Sådan opsættes QuickBooks 2014-forhandlerlisten - dummies

Ligesom du bruger en kundeliste i QuickBooks for at holde optegnelser over alle dine kunder, bruger du en leverandørliste til at registrere poster på dine leverandører. Som en kundeliste lader en leverandørliste dig indsamle og registrere oplysninger, som leverandørens adresse, kontaktpersonen osv.

Følg disse trin for at tilføje en sælger til din leverandørliste:

1Vælg leverandør → Leverandørcentral-kommandoen.

Når du gør det, viser QuickBooks vinduet Vendor Center.

2For at tilføje en ny sælger skal du klikke på knappen Ny forhandler og derefter vælge Ny leverandør fra rullelisten.

QuickBooks viser vinduet New Vendor.

Giv sælgeren et navn i feltet Leverandørnavn.

Som i tilfældet med kunden: Jobliste bruger du dette navn til at henvise til sælgeren i QuickBooks. Af denne grund er en forkortelse fint. Du vil bare have noget nemt at komme ind og nemt at huske.

4 (Valgfrit) Hvis du betaler din leverandør i en anden valuta end din sædvanlige boligvaluta, skal du vælge den pågældende valuta fra rullemenuen Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks, at du arbejder i flere valutaer - ville du have gjort dette under EasyStep Interview-opsætningen - QuickBooks vil have dig til at identificere, når du modtager regninger fra eller betaler en leverandør i en anden valuta end din hjemvaluta. (Bemærk: Figuren viser ikke rullemenuen Valuta, fordi funktionen til flere valuta sporing ikke er tændt.)

5 (Sædvanlig regel) Ignorer Åbningsbalancen og Som af felter.

Gør ikke noget med åbningsbalancen og som af bokse. Folk, der ikke ved det bedre, bruger disse bokse til at komme ind i åbningsbalancen skyldes en sælger og datoen beløbet skyldes. Men det skaber kun problemer senere. På et tidspunkt i fremtiden vil denne stakkels sjælens revisor finde og rette op på denne fejl.

Som når du tilføjer nye kunder, findes der dog en undtagelse fra den sædvanlige regel.

Selvom den sædvanlige regel er, at du ikke ønsker at indstille en åbningsbalance for en sælger, har denne regel en vigtig undtagelse. Du optager dine konti, der skal betales, på konverteringsdatoen ved at indstille en åbningsbalance for hver leverandør fra konverteringsdatoen. Summen af ​​disse indledende saldi er, hvad QuickBooks bruger til at bestemme din samlede konto, der skal betales på konverteringsdatoen.

6Vælg leverandøradresseoplysninger.

Fanen Adressetilbehør leverer en flok af lette at forstå bokse, som du bruger til at indsamle leverandørnavn og adresseoplysninger. Du indtaster, forudsigeligt, leverandørens fulde navn i feltet Firmanavn.

Du kan klikke på Rediger knapperne på fanen Adresseblad for at få vist en anden dialogboks kaldet dialogboksen Rediger adresseoplysninger, hvor du kan indtaste adressen i typisk gadenavn, by, stat og postnummerformat. Rediger knapperne vises til højre for blokkerne Fakturerede fra og sendt fra adresser.

7Få yderligere oplysninger, der er nødvendige.

Fanen Betalingsindstillinger indsamler de mest relevante leverandøroplysninger, herunder kontonummer, kreditgrænse og betalingsbetingelser, men hvis du klikker på fanen Skatindstillinger, fanen Kontoindstillinger eller fanen Yderligere oplysninger, QuickBooks viser en håndfuld af Andre kasser, som du kan bruge til at indsamle og gemme oplysninger:

Fanen Skatindstillinger giver dig mulighed for at indsamle leverandørens skatteidentifikationsnummer, så du kan (som nogle gange kræves af føderale skattelovgivning) sende sælgeren en formular 1099 i slutningen af år.

Fanen Kontoindstillinger giver dig mulighed for at angive, hvilke konti QuickBooks skal bruge til at udfylde kontofelter, når du indtaster en transaktion for sælgeren.

Fanen Yderligere info giver dig mulighed for at kategorisere sælgeren efter type og også lade dig oprette andre brugerdefinerede felter.

Hvis du betaler en leverandør for første gang, er en god retningslinje at få sit skatte-id-nummer. Hvis nogen ikke vil give dig sit skatte-id-nummer - hvilket gør det umuligt for dig at rapportere betalinger, som du laver til ham - er det nok et tegn på noget lidt galt.

Hvis du klikker på fanen Kontoindstillinger (den fjerde fane, der er tilgængelig i vinduet Nyleverandør), viser QuickBooks felter, du kan bruge til at liste de konti, som du vil have QuickBooks til at udfylde automatisk til dig, når du optager en check til en sælger eller når du optager en regning fra nogle leverandører.

F.eks. Hvis checken til udlejer altid betaler lejeudgifter og hjælpeværktøjsudgifter, kan du fortælle QuickBooks at forfylde ved at bruge disse to konti hver gang du angiver, at du skriver en check til eller registrerer en regning fra udlejeren.