Sådan registreres kundesupport i QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 gør det nemt at registrere kundebetalinger. Hvis dine kunder ikke altid betaler dig på forhånd for deres køb, skal du registrere en anden form for betaling: de betalinger, som kunderne betaler for at betale eller betale ned, hvad du har faktureret dem. For at registrere betalingen skal du selvfølgelig først registrere fakturaer for kunden.

Hvis du udsteder kreditnotaer, som kunderne kan bruge til at reducere de beløb, de skylder, skal du også først optage kreditnotaer for hver kunde. Resten er let.

For at få adgang til et væld af kundeoplysninger på en side, klik på ikonet Kunder på ikonlinjen eller vælg Kunder → Kundecenter. Kundesenteret fremkommer, opregner udestående saldi for alle kunder og detaljerede oplysninger for den kunde, der er valgt i listen Kunder og job.

For at vise vinduet modtagelsesbetalinger, klik på ikonet Modtag betaling på startskærmen eller klik på ikonet for kundesenter og vælg den kunde du har brug for. Klik på Nye Transaktioner og Modtag Betalinger, eller vælg Kunder → Modtag Betalinger fra de øverste menuer. Beskriv derefter kundens betaling og de fakturaer, der er betalt. Hvis du vil have gory detaljerne, skal du gennemgå følgende trin:

1. Vælg kunder → Modtag betalinger.

   Vinduet modtagelsesbetalinger vises.

   

2. Identificer kunden og om nødvendigt jobbet.

   Aktivér den modtagne fra-rulleliste og vælg kunden (og job om nødvendigt) ved at klikke på navnet. QuickBooks angiver de åbne eller ubetalte fakturaer for kunden i listefeltet nederst i vinduet.

3. Angiv betalingsdatoen.

   Tryk på Tab for at flytte markøren til Dato-tekstboksen og indtaste den korrekte dato i MM / DD / ÅÅÅÅ-format. For at redigere datoen kan du bruge de hemmelige datoredigeringskoder.

4. Indtast beløbets størrelse.

   Flyt markøren til feltet Beløb og indtast kundens betalingsbeløb. Bemærk: Hvis kunden betaler med et kreditkort, og din handelsbank trækker et gebyr fra de enkelte betalinger, skal du registrere det fulde beløb på betalingen på denne betalingsskærm og købers gebyr senere på indskudsskærmen.

5. (Valgfrit) Angiv betalingsmetode.

   Aktiver Pmt. Metode rullemenuen og vælg betalingsmåde.

6. (Valgfrit) Indtast tjeknummeret.

   Du kan gætte hvordan det virker, ikke? Du flytter markøren til feltet Reference #. Derefter indtaster du tjeknummeret fra kundens check. Har du brug for at gennemføre dette trin? Nah. Men denne information kan være nyttig, hvis du eller kunden senere ender med spørgsmål om, hvilke checks der betales for hvilke fakturaer.

7. (Valgfrit) Tilføj en notatbeskrivelse.

   Brug memo beskrivelsen til at gemme en smule information, der kan hjælpe dig på en eller anden måde. Bemærk, at dette felt udskrives på kundeerklæringen.

8. Hvis kunden har enestående kreditter, skal du beslutte, om du skal anvende dem i denne betaling.

   QuickBooks udgør beløbene for en af ​​kundens eksisterende kreditter. De kan være alt fra en overbetaling på en tidligere faktura til en returkredit eller noget andet.

   Når du opretter en ny faktura, meddeler QuickBooks dig, at der er kreditter til rådighed på kundens konto og spørger, om du vil anvende dem på den nye faktura.

   Hvis du vil anvende et kreditnota til en bestemt åben faktura, skal du vælge fakturaen og derefter klikke på Rabatter og krediteringer. Når QuickBooks viser fanen Credits i dialogboksen Rabat og krediteringer, skal du klikke på det kreditnotat, du vil anvende, og derefter klikke på Udført.

9. Identificer hvilke åbne fakturaer kunden betaler.

   Som standard bruger QuickBooks automatisk betalingen til de åbne fakturaer, begyndende med den ældste åbne faktura. Du kan ændre dette program ved at indtaste beløb i kolonnen Betaling. Du skal blot klikke på den åbne faktura betalingsbeløb og indtaste det korrekte beløb.

   Du kan overlade en del af betalingen uapplikeret, hvis du vil. QuickBooks spørger derefter, hvad du vil gøre med overbetaling: Du kan overlade beløbet for konto, der skal anvendes eller refundere beløbet til kunden eller klienten. Hvis du optager en underbetaling, spørger QuickBooks, om du bare vil forlade det ubetalte beløb, der sidder der, eller vil i stedet afskrive den resterende saldo.

   Hvis du vil anvende kundens betaling til de ældste åbne fakturaer, skal du klikke på knappen Betal automatisk betaling. Hvis du ønsker at frigøre betalinger, som du allerede har anvendt til at åbne fakturaer, skal du klikke på knappen Betal ikke betaling. Afregning af betaling og automatisk betaling Betaling er den samme knap. QuickBooks ændrer navnet på knappen, afhængigt af om du allerede har anvendt betalinger.

   

10. Juster den tidlige betaling eller andre rabatter, hvis det er nødvendigt.

    Hvis du tilbyder betalingsbetingelser, der inkluderer en tidlig betalingsrabat, reducerer QuickBooks automatisk det oprindelige fakturabeløb ved den tidlige betalingsrabat, du angiver for at beregne det justerede beløb, der skal betales, hvis betalingen er dateret inden for rabatperioden.

    Vælg den åbne faktura, du vil justere for at angive andre rabatter. Klik derefter på knappen Rabat og kredit. Med ringe eller ingen tøven vises rabatfanen i dialogboksen Rabat og krediteringer.

    Indtast dollarens beløb for rabatten i tekstboksen Mængde rabat. Angiv derefter den udgiftskonto, du vil bruge til at spore rabatter ved at aktivere rullegardinlisten Rabatkonto og vælge et af kontiene.

    

    Når du er færdig, skal du klikke på Udført for at vende tilbage til vinduet Modtagne betalinger.

11. Optag kundens betalingsoplysninger.

    Når du har identificeret, hvilke fakturaer kunden betaler - skal det ikke-anvendte beløb sandsynligvis vise som nul - du er klar til at registrere kundens betalingsoplysninger.Du kan gøre det ved at klikke på knappen Save & New eller Save & Close. QuickBooks gemmer kundens betaling vist på skærmen. Hvis du klikker på Gem og nyt, viser QuickBooks et tomt modtagelsesfelt, så du kan indtaste en anden betaling.