Sådan indstilles samtidig adgang til flere brugere i QuickBooks 2011 - dummies

Nogle gange behøver du kun en enkelt computer og en enkelt kopi af QuickBooks, selvom du har flere medarbejdere, der bruger det. QuickBooks tillader dog samtidig brug af QuickBooks-datafilen af ​​flere brugere. For at gøre dette forudsigeligt skal du først oprette flere brugere. konto i QuickBooks.

Når du har oprettet dine flere konti, installerer du QuickBooks-programmet på andre personlige computere, og hvis du antager, at disse personlige computere alle forbinder til et Windows-netværk, skal du bruge de andre kopier af QuickBooks til at få adgang til den lagrede QuickBooks-datafil på den første eller primære computer.

En fælles indstilling, hvor du måske vil have flere QuickBooks-brugere, er til salgsrepræsentanter i din virksomhed, der forbereder fakturaer eller forbereder bud til kunder. I dette tilfælde vil du måske have hver sælger oprettet på QuickBooks. Bemærk dog, at disse salgsfolk kun skal have mulighed for at oprette en faktura eller måske oprette og udskrive et fakturaoverslag.

Før QuickBooks accepterer flere samtidige brugere, skal du fortælle QuickBooks, at denne samtidige brug er okay. Det er enkelt: Vælg filen → Skift til Multi-User Mode. Hvis du senere vil slukke denne Multi-User Mode, vælger du Filer → Skift til Single User Mode.

QuickBooks understøtter samtidig brug af flere brugere gennem en teknologi kaldet record locking, , som låser alle de poster, du arbejder med, men ikke hele QuickBooks-datafilen. For eksempel, hvis du vil arbejde med firma A og en anden bruger vil arbejde med firma B, er det okay. QuickBooks tillader det. Hvad du og den anden bruger ikke kan gøre, er imidlertid arbejde på samme firma (firma A eller B) på samme tid. Dette ville betyde, at du arbejder med samme kundepost.

Du kan ikke installere samme kopi af QuickBooks på flere maskiner og lovligt have et MultiBrowser QuickBooks-system. Du skal købe en kopi af QuickBooks til hver maskine, som QuickBooks er installeret på. Bemærk dog, at Intuit sælger nogle versioner af QuickBooks, hvor du faktisk køber fem licenser i en enkelt boks med QuickBooks. (Enterprise-versionen af ​​QuickBooks understøtter flere brugernetværk med op til tredive samtidige brugere, mens de andre versioner af QuickBooks understøtter flere brugernetværk med op til fem samtidige brugere.)