Nøgle Spørgsmål til spørg før du distribuerer dit Excel Dashboard - dummies

Før du sender dit færdige Excel-dashboard, er det værd at tage tid tilbage og stille nogle vigtige spørgsmål. Brug disse spørgsmål som en tjekliste, inden du distribuerer dit dashboard.

Viser dit dashboard de rigtige oplysninger?

Se på de oplysninger, du præsenterer, og afgøre, om det opfylder formålet med instrumentbrættet, der er identificeret under indsamling af krav. Vær ikke vred med at præcisere formålet med instrumentbrættet igen med dine kernebrugere. Du vil undgå at bygge instrumentbrættet i et vakuum. Tillad et par testbrugere at se iterationer, mens du udvikler det. På denne måde forbliver kommunikationen åben, og du går ikke for langt i den forkerte retning.

Har alt på dit dashboard et formål?

Tag et ærligt kig på, hvor meget information på dit dashboard ikke understøtter sit hovedformål. For at holde dit dashboard så værdifuldt som muligt, ønsker du ikke at fortynde det med nice-to-know data, der er interessant, men ikke handlingsmæssigt.

Hvis dataene ikke understøtter kerneformålet med instrumentbrættet, skal du forlade det. Intet siger, at du skal udfylde hver hvid plads på siden.

Viser dit dashboard fremtrædende meddelelsen?

Hvert dashboard har en eller flere nøglebeskeder. Du ønsker at sikre, at disse meddelelser vises fremtrædende. For at teste om nøglebudskaberne i et dashboard er fremtrædende, stå tilbage og skubbe, mens du kigger på instrumentbrættet. Kig væk og kig derefter på instrumentbrættet flere gange. Hvad springer først ud på dig? Hvis det ikke er nøglekomponenterne, du vil vise, skal du ændre noget.

Her er et par handlinger, du kan tage for at sikre, at dine nøglekomponenter har fremtrædende karakter.

• Placer nøglekomponenterne på dit dashboard øverst til venstre eller til venstre på siden. Undersøgelser viser, at disse områder tiltrækker mest opmærksomhed i længere perioder.

• De-understrege grænser, baggrunde og andre elementer, der definerer dashboardområder. Prøv at bruge det naturlige hvide mellemrum mellem dine komponenter for at opdele dit dashboard. Hvis der er behov for grænser, skal du formatere dem til lysere nuancer end dine data.

• Formater etiketter og anden tekst til lysere nuancer end dine data. Letfarvede etiketter giver dine brugere de oplysninger, de har brug for, uden at distrahere dem fra de viste oplysninger.

Kan du opretholde dette instrumentbræt?

Der er stor forskel på at opdatere et dashboard og genopbygge et dashboard.Før du spændt sender det søde udseende instrumentpanel, du lige har bygget, så tag et øjeblik til at tænke på vedligeholdelsen af ​​et sådant instrumentbræt. Du vil tænke over hyppigheden af ​​opdateringer og hvilke processer du skal gennemgå, hver gang du opdaterer dataene. Hvis det er en engangsrapportering, skal du angive denne forventning med dine brugere. Hvis du ved, det bliver en tilbagevendende rapport, vil du virkelig forhandle om udviklingstid, opdateringsintervaller og phasing, før du accepterer en tidsplan.

Viser dit dashboard tydeligt dets anvendelsesområde og holdbarhed?

Et instrumentbræt skal tydeligt angive dets anvendelsesområde og holdbarhed. Det vil sige, at nogen skal kunne se på dit dashboard og kende den periode, den er relevant for og omfanget af oplysningerne på instrumentbrættet. Dette kommer ned til nogle få enkle ting, du kan gøre for effektivt at mærke dine dashboards og rapporter.

• Indsæt altid en tidsstempel på dit dashboard. Dette minimerer forvirring, når du distribuerer det samme dashboard eller rapport i månedlige eller ugentlige rater.

• Indsæt altid en tekst, der angiver, hvornår dataene for foranstaltningerne blev hentet. I mange tilfælde er timing af data et kritisk stykke information, når man analyserer en foranstaltning.

• Brug beskrivende titler for hver komponent på dit dashboard. Sørg for at undgå kryptiske titler med mange akronymer og symboler.

Er dit instrumentbræt veldokumenteret?

Det er vigtigt at dokumentere dit dashboard og datamodellen bag den. Enhver, der nogensinde har arvet et Excel-regneark, ved, hvor svært det kan være at oversætte de forskellige analytiske gyrationer, der går ind i en rapport. Hvis du er heldig, vil datamodellen være lille nok til at stykke sammen om en uge eller deromkring. Hvis du ikke er så heldig, bliver du nødt til at dunkle hele modellen og starte fra bunden.

Dokumentationen behøver ikke engang at være hifalutin fancy stuff. Nogle enkle ting kan hjælpe med at dokumentere dit dashboard.

• Tilføj en modelkortfane til din datamodel. Fanebladet Model Map er et separat ark, som du kan bruge til at opsummere nøgleintervallerne i datamodellen og forklare hvordan hver rækkevidde interagerer med rapporteringskomponenterne i det endelige præsentationslag.

• Brug kommentarer og etiketter med frihed. Det er fantastisk, hvordan nogle forklarende kommentarer og etiketter kan hjælpe med at præcisere din model, selv efter at du har været væk fra din datamodel i lang tid.

• Brug farver til at identificere intervallerne i din datamodel. Brug af farver i din datamodel giver dig mulighed for hurtigt at se på en række celler og få en grundlæggende indikation af, hvad dette interval gør. Hver farve kan repræsentere en rækkevidde. Gult kunne for eksempel repræsentere staging-tabeller, grå kunne repræsentere formler, og lilla kunne repræsentere referencetabeller.

Er dit betjeningspanel brugervenligt?

Før du distribuerer dit dashboard, vil du sikre dig, at den er brugervenlig. Det er ikke svært at gætte, hvad brugervenlige midler:

• Intuitiv: Dit dashboard skal være intuitivt for nogen der aldrig har set det.Teste det ud på nogen og spørg personen om det giver mening. Hvis du skal begynde at forklare hvad instrumentbrættet siger, er noget galt. Har dashbordet flere etiketter, mindre komplicerede diagrammer, et bedre layout, flere data, færre data? Det er en god ide at få feedback fra flere brugere.

• Nem at navigere: Hvis dit dashboard er dynamisk, så du kan interagere med makroer eller pivottabeller, skal du sørge for, at navigationen fungerer godt. Skal brugeren klikke på flere steder for at komme til hendes data? Er antallet af boringer nede? Tager det for lang tid at skifte fra et billede til et andet? Test igen dit dashboard på flere brugere igen. Og sørg for at teste eventuelle interaktive dashboardfunktioner på flere andre computere end din.

• Udskriver korrekt: Intet er mere irriterende end blot at udskrive et dashboard for at finde ud af, at den person, der oprettede instrumentbrættet, ikke tog sig tid til at sikre, at den udskriver korrekt. Sørg for at indstille udskriftsindstillingerne på dine Excel-filer, så dine dashboards udskriver korrekt.

Er dit dashboard nøjagtigt?

Intet dræber et instrumentbræt eller rapporterer hurtigere end den opfattelse, at dataene i den er unøjagtige. Det er ikke inden for min evne at fortælle dig, hvordan du bestemmer, om dine data er korrekte. Du kan dog fremhæve tre faktorer, der fastslår den opfattelse, at et dashboard er korrekt:

• Overensstemmelse med autoritative kilder: Det er indlysende, at hvis dine data ikke stemmer overens med andre rapporteringskilder, har du et data troværdighedsproblem - især hvis disse andre kilder anses for at være de autoritative kilder. Vær opmærksom på de datakilder, der betragtes som evangelier i din organisation. Hvis dit betjeningspanel indeholder data, der er knyttet til en autoritativ kilde, skal du sammenligne dine data med den pågældende kilde for at sikre overensstemmelse.

• Intern konsistens: Det er aldrig sjovt at forklare, hvorfor en del af dit dashboard ikke jibe med andre dele af det samme instrumentbræt. Du ønsker at sikre en vis grad af intern konsistens i dit dashboard. Sørg for, at sammenlignelige komponenter i forskellige områder i dit dashboard er i overensstemmelse med hinanden. Hvis der er en grund til inkonsekvens, skal du tydeliggøre disse grunde. Det er fantastisk, hvor godt en simpel notation rydder op spørgsmål om dataene.

• Personlig erfaring: Har du nogensinde set nogen kig på en rapport og siger "Det ser ikke rigtigt ud? "De bruger, hvad nogle mennesker kalder" tarm føler "for at evaluere dataens lydhed. Ingen ser på tal i et vakuum. Når du ser på en analyse, bringer du med dig mange års personlig viden, interaktion og erfaring. Du bruger ubevidst disse erfaringer i din evaluering af oplysninger. Ved bestemmelsen af ​​nøjagtigheden af ​​dit dashboard skal du tage hensyn til organisatorisk "anekdotisk viden". "Hvis det er muligt, vis dit dashboard til et par indholdseksperter i dit firma.