Pivotdrevne top- og bundvisninger i Excel-rapporter - dummies

Dashboarding og rapportering i Excel handler ofte om at vise handlingsdata. Du finder ofte, at ledere er interesserede i toppen og bunden af ​​ting: de top 50 kunder, de 5 øverste salgsrepræsentanter, de 10 bedste produkter. Selv om du måske tror det er fordi ledere har en 4-årig opmærksomhed, er der en mere logisk grund til at fokusere på outliers.

Hvis du som chef ved, hvem de ti første indtægtsgenererende konti er, kan du anvende din indsats og ressourcer til at opbygge disse konti. Fordi du højst sandsynligt ikke vil have ressourcerne til at fokusere på alle konti, ville det være mere nyttigt at se en håndterbar delmængde af konti.

Heldigvis gør pivottabeller det nemt at filtrere dine data for de fem øverste, den nederste ti eller en tænkelig kombination af top- eller nederste poster. Her er et eksempel.

Forestil dig, at tilbehørssegmentet i dit firma er en forretning med høj marginal - du får mest udbytte af hver dollar i salget i Accessories-segmentet. For at øge salget ønsker din leder at fokusere på de 50 kunder, der bruger det mindste beløb på tilbehør. Han vil selvfølgelig bruge sin tid og ressourcer på at få disse kunder til at købe flere tilbehør. Her er hvad du skal gøre:

1. Byg et svingbord med Business Segment i filterområdet, Kunde i rækken og Salgsbeløb i værdierne. se figuren. For kosmetisk værdi, skift layout til Tabular Form.

   

2. Højreklik på et hvilket som helst kundenavn i kundens felt, vælg Filtrer og derefter Top 10 - som vist i denne figur.

   

   Lad ikke mærket Top 10 forvirre dig. Du kan bruge Top 10-indstillingen til at filtrere både øverste og nederste poster.

3. I dialogboksen Top 10-filter, som vist i denne figur, skal du blot definere den visning, du leder efter. I dette eksempel ønsker du de nederste 50 varer (kunder), som defineret af feltet Sum of Sales Amount.

   

4. Klik på OK for at anvende filteret.

5. I filterområdet skal du klikke på rullemenuen for feltet Forretningssegment og markere afkrydsningsfeltet for filterelementet Tilbehør, som vist i denne figur.

   

   På dette tidspunkt har du præcis det, din chef bad om - de 50 kunder, der bruger mindst penge på tilbehør. Du kan gå et skridt videre og formatere rapporten lidt ved at sortere på Summen af ​​Salgsbeløb og anvende et valutaformat til tallene. Se figuren.

   

Bemærk, at fordi du byggede denne visning ved hjælp af et pivottabel, kan du nemt tilpasse din nyoprettede rapport for at oprette en helt ny visning.For eksempel kan du tilføje feltet SubRegion - vist i denne figur - til filterområdet for at få de 50 britiske kunder, der bruger mindst penge på tilbehør.

Dette er kraften i at bruge pivottabeller på grundlag af dine dashboards og rapporter. Fortsæt med at spille med Top 10-filterindstillingen for at se, hvilke rapporter du kan komme med.

Du kan bemærke, at i den figur viser bunden 50-rapporten kun 23 poster. Dette skyldes, at der er færre end 50 kunder på det britiske marked, der har tilbehørssalg. Hvis du beder om bunden 50, viser Excel op til 50 konti, men færre hvis der er færre end 50.

Hvis der er et slips for enhver placering i bunden 50, viser Excel alle de bundne poster.

Du kan fjerne de anvendte filtre i dine pivottabeller ved at tage disse handlinger:

1. Klik overalt inde i pivottabellen for at aktivere kontekstfanen PivotTable Tools på båndet.

2. Vælg fanen Indstillinger på båndet.

3. Klik på ikonet Ryd og vælg Ryd filtre, som vist i denne figur.