Hvad skal man se efter når man kontrollerer eller reviderer en finansiel model - dummier

En del af Financial Modeling in Excel for Dummies Cheat Sheet

Hvis du har brugt Excel i et stykke tid, vil du sandsynligvis foretrækker at bygge dine egne regneark eller finansielle modeller fra bunden. I et erhvervsklima får folk sjældent denne mulighed. I stedet forventes de at overtage en eksisterende model, som en anden har bygget.

Måske går du ind i en rolle, du overfører fra en anden, og der er en eksisterende finansiel rapporteringsmodel, som du skal opdatere hver måned. Eller du har fået at vide at beregne salgsprovisioner hvert kvartal baseret på et uhyre 50-flade regneark, som du ikke rigtig kan lide udseendet af. Ikke alene arver du andres modeller sammen med de input, antagelser og beregninger, som den originale modelmodtager har indtastet, men du arver også modtagerens fejl.

Hvis du skal tage ansvar for andres modeller, skal du være parat til at tage det over og gøre det til dit eget. Du skal være ansvarlig for driften af denne model og er sikker på at den fungerer korrekt. Her er en tjekliste over ting, du bør kontrollere, når du først arver en andens finansielle model:

Bliv fortrolig med dets udseende. Se gennem hvert ark for at se, hvilke farveskemaer der er blevet brugt. Læs gennem enhver dokumentation. Er der en nøgle til at hjælpe med at se, hvilke celler der er? Har modeleren differentieret mellem formler og hardkodede antagelser?
Se godt på formlerne. Er de konsekvente? Indeholder de nogen hardkodede værdier, der ikke automatisk opdateres og vil derfor medføre fejl?
Kør en fejlkontrol. Tryk på knappen Error Checking (Kontrol af fejl) på Formula Auditing (Afsnitskontrol) på fanen Formler i båndet for hurtigt at se om der er nogle Excel-fejl på det ark, der kan forårsage problemer.
Check for links til eksterne filer. Eksterne links kan være en gyldig del af den arbejdende operationelle proces, men du skal vide, om denne fil får input fra eksterne arbejdsbøger for at sikre, at ingen uafbrudt ændrer ark eller filnavne, hvilket forårsager fejl i din model. Find eksterne links ved at trykke på knappen Rediger links i afsnittet Forbindelser på fanen Data i båndet.
Gennemgå de nævnte områder. Navngivne intervaller kan være nyttige i en finansiel model, men de kan undertiden have fejl på grund af overflødige navne samt eksterne links. Gennemgå de navngivne intervaller i navneadministratoren, som findes i afsnittet Definerede navne på fanen Formler på båndet.Slet eventuelle navngivne intervaller, der indeholder fejl eller ikke bliver brugt, og hvis de indeholder links til eksterne filer, noter og sørg for, at de er nødvendige.
Tjek automatiske beregninger. Formler skal beregne automatisk, men nogle gange når en fil er meget stor, eller hvis en modeler kan lide at kontrollere ændringerne manuelt, er beregningen sat til manuel i stedet for automatisk. Hvis du ser ordet Beregn i den nederste venstre statuslinje betyder det, at beregningen er sat til manuel, så du er nok ind for en kompleks undersøgelse! Tryk på knappen Beregningsindstillinger på afsnittet Beregning af formlerne på båndet for at skifte mellem manuel og automatisk arbejdsbogberegning.

Ud over disse trin er her nogle praktiske revisionsværktøjer i Excel, som du kan bruge til at kontrollere, revidere, validere og om nødvendigt korrigere en arvet model, så du kan være sikker på Resultater af din økonomiske model:

Undersøg arbejdsbogen. Lær de skjulte funktioner i din model og kendskab til potentielt problematiske funktioner, der ellers er meget vanskelige at finde med dette kendte værktøj. For at bruge det skal du åbne arbejdsbogen, klikke på knappen File på båndet. På fanen Info klikker du på knappen Check for Issues.
F2: Hvis en formelens kildeceller er på samme side, sætter F2-genvej cellen i redigeringstilstand, så denne genvej er en god måde at se visuelt på, hvor kildedataene kommer fra.
Trace Precedents / Dependents: Excel-revisionsværktøjer sporer relationerne visuelt med sporlinjepilene. Du kan få adgang til disse værktøjer i Formula Auditing sektionen på Formulas fanen på båndet.
Evaluer formel: Tag lange og komplekse formuleringer fra hinanden ved hjælp af værktøjet Evaluer formel, i Formel-revisionsafsnittet på Formulas-fanen på båndet.
Fejlfinding af værktøjer: Hvis du laver en fejl - eller hvad Excel mener er en fejltagelse - vises en grøn trekant i det øverste venstre hjørne af cellen. Dette sker, hvis du udelader tilstødende celler, eller hvis du indtaster en indtastning som tekst, der ligner det, skal det være et nummer.
Se vindue: Hvis du har outputceller, du gerne vil holde øje med, viser dette værktøj resultatet af specificerede celler i et separat vindue. Du kan finde dette værktøj i afsnittet Formelrevision på fanen Formler på båndet. Det er nyttigt at teste formler for at se virkningen af en ændring i antagelser på en separat celle eller celler.
Vis formler: For at se alle formlerne et overblik snarere end de resulterende værdier, tryk på knappen Show Formulas i Formula Auditing sektionen på Formulas fanen på båndet (eller brug Ctrl + 'genvej). Vis formler er også en meget hurtig og nem måde at se om der findes nogle hardkodede værdier.