Sådan indstiller du Regnskabspræferencer i QuickBooks 2011

Du kan angive, hvordan QuickBooks virker for dig ved at indstille præferencer. Faktisk leverer meget af hvad du gør, når du kører QuickBooks 2011 EasyStep Interview (når du opretter QuickBooks) oplysninger, som QuickBooks bruger til at indstille dine præferencer.

Hvis du for eksempel angiver, at du opkræver kundernes omsætningsafgift, beskriver EasyStep Interview, hvordan salgsafgift skal fungere for din virksomhed ved hjælp af salgsafgiftens præferencer.

Fanebladet Mine indstillinger i indstillingen Regnskabspræferencer indeholder en enkelt indstilling: Du kan fortælle QuickBooks, hvor du vil have autofyld information, når du optager en generel journalpost.

Fanen Firmaindstillinger indeholder følgende fem generelle boksekrydsningsbokse samt indstillinger for lukningsdato.

• Brug kontonumre: Afkrydsningsfeltet Brug kontonumre, hvis det er valgt, giver dig mulighed for at indtaste et kontonummer for en transaktion.

• Kræv konti: Afkrydsningsfeltet Kræver konti, hvis det er valgt, fortæller QuickBooks, at du skal angive en konto for en transaktion.

• Brug klassesporing: Afkrydsningsfeltet Brug klasse sporing giver dig mulighed for at fortælle QuickBooks, som du vil bruge ikke kun konti til at spore dine finansielle oplysninger, men også klasser. Du kan spore udgifter ved at bruge kategorier som løn, leje og forsyninger. Klasser giver derfor dig en mulighed for at spore disse oplysninger i en anden dimension.

• Tildel almindeligt journalnummer: Denne afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at tildele numre til de generelle journalposter, du indtaster, ved hjælp af kommandoen Make Journal Entry. Du vil forlade denne afkrydsningsfelt markeret.

• Advarsel, når du sender en transaktion til tilbageholdt indtjening: Denne afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at vise en advarselsmeddelelse, når du eller en anden forsøger at debitere eller kreditere sin tilbagebetalte indtjeningskonto.

• Dato Advarsler: Advarselsbokse for dato fortæller QuickBooks at advare dig, når du eller en anden kommer ind i en transaktion med en dato for langt i fortiden eller for langt ind i fremtiden. Du vil også angive, hvor mange dage der er for langt ind i fortiden eller for langt ind i fremtiden.

• Indstillinger for afslutningsdato: I afslutningsdatoen kan du identificere en dato, inden hvilken din QuickBooks-datafil ikke kan ændres. Med andre ord, hvis du indstiller lukkedato til 31. december 2010, fortæller du QuickBooks, at du ikke ønsker nogen ændringer i QuickBooks-datafilen før denne dato.

Tidligere versioner af QuickBooks giver dig også mulighed for at tænde og slukke for en revisionssporfunktion ved at bruge fanen Firmaindstillinger i Regnskabspræferencer.Men siden 2007 leverer QuickBooks et altid-på-revisionsspor, , så du ikke kan se en revisionsspor i afkrydsningsfeltet i regnskabspræferencen mere. En revision trail, forresten, holder blot en liste over, hvem der gør, hvilke ændringer i transaktioner. Revisorer, forudsigeligt, kærlighed revisionsspor. Auditspor gør det muligt for nogen, som din CPA, at komme ind efter det faktum, og finde ud af, hvorfor en kontosaldo er hvad den er.