Sådan oprettes regnskabsindstillinger i QuickBooks 2010 - dummies

Du kan angive, hvordan QuickBooks 2010 fungerer for dig ved at indstille præferencer. Disse præferencer har stor betydning for, hvordan QuickBooks virker, og om, hvordan en bestemt bruger arbejder med QuickBooks. Du kan manuelt ændre bogføringspræferencerne ved at vælge Rediger → Indstillinger. QuickBooks viser dialogboksen Indstillinger, hvorfra du kan få adgang til alle præferenceindstillingerne.

Fanen Firmaindstillinger indeholder følgende generelle regnskabsmuligheder samt indstillinger for lukkedato:

• Brug kontonumre: Gør det muligt at indtaste et kontonummer for en transaktion. Den tilhørende afkrydsningsfelt, Vis kun laveste underkonto, fortæller QuickBooks at kun vise navn og kontonummer for en underkonto (hvis du bruger en) i stedet for hele arv på kontoen.

  Hvis du bruger mange niveauer af underkonti, kan denne mulighed virkelig rydde op på visninger, hvilket gør det lettere at fortælle, hvilken konto du kigger på.

• Kræv konti: Fortæller QuickBooks, at du skal angive en konto for en transaktion. Det er nok ikke fornuftigt at afmarkere afkrydsningsfeltet Kræver konti.

• Brug klassesporing: Lader dig fortælle QuickBooks, som du vil bruge ikke kun konti til at spore dine økonomiske oplysninger, men også klasser. Klasser kan du blot dele oplysninger på kontoniveau på en anden måde.

• Tildel almindeligt journalnummer: Fortæl QuickBooks at tildele numre til de generelle journalposter, du indtaster ved hjælp af kommandoen Make Journal Entry.

• Advarer når du sender en transaktion til tilbagebetalt indtjening: Fortæller QuickBooks at vise en advarselsmeddelelse, når du eller en anden forsøger at debitere eller kreditere den tilbagebetalte indtjeningskonto.

  Normalt vil du ikke direkte debitere eller kreditere den beholdte indtjeningskonto. Og kun dygtige revisorer ville under alle omstændigheder indgå transaktioner direkte i beholdt indtjening.

• Dato Advarsler: Fortæl QuickBooks at advare dig, når du eller en anden går ind i en transaktion med en dato for langt i fortiden eller for langt ind i fremtiden. Hvis du markerer en af ​​boksen Dato advarsel, vil du også angive, hvor mange dage der er for langt ind i fortiden eller for langt ind i fremtiden.

• Afslutningsdato: Gør det muligt at identificere en dato, inden hvilken din QuickBooks datafil ikke kan ændres. Med andre ord, hvis du indstiller lukkedato til 31. december 2009, fortæller du QuickBooks, at du ikke ønsker nogen ændringer i QuickBooks-datafilen før denne dato.Du kan også klikke på knappen Indstil adgangskode for at få vist en dialogboks, som giver dig mulighed for at oprette en adgangskode, hvilket er nødvendigt, hvis nogen vil tilføje en gammel transaktion eller ændre en gammel transaktion.

Tidligere versioner af QuickBooks kan du tænde og slukke for en revisionssporfunktion ved at bruge fanen Firmaindstillinger i Regnskabsindstillingerne. Men siden 2007 leverer QuickBooks et kontinuerligt revisionsspor, så du kan ikke se afkrydsningsfeltet En revisionsspor længere. En revisionsspor, forresten, holder blot en liste over, hvem der gør, hvilke ændringer i transaktionerne.