Sådan registreres og udskrives i QuickBooks 2012 - dummies

Det er klart, at enhver virksomhed skriver kontrol - at betale regninger og betale ansatte. QuickBooks 2012 indeholder en kommando og et vindue specielt med henblik på optagelse og muligvis udskrivning af checks.

1Vælg kommandoen Banking → Skrivcheck.

QuickBooks viser vinduet Write Checks.

2 Brug rullemenuen til bankkonto.

Vælg den rigtige konto, hvorpå du skal skrive en check.

3 Brug feltet nr. (Tjek nummer) til at identificere tjeknummeret.

Hvis du ikke kender kontrolnummeret endnu, fordi du ikke har udskrevet checken, skal du lade feltet Nej være tomt. Vælg derefter afkrydsningsfeltet For at være trykt, som vises i omtrent midten af ​​skrivekontrolvinduet.

4 Brug feltet Date for at registrere den dato, hvor checken er skrevet eller vil blive skrevet.

Du kan indtaste checkdatoen i mm / dd / yyyy format. Du kan også indtaste datoer som simpelthen mmdd eller m / dd, og QuickBooks omdanner dem til mm / dd / yyyy. Således er 3/17, 0317 og 03/17/2012 alle gyldige måder at indtaste samme dato, hvis det indeværende år er 2012.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknap, der vises til højre for datoen Mark. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en pop op-kalender. For at vælge en dag vist i kalenderen, klik på dagen.

5 Brug feltet Betal til ordre for at identificere den person eller virksomhed, du betaler med checken.

Hvis den check, du optager, er den første check, du nogensinde har udbetalt til modtageren, skal du indtaste modtagerens navn i feltet Betal til ordre. Hvis du tidligere har betalt betalingsmodtageren, kan du klikke på pileknappen i højre ende af feltet Betal til ordre.

Når du gør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalingsmodtagere. Du kan vælge en betalingsmodtager fra denne liste ved at klikke på navnet.

6Vælg markøren til feltet $ (eller beløb) og indtast tjekningsbeløbet.

QuickBooks skriver tjekbeløbet på linjen under feltet Betal til ordre af.

7Distribuer checkbeløbet til de relevante udgifter eller aktivkonti.

Hvis checken betaler for en bestemt udgift eller køber et bestemt aktiv, skal du klikke på fanen Udgifter. Brug derefter linjer eller rækker på fanen Udgifter til at identificere kontoen og det beløb, som checken betaler.

Hvis du kategoriserer udgiften som en afholdt for en bestemt kunde eller et job, kan du bruge kolonnen Fakturerbar (markeret med et ikon) for at angive, om denne vare skal faktureres senere til kunden.

8 Beskriv de varer, som checken køber.

Her er fanebladet Indstillinger i skrivekontrolvinduet. Du bruger fanebladet Items, når du skriver en check for at købe varer vist og beskrevet på din vareliste.

Hvis du vil bruge fanebladet Items, skal du identificere det element, der købes ved at indtaste varenummeret eller navnet i kolonnen Item. Rediger eventuelt den elementbeskrivelse, der vises i kolonnen Beskrivelse. Brug derefter kolonne Antal, Omkostninger og Beløb til at beskrive antallet af varer og den samlede pris for de købte varer.

9 For at udskrive en check skal du klikke på knappen Udskriv.

Alternativt, hvis du vil udskrive checks i et parti, efter at du har optaget den sidste kontrol, du vil udskrive, skal du klikke på pil ned til højre for knappen Udskriv. Når QuickBooks viser menuen Udskriv, skal du vælge kommandoen Udskriv batch. QuickBooks viser dialogboksen Vælg tjekker til udskrivning.

10Vælg de checks, du vil udskrive, ved at klikke på dem.

Brug feltet First Check Number til at identificere nummeret på den første kontrolformular, der skal bruges til udskrivning. Klik derefter på OK. Når QuickBooks viser dialogboksen Print Checks, skal du bruge feltet Check Style til at identificere typen af ​​kontrolformularer, som du udskriver. Hvis du bruger standard- eller tegnebogstjek, skal du også angive antallet af checks. Klik derefter på knappen Udskriv.

11Når du beskriver checken og årsagerne til at skrive checken, skal du enten klikke på Gem og Luk eller Gem og Ny.

Knappen Gem og Luk gemmer tjekken og lukker også skrivekontrolvinduet. Klik på Gem & Ny knappen for at gemme tjekken og derefter omdisplay skrivekontrolvinduet, så du kan optage en anden check. Hvis du ikke vil gemme tjekken, skal du klikke på knappen Slet.