Hvordan man optager og udskriver checks fra QuickBooks - dummies

Det er klart, at enhver virksomhed skriver kontrol for at betale regninger og betale medarbejdere. QuickBooks indeholder en kommando og et vindue specifikt med det formål at optage og muligvis udskrive checks.

Følg disse trin for at optage eller udskrive checks:

1Vælg kommandoen Banking → Skrivcheck.

Når QuickBooks viser skrivekontrolvinduet, skal du bruge rullegardinlisten Bankkonto til at vælge den korrekte konto, hvorpå du skal skrive en check.

2 Brug feltet nr. (Tjek nummer) til at identificere tjeknummeret.

Hvis du ikke kender kontrolnummeret endnu, fordi du ikke har udskrevet checken, skal du lade feltet Nej være tomt. Vælg derefter afkrydsningsfeltet Udskriv senere, som vises på fanen Hoved i vinduet Skriv checks.

Når du vælger afkrydsningsfeltet Udskriv senere, viser QuickBooks sætningen Til udskriv i feltet Nej.

3 Brug feltet Date for at registrere den dato, hvor tjekken er skrevet eller vil blive skrevet.

Du kan indtaste checkdatoen i mm / dd / yyyy format. Du kan også indtaste datoer som simpelthen mmdd eller m / dd, og QuickBooks omdanner dem til mm / dd / yyyy. Således er 3/17, 0317 og 03/17/2014 alle gyldige måder at indtaste samme dato, hvis det nuværende år er 2014.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknap, der vises til højre for Datofelt. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en pop op-kalender. For at vælge en dag vist i kalenderen, klik på dagen. Pop-up-kalenderen indeholder også et par knapper, som du kan klikke for at rulle frem og tilbage gennem månederne.

4Under Betal til Ordre af felt for at identificere den person eller virksomhed, du betaler med checken.

Hvis den check, du optager, er den første check, du nogensinde har udbetalt til modtageren, skal du indtaste modtagerens navn i feltet Betal til ordre.

Hvis du tidligere har betalt betalingsmodtageren, kan du klikke på pileknappen i højre ende af feltet Betal til ordre af. Når du gør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalingsmodtagere. Du kan vælge en betalingsmodtager fra denne liste ved at klikke på navnet.

5Vælg markøren i feltet Dollars (eller beløb) og indtast tjekningsbeløbet.

QuickBooks skriver ud af checkbeløbet på linjen under feltet Betal til ordre af.

6 (Valgfrit) Giv en adresse.

Hvis du vil, kan du bruge adresseblokken til at angive betalingsmodtagerens adresse. Bemærk, at QuickBooks skriver betalingsmodtagerens navn på den første linje i adresseblokken, når du udfylder feltet Betal til ordren. Du kan tilføje de andre linjer til adresseblokken manuelt.

7 (Valgfrit) Giv en notatbeskrivelse.

Du kan bruge memo-feltet til at levere eller optage yderligere oplysninger. Hvis du vil udskrive tjekken, kan du f.eks. Bruge memo-feltet til at identificere dit kontonummer eller det fakturanummer, som checken betaler.

8 (Valgfrit) Vælg afkrydsningsfeltet Pay Online på fanen Memo.

Så her er handlen: Hvis du har fortalt din bank, at du vil gøre online banking ting og har fulgt vejledningen til opsætning, kan du markere afkrydsningsfeltet Pay Online (som vises efter du har oprettet online bank). Denne indstilling fortæller QuickBooks at overføre denne checkinformation til din bank sammen med instruktioner til banken for at foretage betalingen.

9Distribuer checkbeløbet til de relevante udgifter eller aktivkonti.

Hvis checken betaler for en bestemt udgift eller køber et bestemt aktiv, skal du klikke på fanen Udgifter. Brug derefter linjer eller rækker på fanen Udgifter til at identificere kontoen og det beløb, som checken betaler. Hvis du kategoriserer udgiften som en afholdt for en bestemt kunde eller et job, kan du bruge Billable? kolonne for at angive, om denne vare skal faktureres til kunden senere.

10 Beskriv de varer, som checken køber.

Figuren viser fanen Indstillinger i skrivekontrolvinduet. Du bruger fanebladet Items, når du skriver en check for at købe varer vist og beskrevet i din vareliste. For eksempel, hvis du skriver en $ 1, 000 check for at købe 1, 000 $ 1 varer til lager, bruger du fanebladet Items. Hvis du vil bruge fanebladet Items, skal du identificere det produkt, der købes ved at indtaste varenummeret eller navnet i kolonnen Item.

11 For at udskrive en check skal du klikke på knappen Udskriv.

Alternativt, hvis du vil udskrive checks i et parti, efter at du har optaget den sidste check, du vil udskrive, skal du klikke på pil ned under knappen Udskriv. Når QuickBooks viser menuen Udskriv, skal du vælge kommandoen Udskriv batch. QuickBooks viser dialogboksen Vælg tjekker til udskrivning.

Vælg de checks, du vil udskrive, ved at klikke på dem. Brug feltet First Check Number til at identificere nummeret på den første kontrolformular, der skal bruges til udskrivning.

12Klik på OK.

Når QuickBooks viser dialogboksen Print Checks, skal du bruge feltet Check Style til at identificere typen af ​​kontrolformularer, som du udskriver. Hvis du bruger standard- eller tegnebogstjek, skal du også angive antallet af checks. Klik derefter på knappen Udskriv.

13Efter du beskriver checken og årsagerne til at skrive checken, skal du enten klikke på Gem og Luk eller Gem og Ny.

Knappen Gem og Luk gemmer tjekken og lukker også skrivekontrolvinduet. Klik på Gem & Ny knappen for at gemme tjekken og derefter omdisplay skrivekontrolvinduet, så du kan optage en anden check. Hvis du ikke vil gemme tjekken, skal du klikke på knappen Slet.