Sådan bruges data validering til at holde Excel-data ren - dummier

En nyttig kommando relateret til denne forretning for at holde dine Excel-data rene er dataene Valideringskommando. Brug denne kommando til at beskrive, hvilken information der kan indtastes i en celle. Kommandoen giver dig også mulighed for at levere meddelelser, der giver dataindlæsningsoplysninger og fejlmeddelelser, der forsøger at hjælpe nogen med at rette op på dataindtastningsfejl.

Følg disse trin for at bruge datavalidering:

1Vælg det regnearkområde, hvor de data, der skal videregives.

Du kan gøre dette ved at trække musen eller ved hjælp af navigationstasterne.

2Vælg dataflikens kommando Data Validation for at fortælle Excel, at du vil opsætte data validering for det valgte område.

Excel viser dialogboksen Data validering.

3 På fanen Indstillinger i dialogboksen Datavalidering skal du bruge tekstbokse Valideringskriterier til at beskrive, hvad der er gyldige data.

Brug valg i rullemenuen Tillad, for eksempel for at angive, hvilke typer oplysninger der kan gå i området: hele tal, decimaltal, værdier fra listen, gyldige datoer, gyldige tider, tekst af en bestemt længde osv.

Brug valg i rullemenuen Data til yderligere at definere dine valideringskriterier. Listefeltet Data indeholder flere sammenligninger, der kan laves som en del af valideringen: mellem, ikke mellem, lig med, ikke lig med, større end osv.

Indstil valideringskriterierne om nødvendigt ved hjælp af en af ​​de andre rullelister, der er tilgængelige. Bemærk: De andre valgkriterier for valg afhænger af, hvad du indtaster i rullelisten Tillad og data. Hvis du angiver, at du kun vil tillade hele tal mellem et bestemt interval af mindste og maksimale værdier, giver Excel Minimum og Maksimal tekstbokse, så du kan indtaste eller definere rækkevidden.

Hvis du vælger andre poster i rullelisten Tillad eller Data, vises der dog andre tekstfelter på fanen Indstillinger. Med andre ord tilpasser Excel fanen Indstillinger afhængigt af typen af ​​valideringskriterier, du definerer.

4Findstil validering.

Når du beskriver valideringskriterierne, skal du enten markere eller fravælge (ryd) afkrydsningsfeltet Ignorer tomt for at angive, om tomme celler er tilladt.

5Consider udvider anvendelsesområdet for data validering.

Marker afkrydsningsfeltet Anvend disse ændringer til alle andre celler med de samme indstillinger for at angive, om valideringskriterierne skal udvides til andre lignende celler.

Klik på knappen Ryd alle, og Excel sletter (fjerner) valideringskriterierne.

6Vælg en indtastningsmeddelelse fra fanen Indtastningsmeddelelse i dialogboksen Data validering.

Fanen Input Message giver dig mulighed for at fortælle Excel for at vise en lille besked, når en celle med specificeret data validering er valgt. Hvis du vil oprette indtastningsmeddelelsen, indtaster du en titel for meddelelsen i tekstfeltet Titel og meddelelsestekst i tekstfeltet Indtastemeddelelse. Kontroller, at afkrydsningsfeltet Vis indtastning, når cellen er markeret, er markeret.

7Vælg en fejlmeddelelse fra fanen Fejlmeddelelse i dialogboksen Data validering.

Du kan også levere en fejlmeddelelse, som Excel viser, når nogen forsøger at indtaste ugyldige data.

For at oprette en fejlmeddelelse skal du først kontrollere, at afkrydsningsfeltet Vis fejlmeddelelse efter indtastning af ugyldige data er indtastet. Brug derefter rullemenuen Style til at vælge, hvad Excel skal gøre, når det møder ugyldige data: Stop dataindtastningen på brugeren uden den forkerte dataindtastning, eller vis blot en informationsmeddelelse, efter at dataene er indtastet.

8Du vil gerne skrive en indtastningsbesked ved at indtaste fejlmeddelelsestitel i tekstfeltet Titel. Indtast derefter den fulde tekst af fejlmeddelelsen i tekstfeltet Fejlmeddelelse.

Nysgerrig om mulighederne i rullemenuen Style? Fejlalarmens stil bestemmer, hvilke kommandoknapper fejlmeddelelsen præsenterer, når nogen forsøger at indtaste dårlige data. Hvis fejlstilen er Stop, vises fejlmeddelelsesboksen Prøv igen og Annuller kommandoknapper.

Hvis fejlstilen er Advarsel, vises fejlmeddelelsesboksen Ja, Nej og Annuller kommandoknapper. Hvis fejlstilen er Informational, vises fejlmeddelelsesboksen OK og Annuller kommandoknapper.