

5 Beskriv, hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere din datafil.

Når den første dialogboks til oprettelse af sikkerhedskopiering stadig vises, skal du klikke på knappen Indstillinger. QuickBooks viser dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger, hvorfra du angiver, hvordan og hvornår QuickBooks sikkerhedskopierer din datafil:

Vælg en standardplacering. Angiv, hvor backupfilen skal placeres. Du kan også gøre dette ved at indtaste stienavnet på backupmappen i feltet Fortæl os hvor du vil gemme din sikkerhedskopieringskopier (den hurtige måde) eller ved at klikke på knappen Gennemse og derefter bruge dialogboksen Søg efter mappe, som Windows viser for at vælge en standard backup placering.

Finjustér sikkerhedskopiering. Dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger indeholder nogle afkrydsningsfelter, som du kan bruge til at finjustere den gamle QuickBooks-backupoperation. Afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopiering til filnavnet, hvis det er valgt, gør netop det, der står. Begræns antallet af sikkerhedskopier i denne mappe Til [X] afkrydsningsfeltet fortæller QuickBooks at begrænse antallet af sikkerhedskopier af din QuickBooks-fil, som den gemmer i backupmappen. Standardnummeret af sikkerhedskopier, der holdes ved hånden, er tre; det burde være fint.

Angiv sikkerhedskopieringsregeln. Du kan vælge påmind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker min virksomhedsfil hver gang [X] Tider for at fortælle QuickBooks, det skal minde dig så ofte for at sikkerhedskopiere. Som standard minder QuickBooks dig om hver fjerde gang du lukker en datafil, men du kan erstatte værdien i tekstboksen for at angive en anden sikkerhedskopieringsreferencefrekvens.

Vælg en dataverifikationsindstilling. QuickBooks giver tre dataverifikationsindstillinger: Komplet Verifikation (sikkert men langsomt), Hurtigere Verifikation (hurtig men ikke så grundig) og Ingen Verifikation (sparer dig lidt tid nu med risiko for store problemer senere). Indstillingen Komplet Verifikation er, hvad QuickBooks anbefaler.

Når du er færdig med dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger, skal du klikke på OK og derefter på Næste. QuickBooks viser den anden Create Backup dialogboks.

6Determin når QuickBooks skal sikkerhedskopiere din datafil.

Den anden dialogboksen Backup Wizard indeholder valgknapper, som du bruger til at planlægge, når du vil sikkerhedskopiere. For at angive, at du vil sikkerhedskopiere på stedet, skal du vælge knappen Gem det nu.

Bemærk: Første gang du sikkerhedskopierer din QuickBooks-fil ved hjælp af kommandoen Opret backup, spørger QuickBooks dig ikke, når det skal sikkerhedskopiere din datafil. QuickBooks sikkerhedskopierer netop datafilen, hopper over dette trin.

7 Bekræft backupfilens placering og navn.

Klik på Næste, når den anden dialogboks til sikkerhedskopiering vises. QuickBooks viser dialogboksen Gem backupkopiering.

Bare for at være på den sikre side, skal du bekræfte, at filnavnet og mappens placering, der vises i dialogboksen Gem backupkopiering, er korrekt. Hvis mappens placering ikke er korrekt, skal du vælge en ny mappestilling på rullelisten Gem i. Hvis filnavnet ikke er korrekt, rediger det navn, der vises i tekstfeltet Filnavn.

8Klik på Gem.

QuickBooks sikkerhedskopierer din datafil og viser en meddelelsesboks, der fortæller dig, at den har sikkerhedskopieret din fil. Meddelelsen giver også backupfilen og mappens placering.