Sådan indstiller du generelle regnskabsoptioner i QuickBooks 2014 - dummies

< Fanen Firmaindstillinger indeholder følgende fem generelle boksekrydsningsfelter samt dato advarsler og indstillinger for lukkedato. (Afkrydsningsfelterne er formentlig selvforklarende for nogen, der har gjort lidt regnskab med QuickBooks.)

Brug kontonumre: Afkrydsningsfeltet Brug kontonumre, hvis det er valgt, giver dig mulighed for at indtaste et kontonummer for en transaktion. Den tilhørende afkrydsningsfelt, kun Vis laveste underkonto, fortæller QuickBooks at kun vise navnet og kontonummeret for en underkonto (hvis du bruger en) i stedet for hele arv på kontoen.

• Hvis du bruger mange niveauer af underkonti, kan denne mulighed virkelig rydde op på visninger, hvilket gør det lettere at fortælle, hvilken konto du kigger på.

  Kræv konti: Afkrydsningsfeltet Kræver konti, hvis det er valgt, fortæller QuickBooks, at du skal angive en konto for en transaktion. Det giver mening. Hvis du ikke bruger konti til at spore de beløb, der flyder ind i og ud af virksomheden, gør du ikke rigtig regnskab. Det ville aldrig være fornuftigt at afmarkere afkrydsningsfeltet Kræve konti.

• Brug klassesporing til transaktioner: Afkrydsningsfeltet Brug klassesporing giver dig mulighed for at fortælle QuickBooks, som du vil bruge ikke kun konti til at spore dine økonomiske oplysninger, men også klasser. Klasser giver dig mulighed for at opdele kontoniveauoplysninger på en anden måde. Det lyder kompliceret, men det er virkelig ret simpelt.

• I kontolisten kan du f.eks. Spore indtægter og udgifter efter kategorier af indtægter og udgifter. Du kan spore udgifter ved at bruge kategorier som løn, leje og forsyninger. Klasser giver derfor dig en vej til at spore disse oplysninger i en anden dimension.

  For eksempel kan du opdele lønudgifter i de lønninger, der bruges til to forskellige placeringer i din virksomhed. En restauratør med to restauranter vil måske gerne gøre det. Bemærk, at QuickBooks også giver en boks, du kan tjekke for at angive, at QuickBooks skal bede dig om at tildele klasser.

  Tilordne automatisk General Journal Entry Number: Denne afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at tildele numre til de generelle journalposter, du indtaster ved hjælp af kommandoen Make Journal Entry. Du vil forlade denne afkrydsningsfelt markeret. Generelle journalposter, forresten, indtastes typisk af din CPA eller din professionelle personaleassistent.

• Advarer når du sender en transaktion til tilbagebetalt indtjening: Denne afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at vise en advarselsmeddelelse, når du eller en anden forsøger at debitere eller kreditere sin tilbagebetalte indtjeningskonto.(Normalt vil du ikke direkte debitere eller kreditere den tilbagebetalte indtjeningskonto, og kun dygtige regnskabsførere vil under alle omstændigheder indtaste transaktioner direkte i beholdt indtjening.)

• Dato Advarsler: Kasserne Dato Advarsler fortæller QuickBooks at advare dig, når du eller en anden går ind i en transaktion med en dato for langt i fortiden eller for langt ind i fremtiden. Hvis du markerer en af ​​boksen Dato advarsler, vil du også angive, hvor mange dage der er for langt ind i fortiden eller for langt ind i fremtiden.

• Indstilling for klokkeslæt: I afslutningsdatoen kan du identificere en dato, inden hvilken din QuickBooks-datafil ikke kan ændres. Med andre ord, hvis du indstiller lukkedato til 31. december 2012, fortæller du QuickBooks, at du ikke ønsker nogen ændringer i QuickBooks-datafilen før denne dato.

• Dette betyder, at en person ikke kan ændre en transaktion, der er dateret før din sluttidspunkt uden at få en skræmmende advarselsmeddelelse. Det betyder også, at en person ikke kan indgå en transaktion ved at bruge en dato før denne lukkedato. Du kan klikke på knappen Indstil dato / adgangskode for at få vist en dialogboks, der giver dig mulighed for at angive en lukkedato og oprette den adgangskode, der kræves, når en person ønsker at tilføje en gammel transaktion eller ændre en gammel transaktion.

• Alle nyere versioner af QuickBooks giver et altid-på-revisionsspor, så du ikke længere kan se en revisionsspor i boksen. En revision trail, forresten, holder blot en liste over, hvem der gør, hvilke ændringer i transaktioner. Revisorer, forudsigeligt, kærlighed revisionsspor. Auditspor gør det muligt for nogen, som din CPA, at komme ind efter det faktum, og finde ud af, hvorfor en kontosaldo er hvad den er.