Grænsedataindtastning med datavalidering i Excel 2013 - dummies

Data Validation-funktionen i Excel 2013 kan være en reel timesaver, når du laver gentagne dataindtastninger, og det kan også gå langt for at forhindre forkerte poster i dine regneark. Når du bruger datavalidering i en celle, angiver du, hvilken type dataindtastning der er tilladt i cellen.

Som en del af begrænsning af en dataindtastning til et tal (som kan være et helt tal, decimaltal, dato eller tid), angiver du også tilladte værdier for den pågældende type nummer (et helt tal mellem 10 og 100 eller en dato mellem 1. januar 2012 og 31. december 2012, for eksempel).

Når du begrænser dataindtastningen til tekst, kan du angive rækkevidden af ​​den minimale og maksimale tekstlængde (i tegn) eller endnu bedre en liste over tilladte tekstindtastninger, som du kan vælge fra en pop op-menu (åbnes ved at klikke på en pop op-knap, der vises til højre for cellen, når den indeholder cellepekeren).

Når du bruger data validering til at begrænse typen af ​​dataindtastning og dens række acceptable værdier i en celle, kan du også angive en indgående besked, der automatisk vises ved siden af ​​cellen, når du vælger den og / eller en fejlmeddelelsesmeddelelse Det vises, hvis du forsøger at indtaste den forkerte type indtastning eller et nummer uden for det tilladte område.

Hvis du vil bruge data validering funktionen, skal du placere cellemarkøren i cellen, hvor du vil begrænse den type dataindtastning, du kan lave der, og derefter klikke på Datat validering på fanen Data af båndet (eller tryk på Alt + AVV). Dialogboksen Data Validation åbnes med fanen Indstillinger valgt.

Klik derefter på rullemenuen, der er knyttet til listelisten Tillad, og vælg mellem følgende elementer:

• Enhver værdi for at fjerne eventuelle tidligere begrænsninger og dermed annullere data validering og igen, så brugeren kan indtaste alt, hvad han ønsker i cellen

• Hele nummeret for at begrænse posten til et helt tal, der falder inden for et bestemt interval eller overholder bestemte parametre, som du angiver

• Decimal for at begrænse indtastningen til et decimaltal, der falder inden for et bestemt område eller overholder bestemte parametre, som du angiver

• Liste for at begrænse indtastningen til en af ​​flere tekstindtastninger, som du angiver, som du kan vælge fra en pop op-menu, der vises ved at klikke på en pop op-knap, der vises til højre for cellen, når den indeholder cellemarkøren

• Dato for at begrænse indgangen til en dato, der falder inden for et bestemt interval eller på eller inden en bestemt dato

• Tid for at begrænse indgangen til et tidspunkt, der falder inden for et bestemt interval eller på eller inden en bestemt tid på dagen

• Tekstlængde for at begrænse en tekstindtastning, så dens længden i tegn falder ikke under eller overstiger et bestemt antal eller falder inden for et interval, som du angiver

• Brugerdefineret for at begrænse indtastningen til parametrene angivet af en bestemt formel, der er indtastet i en anden celle i regnearket > Hvis du vil angive en indtastningsmeddelelse efter at have valgt alle punkterne på fanen Indstillinger, skal du klikke på fanen Indtastningsmeddelelse i dialogboksen Data validering, hvor du indtaster en kort titel for indtastningsmeddelelsen (f.eks.

Listeindtastning ) i tekstboksen Titel, og indtast derefter teksten til din besked i nedenstående Indtastningsmeddelelse. For at angive en advarselsmeddelelse skal du klikke på fanen Fejlmeddelelse i dialogboksen Data validering, hvor du kan vælge typen af ​​advarsel fra rullemenuen Style: Stop (standardet, som bruger en rød knap med et kryds i det), Advarsel (som bruger en gul trekant med et udråbstegn i den) eller Information (som bruger en ballon med en blå

I i den). Når du har valgt typen af ​​advarsel, indtaster du titlen for dens dialogboks i dens teksttekst og indtaster teksten i advarselsmeddelelsen i listeboksen Fejlmeddelelse.

Hvis du vil anvende den begrænsning, du definerer i dialogboksen Data Validering, til alle de andre celler, der formateres på samme måde som i et celleområde, der er formateret som et bord, skal du klikke på Anvend disse ændringer til alle andre celler med det samme Indstillinger afkrydsningsfeltet, inden du klikker på OK.

For at kopiere begrænsningen til et område, der ikke er formateret som et bord, skal du bruge data validering funktionen til at indstille typen af ​​indgang og tilladt område i den første celle og derefter bruge Fill håndtaget til at kopiere den celle data Validation indstillinger til efterfølgende celler i samme kolonne eller række.

Den mest populære brug af Data Validation-funktionen er at skabe en drop-down menu, hvorfra du eller en person, der bruger dit regneark, kan vælge den relevante dataindtastning.

Denne figur viser dig, hvad der sker i regnearket, når du lukker dialogboksen Data validering. Her ser du pop op-menuen (med en liste over byer taget fra celleområdet A2: A6) som det vises, når du klikker på celleens nye pop-up-knap.

I denne figur kan du også se dialogboksen Indtastelisteindtastning oprettet til denne celle ved at bruge indstillingerne på fanen Indtastningsmeddelelse i dialogboksen Data validering. Bemærk, at du kan omplacere denne meddelelsesboks (officielt kendt som en

kommentarboks ), så den er tæt på cellen, men ikke i vejen for at vælge en post - bare træk kommentaren boksen med musen pointer. Denne figur viser, hvad der sker, hvis du forsøger at indtaste en post, der ikke findes på rullelisten.

For at finde celler, som Data Validation er blevet anvendt på, skal du åbne dialogboksen Gå til (Ctrl + G eller F5), og derefter klikke på knappen Special og klikke på Data Validation-valgknappen i dialogboksen Gå til special.

Klik på knappen Same option under Data Validation for at få Excel til at gå til den næste celle, der bruger de samme Data Validation-indstillinger som den aktive celle. Lad Alt-valgknappen under Data Validation vælges for at gå til den næste celle, der bruger nogen form for data validering indstilling.

For at slippe af med data-valideringsindstillinger, der er tildelt et bestemt celle- eller celleområde, skal du vælge celle eller interval, åbne dialogboksen Data validering (Alt + AVV) og derefter klikke på knappen Fjern alle, inden du klikker på OK.