Sådan bruger du hurtig udfyld Excel 2016 - dummies

Excel 2016s Flash Fill-funktion giver dig mulighed for at deltage i de data, der er indtastet i en kolonne af et regnearkstabel og indtast bare disse data i en ny tabelkolonne ved kun at bruge et par tastetryk. Serien af ​​poster vises i den nye kolonne, bogstaveligt talt i et flash (dermed navnet, Flash Fill).

Den anden Excel 2016 registrerer et mønster i dine første dataindtastninger, resten af ​​posterne i den serie vises straks i tomme celler i rækker under, som du derefter kan indtaste med et enkelt tastetryk. Og skønheden er, at alt dette sker uden at du er nødt til at konstruere eller kopiere enhver form for formel.

Den bedste måde at forstå Flash Fill på er at se den i aktion. I det følgende billede ses en ny datatabel bestående af fire Cellerne i den første kolonne i denne tabel indeholder de fulde navne på klienter (første, mellem og sidste), alle sammen r i en post. Den anden, tredje og fjerde kolonne skal kun have de første, mellem- og efternavne, der er indgået i dem (således at bestemte dele af kundens navne kan bruges i hilsen af ​​formularens e-mails og bogstaver som i, "Hej Keith" eller "Kære Mr. Harper").

Datatabel med fulde navne, der skal opdeles i separate kolonner ved brug af Flash Fill.

I stedet for manuelt at indtaste de første, mellem- eller efternavne i de respektive kolonner (eller forsøg at kopiere hele klientnavnet fra kolonne A og rediger derefter de dele, der ikke er nødvendige i kolonner for fornavn, mellemnavn og efternavn), kan du bruge Flash Fill til hurtigt og effektivt at gøre jobbet. Og her er hvordan du gør det:

1. Skriv Keith i celle B2, og udfyld indgangen med pil ned eller Enter.

   Når du gennemfører denne indgang med piltasten eller Enter-tasten på tastaturet, flytter Excel cifferpekeren til celle B3, hvor du kun skal skrive det første bogstav i næste navn for Flash Fill for at få billedet.

2. I Cell B3, skriv kun J, det første bogstav i den anden klients fornavn.

   Flash Fill straks udfører en AutoFill-type manøvre ved at foreslå resten af ​​den anden klientens fornavn, Jonas, som teksten, der skal indtastes i denne celle. Samtidig foreslår Flash Fill at indtaste alle de resterende fornavne fra de fulde navne i kolonne A i kolonne B.

3. Fuldfør Jonas indtastning i celle B3 ved at trykke på Enter-tasten eller en piletast.

   I det øjeblik du gennemfører dataindtastningen i celle B3, er Fornavnskolonnen færdig: Excel indtaster samtidig alle de andre fornavne i kolonne B (tag det, Barry Allen)!

For at udfylde dette eksempeltabellen ved at indtaste mellem- og efternavne i henholdsvis kolonne C og D gentager du blot disse trin i disse kolonner. Du indtaster det første mellemnavn, Austen , fra celle A2 i celle C2 og skriv derefter W i celle C3. Udfyld posten i celle C3 og de midterste navneopføringer i den kolonne er færdige. Ligeledes indtaster du det første efternavn, Harper , fra celle A2 i celle D2 og skriv derefter S i celle D3. Udfyld posten i celle D3, og efternavnet poster for kolonne D er færdige, fuldende hele datatabellen.

Husk, at Flash Fill virker perfekt ved uddrag af dele af længere dataindtastninger i en kolonne, forudsat at alle poster følger samme mønster og bruger samme type separatorer (mellemrum, komma, bindestreg og lignende). For eksempel i figuren er der en anomali i de fulde navn poster i celle A9 hvor kun den midterste indledende med en periode indtastes i stedet for det fulde mellemnavn. I dette tilfælde indtaster Flash Fill simpelthen M i celle C9, og du skal manuelt redigere dens indtastning for at tilføje den nødvendige periode.