At lave Baselines Out of Sales Data - dummies

Du har brug for en måde at opsummere individuelle salgslister til i en basislinje for prognoser. De fleste virksomheder, der sælger produkter og tjenester, registrerer deres salg dagligt, uanset om de registrerer indtægter eller antallet af solgte enheder.

Du kan normalt fortælle fra deres virksomhedsregnskab, hvor mange dollars de indbragte den 4. maj og den 12. oktober, eller hvor mange widgets de solgte den 8. februar og den 25. august.

Regnskabssystemet bryder normalt ud individuelt salg. Så hvis virksomheden lavede ti salg den 3. juni, vil du se en anden rekord for hvert af de ti salg. At se disse salg en efter en er fantastisk, hvis du er en revisor, eller hvis du har anden grund til at få brug for oplysninger om individuelt salg, eller hvis du har problemer med at sove. Men hvis du prognostiserer, er individuelle poster et gener.

Overvej følgende ideer, mens du beslutter dig for den bedste måde at opsummere dine salgsdata på:

• Du behøver ikke individuelle salgslister. Hvis din virksomhed lavede tre salg den 5. januar - en for $ 2, 500, en anden for $ 8, 650 og en anden for $ 4, 765 - en vigtig kendsgerning, du vil vide, er at du 5. januar indbragte $ 15, 915.
• Du forventer ikke daglig salg. Hvis din virksomhed er som de fleste, skal du have et større billede. For at planlægge dine lagerniveauer, bestemme, hvor mange forhandlere dit firma har brug for, og find ud af, hvad du kan forvente i indtægter, og hvad din virksomheds skattepligtighed vil være, har du brug for en længere periode som en måned eller et kvartal for din prognose.
• Du skal tilpasse længden af ​​din tidsperiode med dine årsager til prognoser. Typiske tidsperioder er en måned, et kvartal eller et år, afhængigt af hvorfor du prognostiserer. For køb af materialer kan du forudse dit salg for næste måned. Til estimering af indtjening kan du prognostisere dit salg for det næste kvartal. Til ansættelsesbeslutninger vil du måske forudsige dit salg for det næste år.

Pointepunktet er, at hvis du vil prognostisere salget for næste måned, skal du organisere dit baseline i måneder: hvor meget du solgte i januar, februar, marts og så videre. Hvis du vil prognostisere salget for næste kvartal, så er det sådan, du skal organisere din basislinje: hvor meget du solgte i 1. kvartal i 2. kvartal i 3. kvartal osv.

Du har brug for en meget længere basislinje end blot tre perioder for at lave en prognose, der ikke vil skræmme dig.

Excel's pivottabeller er ideelle til at hjælpe dig med at opsummere dine salgsdata for at etablere en basislinje for prognoser.Du leverer dine rå salgsdata til Excel, hvor du kan opbygge pivottabeller på to primære måder:

• Fra en Excel-tabel: Antag, at dit regnskabs- eller itafdeling kan sende dig salgsdata i et blødkopieringsformat, f.eks.. csv (kommaseparerede værdier) fil. Du kan indsætte disse data i en Excel-projektmappe som en liste, konvertere den pågældende liste til en tabel og basere en pivottabel på den.
• Fra (hvad Excel kalder) eksterne data: Med andre ord lagres de underliggende data, de enkelte salgstal, ikke i et Excel-regneark. De gemmes i en separat database eller en tekstfil eller endda en anden Excel-projektmappe.

Opbygning af pivottabeller på eksterne data kan være praktisk, fordi salgsdata normalt opdateres rutinemæssigt i den eksterne datakilde (i praksis er dette ofte en sand relationsdatabase, som adskiller sig fra en flad fil som en standard Excel-liste eller bord). Så når du vil opdatere din prognose, behøver du ikke at hente og indsætte nye data i din projektmappe. Drejebordet kan opdatere sig automatisk fra den eksterne datakilde.