Tips til forberedelse af en præsentation af din finansielle model - dummies

Du kender din økonomiske model bedst. Ingen er mere kvalificeret end du skal tale om din model, så du kan blive bedt om at formidle resultaterne af den finansielle model som en formel præsentation til bestyrelsen eller øverste ledelse. Du skal beslutte, hvordan du formidler dine resultater på en klar og præcis måde. Det er forståeligt, at mange detailorienterede modeller finder, at det er svært at destillere deres 20 MB finansielle modeller, der har taget uger til at bygge på en ti minutters præsentation.

Hvis du simpelthen kopierer og indsætter et diagram direkte i Word eller PowerPoint, vil linkene til de underliggende data i Excel blive opretholdt. Det er fint, hvis du planlægger at foretage ændringer, men det kan gøre filstørrelsen meget stor, og det kan også medføre, at du ved et uheld sender fortrolige oplysninger utilsigtet indlejret i et andet dokument. For at undgå dette skal du indsætte diagrammet som et billede. Kopier diagrammet, og brug derefter Indsæt special i destinationsdokumentet for at indsætte diagrammet som et billede eller JPG.

I denne form for miljø, hvor du har brug for at formidle masser af oplysninger, vil det være nyttigt at have resumé tabeller eller diagrammer på en PowerPoint dias bag dig, mens du taler. Det kan også hjælpe med at fokusere på dig, hvis du er lidt nervøs.

Dit publikum er sandsynligvis ikke interesseret i at se modelens arbejde (og jeg anbefaler ikke at vise disse indre aktiviteter, medmindre de specifikt har bedt om det), men de kan godt lide at se levende og skiftende scenarier. Hvis modellen er bygget korrekt, kan du foretage en enkelt ændring i input antagelserne, og publikum vil kunne se virkningerne af disse skiftende scenarier i realtid.

Sørg for, at du tester alle mulige indgange på forhånd. Har en #REF! Fejl under en analyse af levende følsomhed er en ægte tillid og troværdighedsdræber.

Uanset om du præsenterer i Excel eller ved hjælp af PowerPoint-dias, skal du sørge for at følge disse grundlæggende regler for at lave finansielle præsentationer:

• Vis kun en nøglebesked ad gangen. Skær ikke skærmen med for meget detaljer eller forsøge at formidle for meget på én gang.
• Brug hvidt mellemrum i stedet for netlinjer. Gridlines skaber rod og jo mindre som et kedeligt Excel-regneark, ser din præsentation ud, desto bedre. Du kan måske elske Excel, men mange mennesker i publikum slukker, når de ser nettet, så det ser mere ud som en præsentation og mindre som Excel.
• Giv dem en mere detaljeret rapport for at se igennem efter præsentationen. Vis kun en oversigt over højt niveau på skærmen.
• Kontroller, at skrifttypen er stor nok og klar på projektoren. Test det på forhånd, hvis du kan. Nogle gange ser farverne ud og vaskes ud, hvilket gør teksten vanskelig at læse, når den projiceres.
• Hvis du viser modellen selv på skærmen, skal du øge zoomingen i Excel, så publikum kan se numrene. Test dette på forhånd, og husk at du kun kan vise en lille del af skærmen på denne måde.
• Gå ikke rundt i Excel. Dit publikum er ikke så fortrolig med modellen som du er. De har brug for lidt tid til at fordøje, hvad de ser.
• Brug diagrammer og grafik til at vise din besked i stedet for tekst og tal.

Vær forberedt på spørgsmål vedrørende produktets output, input, antagelser eller funktionsmåde. Sørg for, at du kan forsvare de antagelser, du har brugt, eller den måde, du har beregnet noget på. Modeludgangen er kun så god som de antagelser, der er gået ind i den, så du skal sørge for, at publikum accepterer nøgleantagelserne, så de kan acceptere modelresultaterne.