Opdater og administrer Power Pivot External Data Connections - dummies

Når du indlæser data fra en ekstern datakilde til Power Pivot, skaber du i det væsentlige et statisk snapshot af datakilden på oprettelsestidspunktet. Power Pivot anvender det statiske snapshot i sin interne data model.

Som tiden går, kan den eksterne datakilde ændres og vokse med nyligt tilføjede poster. Power Pivot bruger stadig sit øjebliksbillede, så det kan ikke inkorporere nogen af ​​ændringerne i din datakilde, før du tager et andet øjebliksbillede.

Handlingen med opdatering af Power Pivot-data-modellen ved at tage et andet øjebliksbillede af din datakilde hedder forfriskende dataene. Du kan opdatere manuelt, eller du kan oprette en automatisk opdatering.

Manuelt forfriskende Power Pivot-data

På startfanen i Power Pivot-vinduet ses opdateringen for opdatering. Klik på rullemenuen under den for at se to muligheder: Opdater og Opdater alle.

Power Pivot giver dig mulighed for at opdatere et bord eller alle tabeller.

Brug opdateringsfunktionen til at genopfriske Power Pivot-tabellen, der er aktiv. Det vil sige, hvis du er på fanen Dim_Products i Power Pivot, skal du klikke på Refresh når ud til den eksterne SQL Server og beder om en opdatering til kun Dim_Products tabellen. Dette fungerer pænt, når du skal opdatere bestemte datakilder strategisk.

Brug Opdater alt til at opdatere alle tabeller i Power Pivot-data-modellen.

Opsætning af automatisk forfriskning

Du kan konfigurere dine datakilder til automatisk at trække de nyeste data og genopfriske Power Pivot.

Gå til fanen Data i Excel-båndet, og vælg kommandoen Forbindelser. Dialogboksen Workbook Connections åbnes. Vælg den dataforbindelse, du vil arbejde med, og klik derefter på knappen Egenskaber.

Vælg en forbindelse, og klik på knappen Egenskaber.

Vælg dialogboksen Egenskaber med dialogboksen Egenskaber. Her finder du en mulighed for at opdatere den valgte dataforbindelse hvert X-minut og en mulighed for at opdatere dataforbindelsen, når Excel-arbejdet åbnes:

• Opdater hvert X Minutter: Placer en afkrydsning ud for denne mulighed fortæller Excel at automatisk opdatere den valgte dataforbindelse et angivet antal minutter. Dette opdaterer alle tabeller, der er knyttet til den pågældende forbindelse.
• Opdater data ved åbning af filen: Når du markerer et mærke ud for denne indstilling, fortæller Excel, at automatisk opdatere den valgte datatilslutning efter åbning af projektmappen. Dette opdaterer alle tabeller, der er knyttet til forbindelsen, så snart arbejdsbogen er åbnet.

Dialogboksen Egenskaber lader dig konfigurere den valgte dataforbindelse til at opdatere automatisk.

Forebyggelse af opdatering Alle

Du kan opdatere alle forbindelser, der indlæser Power Pivot, ved at bruge kommandoen Opdater alt. Nå er der faktisk to steder, hvor du kan klikke på Opdater alt i Excel: På fanen Data i Excel-båndet og på fanen Analyser, du ser, når du arbejder i et pivottabel.

I Excel 2010 opdateres disse to knapper kun med standard pivottabeller og dataoverføringer i arbejdsbogen, og Power Pivot refresh-knapperne påvirker kun Power Pivot. De udløser nu alle de samme operationer. Så klikker du på enhver opdateringsknap overalt i Excel, genoplæses helt Power Pivot, opdaterer alle pivottabeller og opdaterer alle arbejdsbogsdataforbindelser. Hvis din Power Pivot-datamodel importerer millioner af data linjer fra en ekstern datakilde, kan du godt undgå at bruge funktionen Opdater alt.

Heldigvis har du mulighed for at forhindre visse dataforbindelser fra at blive forfriskende, når Opdater alt er valgt. Gå til fanen Data i Excel-båndet, og vælg kommandoen Forbindelser. Dette åbner dialogboksen Arbejdsbogsforbindelser, hvor du vælger den dataforbindelse, du vil konfigurere, og klik derefter på knappen Egenskaber.

Når dialogboksen Egenskaber er åbnet, skal du vælge fanen Brug og derefter fjerne markeringen ud for Opdater denne forbindelse på Opdater alle (som vist).

Dialogboksen Egenskaber lader dig konfigurere den valgte dataforbindelse for at ignorere kommandoen Opdater alt.

Redigering af dataforbindelsen

I visse tilfælde kan det være nødvendigt at redigere kildedataforbindelsen, når du allerede har oprettet den. I modsætning til forfriskende, hvor du blot tager et andet øjebliksbillede af samme datakilde, kan redigering af kildedatatilslutningen gå tilbage og omkonfigurere selve forbindelsen. Her er et par grunde, du kan få brug for at redigere dataforbindelsen:

• Placeringen eller server- eller datakildefilen er ændret.
• Navnet på server- eller datakildefilen er ændret.
• Du skal redigere din login-legitimationsoplysninger eller godkendelsesfunktion.
• Du skal tilføje tabeller, du har udeladt under den første import.

Gå til fanen Startside i vinduet Power Pivot, og klik på kommandoknappen Eksisterende forbindelser. Dialogboksen Eksisterende forbindelser åbnes. Dine Power Pivot-forbindelser er under underordnet Power Pivot Data Connections. Vælg den dataforbindelse, der skal redigeres.

Brug dialogboksen Eksisterende forbindelser til at omkonfigurere dine Power Pivot source dataforbindelser.

Når din måldataforbindelse er valgt, skal du kigge på knapperne Rediger og Åbn. Knappen du klikker afhænger af, hvad du skal ændre:

• Rediger knap: Gør det muligt at omkonfigurere serveradressen, filbanen og godkendelsesindstillingerne.
• Åbn knap: Giver dig mulighed for at importere et nyt bord fra den eksisterende forbindelse, hvilket er praktisk, når du uheldigvis har savnet et bord under den indledende indlæsning af data.