Hvordan man registrerer betalbare transaktioner - dummier

Inden for QuickBooks 2012 har du mulighed for at arbejde med eller uden en kontosaldo. Hvis du vil, kan du registrere udgifter, når du skriver checks. Det betyder, at for at få en komplet liste over alle dine udgifter, skal du have indspillet checks, der betaler alle dine udgifter. Denne tilgang fungerer fint.

QuickBooks understøtter også en mere præcis tilgang til optagelsesudgifter. Ved at besvare et par spørgsmål i QuickBooks installationsproces kan du oprette en konto, der skal betales, hvilket kun er en konto, der sporer de beløb, som du skylder dine leverandører og andre leverandører.

Sådan registreres en faktura

Når du bruger en konto med kontokonto, indtaster du de regninger, du får fra leverandører, når du modtager dem.

Følgende tabel viser, hvordan denne transaktion er optaget. Journal Entry 5 debiterer automatisk kontoudgifter for $ 1, 000 og kreditter, der skal betales for $ 1, 000. Dette er den journalbog, der ville blive optaget af QuickBooks, hvis du købte $ 1, 000 af kontorartikler og derefter indtastede regningen i QuickBooks-systemet.

1 000

Konto Konto Betaling Konto> 1, 000 Sådan betaler du en faktura Når du senere betaler regningen, registrerer QuickBooks Journal Entry 6. I Journal Entry 6 debiterer QuickBooks konti, der skal betales for $ 1, 000 og kreditter for $ 1, 000. Nettoeffekten på Betalingsbetingelser kombinerer både køb og betaling er nul.

Det giver mening, ikke? Den tilgang, der vises i Journal Entries 5 og 6, tæller det beløb, som du skylder nogle leverandører eller leverandører som en forpligtelse, der skal betales, kun når du skylder pengene.

Kontoudskrift

1, 000

Kontant

1, 000

Når du optage Journal Entry 6 i QuickBooks, skal du angive navnet på den konto, der bliver debiteret. QuickBooks ved selvfølgelig, hvilken konto der skal krediteres - kontos skyldige konto. QuickBooks skal dog også kende udgiften eller aktivkontoen til debet.	QuickBooks behøver at vide, hvilken kontantkonto der skal krediteres, når du betaler et beløb, der skal betales. Du identificerer dette, når du skriver checken for at betale regningen.	Nogle andre betalingsposter
Her er et par yderligere punkter om Journal Entries 5 og 6:	Betalingsmetoden er mere præcis.
Betalingsmetoden, som er det, der vises i Journal Entries 5 og 6, er den bedste måde at registrere dine regninger på.Betalingsmetoden betyder, at du optager udgifter, når udgifterne rent faktisk opstår.	Som du måske allerede har regnet ud, er gældsbetalingsmetoden virkelig et spejlbillede af kundefordringens tilgang. Den store fordel ved den betalingsmetode, som du kan intuitere, er, at den holder styr på de beløb, du skylder leverandører og leverandører, og det anerkender udgifter, som de opstår, snarere end når du betaler dem (hvilket kan være lidt senere).

Ikke alle debet er for en udgift.

Journal Entry 5 viser debitering til en kontoudgiftskonto. Mange af de gældsforpligtelser, du optager, er skyldige beløb.

Men hver transaktion, der ikke skal betales, skyldes, at der opstår en vis omkostning. Du skal muligvis også registrere et køb af et aktiv - som f.eks. Et udstyr. I dette tilfælde går debet ikke til en udgiftskonto, men til en aktivkonto. Bortset fra denne mindre ændring virker transaktionen på samme måde.

Kan du gætte hvordan et køb af omkostninger eller anlægsaktiver bliver registreret, hvis du ikke bruger en kontos skyldig konto? I tilfælde af at du har betalt $ 1, 000 for kontorartikler, debiterer QuickBooks kontoudgifter for $ 1, 000 og kreditter kontant for $ 1, 000, når du skriver en $ 1, 000 check. Som en del af skrivningen af ​​checken identificerer du hvilken udgiftskonto der skal debiteres.

• Hvis du køber et udstyr på $ 1 000, ser journalpostet ud og virker på omtrent samme måde. Når du registrerer købet, debiterer QuickBooks aktivkontoen for $ 1, 000 og kreditter kontant for $ 1, 000. Igen bliver denne transaktion registreret, når du skriver checken for at betale for aktivet.