Hvordan man opretter en fastaktiveringsliste i QuickBooks 2015 - dummies

Hvis din virksomhed ejer mange ting med langvarig værdi, skal du eller din revisor holde øje med varerne i QuickBooks. Hvis du har brug for at spore elementerne, kan du gøre det ved at bruge listen Fixed Asset.

Tilføjelse af varer til listen over faste aktiver

Følg disse trin for at tilføje et møbel, en smule udstyr eller maskiner eller en anden vare med lang levetid til listen over faste aktiver:

1. Vælg Lister → Faste aktivitetsliste for at vise listen over faste aktiver.

   QuickBooks viser vinduet Fixed Asset Item List. I første omgang, fordi du endnu ikke har tilføjet nogen aktiver, viser listen ingen aktiver.

   Har du allerede købt aktiver? Du kan redigere den oprindelige købstransaktion og tilføje det faste aktiv til listen under redigering.

   

2. Fortæl QuickBooks, som du vil føje en vare til listen over faste aktiver.

   Klik på elementknappen (nederst til venstre), og vælg derefter Ny i menuen, som QuickBooks viser. QuickBooks viser vinduet Nyt element.

   

3. Navngiv aktivet.

   Giv aktivet et unikt navn. For eksempel kan du give et møbel et navn som Lædesofa, en computer som et navn som HP Pavilion, og et køretøj et navn som '12 Chevy S20 Pickup.

4. Vælg den relevante aktivaktiver konto.

   Vælg den faste aktivkonto, hvor aktivet du beskriver, skal placeres på rullelisten Assetkonto. En lædersofa, der bruges i dit overdådige modtagelsesområde, kan f.eks. Placeres på en fast ejendomskontor for møbler og udstyr. En leveringsbil kan placeres på en fast ejendomskonto for biler.

   QuickBooks leverer som regel en masse konti automatisk, men du kan muligvis ikke se den konto, du har brug for eller vil have, på rullelisten Assetkonto. Du kan tilføje en ny aktivkonto i flyve ved at indtaste et nyt kontonavn og trykke på Enter. Når QuickBooks ser, at den faste aktivskonto endnu ikke er oprettet, beder den dig om at oprette den nye faste aktiveringskonto.

5. Beskriv købsbetingelserne.

   Brug området Købsoplysninger til at beskrive det element, du har købt, og købsvilkårene. Du vil f.eks. Angive, om varen er ny eller brugt ved at vælge enten ny eller brugt radioknap. Du kan angive en købsbeskrivelse, købsdato, købspris og endda identificere sælgeren ved at bruge de andre, selvforklarende kasser i indkøbsoplysninger-området.

6. (Valgfrit) Beskriv aktivet nærmere.

   Området Asset Information nederst i vinduet Nyt element indeholder yderligere tekstbokse, som du kan bruge til at beskrive aktivet.Området giver et humongous felt, hvor man f.eks. Kan placere en langvarig aktiv beskrivelse. Du har også felter, du kan bruge til at identificere aktivlokaliteten, det oprindelige købsordre (PO) nummer, aktivets serienummer og garantiperiodens udløbsdato.

   Hvis disse felter ikke er tilstrækkelige, leverer QuickBooks endda et Notes-område, som du kan bruge til at skrive en lille ode til dit aktiv eller optage en anden smule relevant aktivoplysninger.

7. Gem aktivitetsbeskrivelsen.

   Klik på OK for at gemme den nye aktivelementbeskrivelse samtidigt, og luk vinduet Nyt element. Eller klik på Næste for at gemme den nye aktivelementbeskrivelse, men lad vinduet Ny vare vises.

Tilføjelse af faste aktivposter i farten

Du kan tilføje varer til listen over faste aktiver som beskrevet i de foregående afsnit. Alternativt kan du tilføje et element til listen over faste aktiver, når du optager regningen, der registrerer leverandørfakturaen for aktivet, eller når du registrerer den check, der betaler leverandørfakturaen for aktivet.

Sådan fungerer det: Hvis du fortalte QuickBooks, at du vil opretholde en liste over faste aktiver, beder QuickBooks dig om at tilføje et fast aktivpost, når du kategoriserer eller debiterer en fastaktiveret konto, mens du indtaster en regning eller registrerer en check.

For at indsamle de oplysninger, der kræves for at opsætte det faste aktiv, vises QuickBooks i det samme nyt varevindue. Trinnene til at udfylde vinduet Nyt element virker også, når der tilføjes faste aktiver i flyet.

Redigering af elementer på listen over faste aktiver

For at redigere et aktiv asset item - sig du lavet en fejl i at indtaste lidt information - følg disse trin:

1. Vælg Lister → Fuldaktivitetsliste.

   QuickBooks viser vinduet Fixed Asset Item List.

2. Dobbeltklik på det element, du vil redigere.

   QuickBooks viser vinduet Rediger element.

   

3. Opdater aktivbeskrivelsen.

   Opdater de oplysninger, der vises i indkøbsoplysningerne og aktivoplysningerne, om nødvendigt. Bemærk også, at hvis du vil registrere bortskaffelsen af ​​et aktiv, kan du markere afkrydsningsfeltet Item is Sold. Herefter aktiverer QuickBooks salgsinformationsområdet tekstfelter. Du kan bruge disse til at identificere salgsdato, pris og antal salgsomkostninger.

QuickBooks foretager ikke nogen bogføring med købs- og / eller salgsoplysningerne, der vises på vinduet Ny vare og Rediger vare.

Eksempelvis tilføjer QuickBooks ikke et aktiv til balancen, fordi du opsætter et fast aktivelement. Og QuickBooks vil ikke beregne gevinsten eller tabet på dispositionen af ​​aktivet, fordi du indtaster salgsoplysninger. Du skal selv gøre det - eller få din revisor det - ved at bruge enten standard QuickBooks-transaktioner eller traditionelle journalposter.