Video: How to Embed Fonts to PDF 2024
Du har måske bemærket Condense-kommandoen til QuickBooks-datafilen. Hvad gør den? Godt spørgsmål. QuickBooks-filkondensprocessen gør to ting:
- Kommandoen QuickBooks Condense opretter en permanent kopi af QuickBooks-datafilen. (Denne kopi hedder en arkivkopi af filen.) En arkivkopi af virksomhedsfilen udgør et øjebliksbillede af virksomhedsfilen, som det eksisterer på et bestemt tidspunkt. Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruge arkivkopien af datafilen til at vise, hvad firmafilen lignede på et bestemt tidspunkt.
- Filkondensprocessen gør datafilen mindre ved at opsummere mange gamle lukkede detaljerede transaktioner, der bruger monsterjournalposter.
Fordi denne kondensering og arkivering kan være lidt forvirrende, skal du sammenfatte præcis, hvad der sker, når du kondenserer QuickBooks firmafilen. Her er, hvad QuickBooks typisk gør under processen:
- Gemmer en arkivkopi af dine virksomhedsfiler: Når du kondenserer QuickBooks-firmafilen, gemmer QuickBooks en arkivkopi af filen.
- Fjerner lukkede transaktioner: Som en del af kondensprocessen giver QuickBooks dig mulighed for at fjerne gamle, lukkede transaktioner fra den aktuelle arbejdsversion af QuickBooks firmafilen. Husk at arkivering opretter en arkivkopi af QuickBooks-firmaets fil. Du har dog stadig den aktive version af QuickBooks-firmaets fil, og det er denne aktuelle, aktive version af QuickBooks-firmafilen, der bliver ryddet op eller kondenseret ved fjernelse af gamle, lukkede transaktioner.
Lukket transaktioner er transaktioner, som QuickBooks ikke længere behøver at spore i detaljer. En gammel kundefaktura - efter at den er betalt - er en lukket transaktion. En gammel check skrevet til en sælger - efter at den er ryddet banken - er en lukket transaktion.
- Opsummerer lukkede transaktioner: Fordi de gamle, lukkede transaktioner fjernes fra QuickBooks-datafilen, opretter der typisk opsamlingsmånedlige journalposter for de gamle, lukkede transaktioner og placerer disse sammendragstransaktioner i den nuværende, aktive version af QuickBooks datafil. Disse sammenfattende månedlige journalposter giver dig mulighed for at fortsætte med at udarbejde månedlige årsregnskaber. Selv om arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaktioner fra f.eks. Januar 2011, kan du stadig producere årsregnskaber for januar 2011 i 2017.For at udarbejde månedlige årsregnskaber for januar 2011 bruger QuickBooks de sammenfattende månedlige journalposter.
- Rydder revisionssporet: QuickBooks opretholder et revisionsspor, der viser, hvem der har indtastet hvilke transaktioner. En næsten skjult effekt af oprydning af QuickBooks-datafiler vedrører revisionssporet. Hvis du rydder op en virksomhedsfil og angiver, at firmafilen skal kondenseres, rydder QuickBooks revisionssporet før "fjernet lukkede transaktioner på eller før" -datoen. Med andre ord, for den periode, hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaktioner, fjerner den også revisionssporet af disse transaktioner.
Kondensfilprocessen betyder typisk, at du opretter en kopi af QuickBooks-datafilen, som du lægger væk et sted og derefter opretter en nedskaleret version af arbejdsfilen. Kommandoen, som du bruger til at kondensere firmabilledet QuickBooks, giver dig dog mulighed for at oprette næsten tomme firmafiler. De fleste mennesker behøver aldrig at bruge denne mulighed.
Der er måske kun én kategori af QuickBooks-brugere, der måske vil oprette næsten tomme firmafiler: CPA'er og konsulenter (der ønsker at genbruge en virksomhedsfil til en anden forretningsenhed eller klient) vil muligvis bruge denne kommando til at oprette selskab datafiler, der har mange af listerne allerede oprettet.
