Smart tabeller, der udvides med data i Excel-datamodeller - dummies

En af de udfordringer, du kan støde på, når du bygger datamodeller i Excel, er en datatabel, der udvider over tid. Det vil sige, at tabellen vokser i antallet af optegnelser, den har, fordi nye data tilføjes. For at få en grundlæggende forståelse af denne udfordring, kig på følgende figur.

Datoen i både tabellen og diagrammet slutter i juni.

I denne figur ser du et simpelt bord, der tjener som kilde til diagrammet. Bemærk, at tabellen viser data for januar til juni.

Forestil dig, at næste måned udvides denne tabel til at omfatte juli data. Du skal manuelt opdatere dit diagram for at inkludere juli data. Forestil dig nu, at du havde det samme problem på tværs af din datamodel, med flere datatabeller, der linker til flere stagingborde og dashboardkomponenter. Du kan forestille dig, at det ville være en yderst smertefuld opgave at holde øje med ændringer hver måned.

For at løse dette problem kan du bruge Excels tabelfunktion (du kan fortælle de tilbragte hele natten at komme op med det navn). Funktionen Tabel giver dig mulighed for at konvertere en række data til en defineret tabel, der behandles uafhængigt af andre rækker og kolonner på regnearket. Efter at en rækkevidde er konverteret til en tabel, ser Excel de enkelte celler i tabellen som en enkelt objekt med funktionalitet, som et typisk datainterval ikke har.

Eksempelvis tilbyder Excel-tabeller følgende funktioner:

• De aktiveres automatisk med Filter-drop-down-overskrifter, så du nemt kan filtrere og sortere.

• De har mulighed for hurtigt at tilføje en Total række med forskellige aggregatfunktioner.

• Du kan anvende speciel formatering på Excel-tabeller uafhængigt af resten af ​​regnearket.

• Vigtigste for datamodelleringsformål udvider de automatisk for at give mulighed for nye data.

Funktionen Table findes i Excel 2003 under et andet navn: List-funktionen (findes på Excels Data-menu). Fordelen ved denne kendsgerning er, at Excel-tabeller er fuldt kompatible med Excel 2003-lister.

Konverter en rækkevidde til en Excel-tabel

Følg disse trin for at konvertere en række data til en Excel-tabel:

1. Fremhæv rækkevidden af ​​celler, der indeholder de data, du vil have inkluderet i Excel-tabellen.

2. Klik på tabellen Tabel på fanen Indsæt i båndet.

   Dette trin åbner dialogboksen Opret tabel.

3. I dialogboksen Opret tabel skal du kontrollere rækkevidden for tabellen og angive, om den første række i det valgte område er en headerrække.

4. Klik på OK for at anvende ændringerne.

   

   Konvertering af en række data til en Excel-tabel.

Efter konverteringen finder sted, bemærk et par små ændringer. Excel har lagt autofilter drop-downs i overskriftsrækkerne, rækkerne i tabellen har nu alternative skygger, og enhver overskrift, der ikke har en værdi, er blevet navngivet af Excel.

Du kan bruge Excel-tabeller som kilden til diagrammer, pivottabeller, listekasser eller noget andet, som du typisk vil bruge et dataval. I det følgende billede er et diagram knyttet til Excel-tabellen.

Excel-tabeller kan bruges som kilde til diagrammer, pivottabeller, navngivne intervaller og så videre.

Her er den imponerende smule. Når data tilføjes til tabellen, udvider Excel automatisk rækkevidden af ​​tabellen og inkorporerer det nye interval i ethvert linket objekt. Det er bare en fabelagtig måde at sige, at ethvert diagram eller svingbord, der er bundet til en Excel-tabel, automatisk optager nye data uden manuel indgriben.

Hvis du f.eks. Tilføjer data fra juli og august til slutningen af ​​Excel-tabellen, opdateres diagrammet automatisk for at indfange de nye data. I det følgende billede tilføjes juli uden data og august med data for at vise dig at diagrammet indfanger nye optegnelser og automatisk tegner de givne data.

Excel-tabeller udvides automatisk, når nye data tilføjes.

Tag et øjeblik til at tænke over, hvad Excel-tabeller betyder for en datamodel. De betyder pivottabeller, der aldrig skal konfigureres, diagrammer, der automatisk registrerer nye data og intervaller, der automatisk følger med ændringer.

Konvertere en Excel-tabel tilbage til en rækkevidde

Hvis du vil konvertere en Excel-tabel tilbage til en rækkevidde, kan du følge disse trin:

1. Placer markøren i en celle inde i Excel-tabellen, og vælg tabellen Værktøjer 'Design subtabs på båndet.

2. Klik på knappen Konverter til rækkevidde som vist.

3. Når du bliver spurgt, om du er sikker (via en beskedboks), skal du klikke på knappen Ja.

   

   For at fjerne Excel-tabelfunktionalitet skal du konvertere bordet tilbage til en rækkevidde.