Sådan deles Excel 2016-arbejdsbøger via OneDrive-dummies

Før du kan dele din Excel 2016-projektmappe, skal du gemme en kopi af den i en mappe på din OneDrive. Den nemmeste måde at gøre dette på er først at åbne projektmappen for at dele i Excel og klikke på knappen Share, der vises på højre side af båndet.

Excel åbner derefter en del opgave rude i dit regneark med en Gem til Cloud-knap. Klik på knappen Gem til sky for at få Excel til at åbne skærmen Gem som i Backstage View, hvor du kan gemme projektmappen i en mappe på din OneDrive.

Når du har gemt projektmappen på din OneDrive, returnerer Excel dig til regnearkvisning med en opdateret delopgavepanel svarende til den her viste.

Inviterende medarbejdere eller klienter til at dele en Excel-projektmappe, der er gemt på din OneDrive i delepanelet.

Du kan se sine muligheder for at dele arbejdsbogen ved at følge disse trin:

1. Klik på indbakkefeltet Inviter folk i vinduet Del opgaver, og begynd derefter at skrive e-mail-adressen til den første person, som du vil dele arbejdsbogen med.

   Når du skriver, matcher Excel bogstaverne med de navne og e-mail-adresser, der er indtastet i din adressebog. Når det finder mulige kampe, vises de i en rullemenu, og du kan vælge personens e-mail-adresse ved at klikke på hans eller hendes navn i listen. For at finde e-mail-adresser i din adresseliste og føje dem til denne tekstboks, skal du klikke på knappen Søg i adressebogen til kontakter (til højre for listen Inviter folk) og derefter bruge indstillingerne i adressebogen: Global Dialogboksen Adresseliste. For at dele arbejdsbogen med flere personer skal du skrive et semikolon (;) efter hver e-mail-adresse, du tilføjer til denne tekstboks.

   (Valgfrit) Klik på rullegardinmenuen Kan Rediger, og vælg Can View-menuen på menuen for at forhindre de personer, du inviterer, til at foretage ændringer i den projektmappe, du deler.

   Som standard giver Excel 2016 de personer, som du deler dine arbejdsbøger med, så du kan redigere ændringer i projektmappen, som automatisk gemmes på din OneDrive. Hvis du vil begrænse dine modtagere til at gennemgå dataene uden at kunne foretage ændringer, skal du sørge for at erstatte Can Edit-indstillingen med Can View, før du deler arbejdsmappen.

2. (Valgfrit) Klik på Inkluder en personlig besked med tekstboksen Invitation, og indtast en personlig besked, som du vil indarbejde som en del af e-mailen med den generelle invitation til at dele filen.

   Som standard opretter Excel en generisk invitation.

3. Klik på knappen Share.

   Så snart du klikker på knappen Share, e-mailer Excel invitationen om at dele projektmappen til hver af de modtagere, der er indtastet i tekstfeltet Inviter folk.Programmet tilføjer også deres e-mail-adresser og redigeringsstatus for hver modtager (kan redigeres eller kan se) i bunden af ​​delingsopgaven.

Alle de personer, som du deler en projektmappe med, modtager en e-mail-meddelelse, der indeholder et hyperlink til arbejdsbogen på din OneDrive. Når de følger dette link, åbnes en kopi af projektmappen på en ny side i deres standardwebbrowser ved hjælp af Excel Online Web-appen (hvis webapplikationen ikke er kompatibel med den type browser, der bruges på deres enhed, åbner browseren den med webvieweren). Hvis du har givet brugeren tilladelse til at redigere filen, indeholder webapp'en en Rediger Workbook-knap.

Når brugerne klikker på denne knap i Excel Online, har de valg mellem at vælge en Rediger i Excel og Rediger i Excel Online på sin rullemenu. Når de vælger Rediger i Excel, downloades workbooket og åbnes i denne version af Excel. Når de vælger Rediger i Excel Online, åbner browseren arbejdsbogen i en ny version af Excel Online, der indeholder en filknapp og startside, indsæt, data, gennemgang og visning af båndfaner med et mere begrænset sæt kommandotilvalg end Excel 2016, at kan bruges til at foretage de nødvendige ændringer (som automatisk gemmes i arbejdsbogen på OneDrive).

Du kan også dele en arbejdsbog, der tidligere er gemt på din OneDrive. Åbn bare arbejdsbogen i OneDrive-mappen, hvor den er gemt, og klik derefter på knappen Share på båndet.

I stedet for at sende e-mail-invitationer til individuelle modtagere med links til de arbejdsbøger, du vil dele på din OneDrive, kan du oprette hyperlinks til dem, som du derefter kan stille til rådighed for alle de mennesker, der har brug for online redigering eller gennemgang af adgang.

For at oprette et link til en projektmappe, der er åben i Excel 2016, der er gemt på din OneDrive, klikker du på knappen Få en delingslink nederst i delningsopgavepanelet. Når du klikker på dette link, vises en Rediger link og en Vis-kun Link tekst indstilling i vinduet Del opgaver.

For at oprette et link til kun visning, der ikke tillader online redigering, skal du blot klikke på knappen Opret en visning-kun Link-knap Rediger link i feltet Aktiveringsopgave, og Excel viser et hyperlink i knappens tekstfelt med en Kopieringsknap vises nu til højre.

Hvis du vil oprette et redigeringslink, der muliggør online redigering i stedet for et link til kun visning eller udover det, klikker du på knappen Opret en rediger link i vinduet Del opgaver. Excel viser derefter et hyperlink i denne knappes tekstboks, og en kopi-knap vises nu til højre.

Når du har oprettet et visningslink eller rediger link til din projektmappe i vinduet Del opgaver, kan du vælge hele hyperlinket ved blot at klikke på knappen Kopier, der vises til højre for tekstfeltet. Når du gør dette, kopierer Excel det lange og komplekse hyperlink til Office Udklipsholder (Ctrl + C). Når du har kopieret det til udklipsholderen, kan du indsætte det i en ny e-mail-meddelelse (Ctrl + V), som du sender til alle de personer, som du vil dele Excel-projektmappen med, som den refererer til.