Sådan optager du QuickBooks Journal Entry - dummies

QuickBooks gør det nemt for dig - en revisor - at optage journalposter. Hvis du har brugt nogen tid på at arbejde med QuickBooks, kan du vide, at de fleste af de journalposter, der bliver optaget i QuickBooks-datafilen, optages automatisk.

For at optage en journalpost skal du vælge Firma → Opret generelle journalindlæg. QuickBooks viser vinduet Make General Journal Entries, som vist her.

Vinduet Opret almindeligt journalindlæg.

Du kan sikkert finde ud af, hvordan du bruger vinduet Make General Journal Entries selv. Du indtaster den generelle dagbogens indtastningsdato i feltet Date. Du bruger feltet Postnummer til at nummerere journalposter eller tildele dem en meningsfuld kode. Når du har angivet disse grundlæggende oplysninger, bruger du kolonnerne i vinduet Make General Journal Entries til at optage journalposten.

Du behøver ikke nogen at fortælle dig, at hovedbogskontoens nummer eller navn er angivet i kolonnen Konto, debiteringsbeløbet i debit kolonnen og kreditbeløbet i kolonnen Kredit. Det kan dog være nyttigt, at du bliver mindet om, at du kan bruge memo kolonnen til at indtaste en beskrivelse af debet eller kredit Du kan bruge kolonnen Navn til at identificere kunden, sælgeren, medarbejderen eller andet navn, der er knyttet til krediten eller debet. Du kan bruge kolonnen Fakturabel for at angive, at debet eller kredit skal opføres som et beløb, der skal faktureres til den navngivne kunde; og du kan bruge kolonnen Klasse (hvis du har tændt klassesporing) for at klassificere debet eller kredit.

Du skal aldrig sætte et navn i første række i journalposten. Hvis du gør det, vil navnet blive associeret med hver linje i den pågældende journalindgang, når du ser rapporter i QuickBooks, selvom navnet kun vedrører første linje. Hvis du vil associere navne med linjer i en journalindgang, er det en måde at gøre det rent på, at lade den første linje i journalpostet være tomt, så ingen afvigende poster bliver utilsigtet forbundet med rapporter.